Bài thảo luận Xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh Công ty máy tính Hùng Phát
BÀI THẢO LUẬN : PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ
THỐNG THÔNG TIN
Đề tài : Xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh công ty máy tính
Hùng Phát
Giáo viên hướng dẫn : Nguyễn Văn Thẩm
Thành viên trong nhóm 2
BÙI VĨNH TIẾN
NGUYỄN DUY TRUNG
NGUYỄN XUÂN THẮNG
NGUYỄN VĂN NHÂN
HOÀNG VĂN MINH
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
Mục lục
Giới thiệu Công ty..........................................................................................................................................5
.Tầm quan trọng của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh ................................................5
2 .Mục tiêu và phạm vi của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh ..............................................6
3 .Phạm vi:................................................................................................................................................6
4 .Quá trình phát triển, hiện trạng của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh............................7
công nghệ phần mềm nói chung.................................................................................................................7
trong xã hội. Việc tạo ra một phần mềm nó đã hỗ trợ rất nhiều trong công tác quản lý, giúp công việc
quản lý dễ dàng chính xác và đạt hiệu quả cao.........................................................................................7
Phần mềm quản lý kinh doanh: ........................................................................................................7
Nội Dung........................................................................................................................................................8
I . Chương I : Khảo sát hệ thống.....................................................................................................................8
1.1.Sơ đồ công ty .......................................................................................................................................8
1.2.Mô tả hoạt động của công ty . ..............................................................................................................8
1.3.Khảo sát hiện trạng cũ . ....................................................................................................................11
1.4. Đánh giá hiện trạng hệ thống cũ, nhu cầu cho hệ thống mới. ..........................................................12
1.5 . Giải pháp khi xây dựng phần mềm.................................................................................................13
Chương II. Phân tích hệ thống về mặt chức năng . ....................................................................................14
2.1 .Sơ đồ phân cấp chức năng ...............................................................................................................14
2.2. Sơ đồ dòng dữ liệu . ..........................................................................................................................16
a) Sơ đồ dòng dữ liệu mức khung cảnh ..............................................................................................16
b) Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh.......................................................................................................17
c) Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh...............................................................................................18
d) Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đinh mua hàng..............................................................................19
e) Sơ đồ mức dưới đỉnh thống kê.....................................................................................................20
2.3 .Đặc tả tiến trình ..............................................................................................................................21
Chương III . Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu . .......................................................................................21
3.1 . Xây dựng mô hình thực thể liên hệ , vẽ sơ đồ thực thể liên hệ . ......................................................21
a. Xây dựng mô hình thực thể liên hệ .............................................................................................21
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
b. Sơ đồ thực thể liên hệ ..................................................................................................................22
. Chuyển mô hình thực thể liên hệ thành các lược đồ CSDL quan hệ . .......................................24
a) Chuyển các tập thực thể thành lược đồ quan hệ . .......................................................................24
b) Chuyển các mối liên hệ :..............................................................................................................24
c) Gộp các lược đồ có chung khóa :.................................................................................................24
. Chuẩn hóa lược đồ quan hệ :.....................................................................................................25
. Thiết kế form .............................................................................................................................26
a) form tìm kiếm..............................................................................................................................26
b) Form Thống kê ............................................................................................................................27
c) Form nhập hóa đơn bán hàng và cập nhật vào hệ thống đồng thời in hóa đơn.............................28
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
Lời nói đầu
Ngày nay với sự phát triển nhảy vọt của ngành CNTT, với những tính
năng ưu việt sự tiện dụng và ứng dụng rộng rải là một phần không thể thiếu
được của nhiều ngành trong việc phát triển kinh tế.
Những năm gần đây, vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp đã ngày
càng lớn mạnh. Từ vị trí chỉ được sử dụng để hỗ trợ một số hoạt động trong văn
phòng, hệ thống thông tin đã trở nên có vai trò chiến lược trong doanh nghiệp.
Đặc biệt, những thành tựu về công nghệ thông tin và ứng dụng của chúng trong
các lĩnh vực đa dạng khác nhau của doanh nghiệp đã khiến cho doanh nghiệp
ngày càng chú ý nhiều hơn tới việc áp dụng những thành tựu của công nghệ
thông tin nhằm gia tăng ưu thế cạnh tranh và tạo cơ hội cho mình. Hiện nay, trào
lưu ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin không chỉ giới hạn ở các doanh
nghiệp lớn tàm cỡ đa quốc gia mà đang lan rộng trong tất cả các dạng doanh
nghiệp kể cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở các nước đang phát triển.
Tuy nhiên, việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin không phải đơn giản
ngay cả đối với các doanh nghiệp tầm cỡ quốc gia dồi dào cả về kinh nghiệm,
nguồn tài lực và nhân lực. Hơn nữa, một ứng dụng thành công trong doanh
nghiệp này chưa chắc đã có thể đem lại thành công tương tự cho một doanh
nghiệp khác. Tập bài giảng này cung cấp những kiến thức cơ bản cho sinh viên
bậc đại học trong quá trình tiếp cận với khả năng ứng dụng các thành tựu về
công nghệ thông tin trong những lĩnh vực kinh doanh khác nhau.
Hệ thống thông tin quản lý không những chỉ đóng vai trò là người cung cấp báo
cáo liên tục và chính xác, mà hơn thế nữa, các hệ thống thông tin quản lý đã
thực sự trở thành một công cụ, một vũ khí chiến lược để các doanh nghiệp dành
được ưu thế cạnh tranh trên thị trường và duy trì những thế mạnh sẵn có. Những
ảnh hưởng quan trọng của hệ thống thông tin quản lý giúp các doanh nghiệp có
được những ưu thế cạnh tranh mà họ mong muốn:
1) Đầu tư vào công nghệ thông tin sẽ giúp quá trình điều hành của doanh
nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Thông qua đó, doanh nghiệp có khả năng cắt giảm
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
chi phí, tăng chất lượng sản phẩm và hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm
và dịch vụ của mình.
2) Xây dựng hệ thống thông tin sẽ giúp doanh nghiệp có được ưu thế cạnh
tranh bằng cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với người mua hàng và những
người cung cấp nguyên vật liệu.
3) Đầu tư vào hệ thống thông tin sẽ góp phần khuyến khích các hoạt động
sáng tạo trong doanh nghiệp.
4) Đầu tư vào hệ thống thông tin sẽ tạo thành các chi phí chuyển đổi trong
mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc người cung cấp nó.
5) Đầu tư vào công nghệ thông tin còn có khả năng tạo ra một số dạng hoạt
động mới của doanh nghiệp: Tổ chức ảo, tổ chức theo thoả thuận, các tổ chức
theo truyền thống với các bộ phận cấu thành điện tử, liên kết tổ chức.
Giới thiệu Công ty
Công ty TNHH TM Hùng Phát ( tên viết tắt: Hung Phat Co., Ltd ) được thành
lập từ năm 2005 theo quyết định số 0600338231 do Sở Kế hoạch và Đầu tư
Thành phố Nam Định cấp. Trụ sở chính của công ty 229 Trường Chinh –
TP.Nam Định.Lĩnh vực hoạt động của Công ty là kinh doanh các sản phẩm Tin
học, Viễn thông như : Linh kiện máy tính, Máy vi tính bộ, Máy tính xách tay,
Thiết bị văn phòng, Phần mềm Tin học, …
1 .Tầm quan trọng của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh
Như chúng ta đã thấy trước đây, quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn
vào chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Dễ thấy rằng
từ sự hoạt động kém của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả
xấu nghiêm trọng.
Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất
lượng của thông tin mà nó cung cấp. . Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin như sau:
-
Tin cậy: Độ tin cậy thể hiện các mặt về độc xác thực và độ chính xác. Thông tin
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
ít độ tin cậy dĩ nhiên là gây rắc cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. Chẳng hạn hệ thống
lập hóa đơn bán hàng có nhiều sau sót, nhiều khách hàng kêu va về tiền phải trả ghi
cao hơn giá trị hàng đã thực mua sẽ dẫn đến hình ảnh xấu về cửa hàng, lượng khách
háng ẽ giảm và doanh số bán sẽ tụt xuống. Nếu số tiền ghi trên hóa đơn thấp hơn số
tiền phải trả, trong trường hợp này chẳng có khách hàng nào than phiền tuy nhiên cửa
hàng bị thất thu.
-
Đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu
cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến
các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế.
-
Thích hợp: một công ty có phần mềm quản lý thì sẽ rất thuận tiện trong việc kinh
doanh.
-
Dễ hiểu: thông tin sẽ được thể hiên một cách dẽ hiểu cho nhà quản lý giúp cho
việc quản lý được dễ dàng hơn.
-
Được bảo vệ: Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới
được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra
những thiệt hại lớn cho tổ chức.
-
-
Đúng thời điểm: thông tin sẽ được cập nhật đầy đủ, kịp thời
Hạn chế tối thiểu về mặt nhân lực: việc chi ra những khoản tiền để chi trả cho
nhân viên là không nhỏ, việc áp dụng phần mềm vào quản lý kinh doanh sẽ hạn chế
tối thiểu về mặt nhân lực nhưng vẫn đảm bảo được việc kinh doanh của công ty.
2 .Mục tiêu và phạm vi của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh
Mục tiêu:
Việc áp dụng CNTT vào kinh doanh sẽ giúp nhà quản lý thục hiên tốt hơn về các mặt:
-
Mua hàng: lập đơn hàng, kiểm tra đơn hàng, phiếu nhập, cập nhật hệ thống.
Bán hàng: lập hóa đơn, cập nhật hệ thống
-
-
Thanh toán: cập nhật hóa đơn thanh toán, thu chi
Bảo hành: cập nhật phiếu bảo hành
-
-
Báo cáo: cập nhật thu chi, hàng tồn kho, hàng bán chạy.
3 .Phạm vi:
Phần mềm được xây dựng nhằm cung cấp công cụ cho hầu hết các nhà quản
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
lý kinh doanh của công ty kinh doanh các sản phẩm Tin học, Viễn thông như :
Linh kiện máy tính, Máy vi tính bộ, Máy tính xách tay, Thiết bị văn phòng, Phần
mềm Tin học, …và công ty Hùng Phát nói riêng trực tiếp sử dụng
4 .Quá trình phát triển, hiện trạng của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh
doanh.
-
Quá trình phát triển: Công ty TNHH TM Hùng Phát được thành lập từ năm
2005. Việc kinh doanh của công ty đòi hỏi phải có hệ thống quản lý khá phức
tạp, phải đảm bảo được tính khả thi nên công ty đã sử dụng phần mềm quản lý
kinh doanh.
-
Hiện trạng hệ thống cũ: tuy công ty đã sử dụng phần mềm quản lý kinh
doanh nhưng phần mềm này đã không còn phù hợp với việc kinh doanh hiện tại
của công ty và cần nâng cấp hệ thống cũ thành một hệ thống mới mà có thể đáp
ứng nhu cầu hiện trạng của kinh doanh của công ty.
5 .Vai trò và ý nghĩa của việc xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh trong vấn
đề chung nói riêng và công nghệ phần mềm nói chung
-
Công nghệ phần mềm: ngành công nghệ phần mềm có một vai trò và ý
nghĩa hết sức quan trọng trong xã hội. Việc tạo ra một phần mềm nó đã hỗ trợ
rất nhiều trong công tác quản lý, giúp công việc quản lý dễ dàng chính xác và
đạt hiệu quả cao.
-
-
Phần mềm quản lý kinh doanh:
Giúp cho nhà kinh doanh theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản
xuất kinh doanh của công ty: nhập hàng, bán hàng,… Nhờ đó, người quản lý
điều hành trôi chảy các hoạt động, quản lý hiệu quả, kiểm soát nội bộ tốt.
Cung cấp tài liệu cho doanh nghiệp làm cơ sở hoạch định chương trình hành
động cho từng giai đoan từng thời kỳ nhờ đó người quản lý tính được hiệu quả
công việc, vạch ra hướng hoạt động cho tương lai.
• Giúp người quản lý điều hoà tình hình tài chính của doanh nghiệp.
• Là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh tụng khiếu tố, với tư cách là bằng chứng
về hành vi thương mại.
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
• Cơ sở đảm bảo vững chắc trong sự giao dịch buôn bán.
• Là cơ sở cho người quản lý ra các quyết định phù hợp: Quản lý hạ giá thành,
quản lý doanh nghiệp kịp thời.
• Cung cấp một kết quả tài chính rõ rệt không thể chối cãi đượcrld, MS Excel,
XML, Acrobat Reader để lưu trữ.
Nội Dung
Chương I : Khảo sát hệ thống
1.1.Sơ đồ công ty
+ Ban giám đốc công ty.
+Bộ phận kinh doanh công ty.
+Bộ phận kế toán công ty .
+Bộ phận quản lí kho của công ty .
+Bộ phận chăm sóc khách hàng ( bộ phận kỹ thuật của công ty ,..) .
Do là một công ty tư nhân do đó sơ đồ quản lí của công ty cũng đơn giản hơn rất
nhiều so với các công ty ,xí nghiệp nhà nước.
Giám đốc công ty
Bộ phận kinh
doanh công ty
Bộ phận kế toán
Bộ phận quản lí
kho của công ty
Bộ phận chăm sóc
công ty
khách hàng
Hình 1.1.1
1.2.Mô tả hoạt động của công ty .
a) Các loại sản phẩm kinh doanh chính :
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
-
Công ty kinh doanh rất nhiều các loại thiết bị điện tử và thiết bị tin học ra
thị trường Nam Định cũng như các tỉnh lân cận nếu khách hàng có nhu cầu.
-
Công ty Hùng Phát kinh doanh các loại mặt hàng chính như:
Máy vi tính (máy laptop ,máy đồng bộ).
✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
✓
Thiết bị mạng (modem ,switch ,usb 3g, …) .
Máy chiếu và các phụ kiện .
Thiết bị giải trí số (máy ảnh ,máy quay ,máy ghi âm ,…) .
Thiết bị viễn thông (điện thoại ,bộ đàm ,…) .
Thiết bị an ninh (camera quan sát,card ghi hình,….).
Thiết bị siêu thị (máy tính tiền siêu thị ,máy in hóa đơn,…) .
Các thiết bị khác (webcams ,headphone,usb flash ,…) .
b) Hoạt động kinh doanh .
-
Cuối mỗi tháng trước khi nhập hàng thì bộ phận kinh doanh cùng bộ phận
kế toán lập bảng thống kê sản phẩm bán được ,và cùng với bộ phận quản lí kho
xem xét các loại mặt hàng còn lại trong kho .Từ đó đề ra phương án nhập hàng
cho tháng tới .Nhập nhiều hơn số lượng những mặt hàng có số lượng khách mua
nhiều và có thể tăng trong tháng tới,và giảm những mặt hàng ít khách mua .công
ty đều nhập hàng từ nơi cung cấp về kho ,tránh hiện tượng thiếu hụt sản phẩm
khi khách hàng cần .Bộ phận kinh doanh của công ty sẽ tìm các đối tác thích
hợp để nhập hàng .Ngoài ra bộ phận quản lí kho thường xuyên kiểm tra báo cáo
cho bộ phận kinh doanh biết số lượng còn lại trong kho ,để bộ phận kinh doanh
liên hệ với đối tác và xuất trình ý kiến lên ban giám đốc để nhập hàng về kịp
thời . Thường xuyên cập nhật số lượng hàng ,tên mặt hàng ,..lên hệ thống quản lí
của công ty để khách hàng có thể tham khảo .
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
Giám đốc
4
4
3
1
2
1
Bộ phận kinh
doanh
Kế toán
Kho
2(1)
5
6
8
7
Nhà cung cấp
Hình 1.2.1 : Tiến trình nhập kho trong công ty
-
Buôn bán thoả thuận không phân biệt loại sản phẩm. Mỗi thoả thuận, qua
thương lượng với khách hàng, xác định mã sản phẩm liên quan, giá vốn, số
lượng và kỳ hạn giao hàng.
-
Hoat động bán hàng của công ty có thể giao tiếp qua mạng hoặc găp gỡ
khách hàng trực tiếp tại công ty .
Bộ phận kinh doanh trực tiếp hướng dẫn khách hàng chọn mua sẩn phẩm
-
,tư vấn cho khách hàng từng loại sản phẩm và các loại mặt hàng kinh doanh của
công ty .
-
Hàng ngày bộ phận kinh doanh và bộ phân kế toán trao đổi với nhau vào
cuối buổi để kiêm tra và kê khai sản phấm bán được .
Là công ty kinh doanh các thiết bị tin học do đó,thường chuẩn bị bước vào
-
năm học số lượng khách mua hàng lớn nên công ty chủ động nhập hàng với số
lượng nhiều hơn các tháng khác trong năm .
-
Khi khách hàng mua sản phẩm của công ty thì bộ phận kinh doanh thông
báo cho bộ phận quản lí kho biết được để xuất hàng theo yêu cầu của bộ phận
kinh doanh ,đông thời bộ phận kinh doanh cũng thông báo cho bộ phận kế toán
công ty lập hóa đơn mua hàng và thanh toán của khách hàng .Lập bảng kê khai
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
các sản phẩm khách hàng đã mua ,xác nhận ngày mua hàng của khách hàng để
tiện cho công việc bảo hành sản phẩm của công ty.
2
1
Bộ phận kinh
Kho
Khách hàng
doanh
3
4
4
5
Kế toán
Hình 1.2.2 : Tiến trình khách hàng mua sản phẩm
-
Hình thức thanh toán sản phẩm đối với khách hàng :thanh toán trực tiếp
bằng tiền mặt hoặc qua ngân hàng .
Chế độ bảo hành các sản phẩm của công ty cho khách hàng trong điều kiện
đang trong thời gian bảo hành và sản phâm vẫn còn nguyên chưa tháo lắp gì.
1.3.Khảo sát hiện trạng cũ .
Sự hoạt động của công ty được phân cấp theo từng bộ phận hoạt động các
-
-
chức năng riêng .Do đó ta cần khảo sát tất cả các bộ phận của công ty để qua đó
có thể xác định chính xác hiện trạng của công ty,qua đó tạo điều kiện thuận lợi
cho quá trình thiết kế phần mềm quản lí công ty .
-
Đối với ban quản trị công ty là hiện tại ban quản trị vẫn quản lí công ty
theo những thống kê bằng những bảng báo ,kê khai của các bộ phận trong công
ty đưa lên , và các hoạt động kiểm tra đột xuất của ban quản trị đối với từng bộ
phận,xem xét sự liên hệ giữa các bộ phận với nhau trong công ty .
-
Đối với phòng kinh doanh hiện tại vẫn bán hàng theo phương pháp thủ
công đó là: khi có khách hàng đến tìm mua hàng của công ty,bộ phận nhân viên
sẽ hướng dẫn và giới thiệu cho khách hàng lần lượt từng sản phẩm của công ty
trong gian hàng công ty.
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
-
Đối với bộ phận kế toán trong công ty là hiện tại hoạt động thống kê ,kê
khai hóa đơn của công ty sau mỗi lần thực hiện giao dịch với khách hàng được
thực hiên thông qua sổ sách ,tất cả các hóa đơn chứng từ của công ty được lưu
giữ dưới dạng sổ sách.Mỗi lần giao dịch với khách hàng bộ phận kinh doanh
phải trực tiếp tới bộ phận kế toán để đưa bảng kê khai các thiết bị mà khách
hàng mua để làm hóa đơn thanh toán cho khách hàng .
-
Đối với bộ phận quản lý kho là hiện tại khi công ty cần nhập số lượng hàng
hoặc xuất hàng thì bộ phận quản lý kho sẽ nhận được giấy yêu cầu của công ty
gửi đến và thực hiện,vấn đề quản lí hàng còn lại trong kho là ghi chép lại số
lượng và tên từng loai mặt hàng vào sổ ghi chi tiết các thiết bị và bản thống kê
gửi cho bộ phận kinh doanh và ban quản trị công ty.Các công việc đều do con
người làm và chưa có sự tham gia nhiều của hệ thống tin học .
-
Bộ phận chăm sóc khách hàng(bộ phận kỹ thuât ) :Hoạt động của bộ phận
kỹ thuật là sửa chữa các sản phẩm của khách hàng , xem xét các sản phẩm nào
còn bảo hành và các sản phẩm nào không còn bảo hành .
1.4. Đánh giá hiện trạng hệ thống cũ, nhu cầu cho hệ thống mới.
a) Đánh giá hiện trạng hệ thống cũ
-
Do quy mô hoạt động của công ty ngày càng lớn ,số lượng mặt hàng kinh
doanh ngày càng nhiều mà số lượng nhân viên chỉ giới hạn do đó sự hoạt đông
như hiện tại không thể đáp ứng được tính chất công việc cũng như nội dung
quản lí của công ty .
- Việc lưu trữ các thông tin trong việc quản lý hệ thống đều được tiến hành thủ
công bằng sổ sách và các chứng từ với một số lượng lớn, chính vì vậy gây ra
nhiều khó khăn cho công tác quản lý, tốn nhiều thời gian và công sức cho nhân
viên quản lý với những công việc kiểm tra, tra cứu, kiểm kê phức tạp
- Khi lưu trữ thông tin bằng phương pháp này nếu có sai sót thì việc sửa đổi gặp
nhiều khó khăn.Chẳng hạn muốn sửa thông tin trong hồ sơ thiết bị thì phải gạch
đi rồi sửa lại bên cạnh, sẽ rất không hay nếu phải sửa đổi nhiều lần
b) Nhu cầu cho hệ thống mới.
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
- Nhu cầu đặt ra là làm cách nào có thể quản lí công ty mà không cần thông qua
các bản báo cáo hàng tháng và gặp trực tiếp các phòng ban,có thể xem xét hoạt
động của các phòng ban bất cứ khi nào mà không cần gặp gỡ trực tiếp .
- Nhu cầu đặt ra là làm cách nào để một nhân viên có thể không phải đi lai nhiều
mà vẫn hướng dẫn cho khách hàng hết tất cả các sản phẩm của công ty hay sản
phẩm mà khách hàng yêu cầu hay sự liên kết với các bộ phận khác mà không
cần gặp trực tiếp .
- Nhu cầu đặt ra là làm thế nào để lưu giữ và truy xuất đến sổ sách một cách nhanh
nhất,cập nhật mã mặt hàng,số lượng mặt hàng khách mua một cách nhanh nhất
mà không cần phải gặp trực tiếp phòng kinh doanh ,để làm hóa đơn.
- Nhu cầu là làm cách nào để kiểm tra và thống kê sản phẩm còn lại trong
kho,…một cách nhanh nhất .
1.5 . Giải pháp khi xây dựng phần mềm
- Quản lý kho phần mềm hỗ trợ:
✓ Cập nhật số lượng sản phẩm nhập, số lượng còn lại trong kho
✓ Cập nhật tên sản phẩm , mã số sản phẩm ,…
✓ Chỉnh sửa hoặc xóa những mặt hang không còn trong kho
✓ Thống kê bản dữ liệu cập nhật cho phòng kinh doanh và giám đốc
- Bộ phận kế toán
✓ Phần mềm hỗ trợ truy xuất đến dữ liệu của bộ phận kinh doanh , bộ phận quản lí
kho và bộ phận hỗ trợ khách hàng.Lấy số liệu như các bản nhập xuất hàng để lập
hóa đơn thanh toán .
✓ Lập bảng thống kê ,kê khai tài chính hàng tháng của công ty để gửi lên ban giám
đốc .
- Bộ phận kinh doanh :
✓ Phần mềm hỗ trợ quản lí tất cả các sản phẩm của công ty ,phân sản phẩm thành
từng loại , từng hãng sản phẩm, giá thành của sản phẩm,chi tiết từng sản phẩm.
Để khách hàng có thể xem sản phẩm ,hoặc nhân viên kinh doanh có thể hướng
dẫn khách hàng ngay trên hệ thống quản lí của mình một cách nhanh chóng .Truy
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
nhập tới các bộ phận quản lí kho xem sản phẩm còn lại trong kho không,và bộ
phận kế toán lập hóa đơn thanh toán .
- Bộ phận quản lí (giám đốc) :
✓ Phần mềm cung cấp và hỗ trợ truy xuất tới tất cả các phòng ban trong công ty
,qua đó biết được tình hình của công ty,để quyết định hoạt động của công ty.
Chương II. Phân tích hệ thống về mặt chức năng .
2.1 .Sơ đồ phân cấp chức năng .
• Phân tích hệ thống :
Cn1.1:Lập dự trù sản phẩm .
Cn1.1:Nhập hàng .
Cn1.1:Thanh toán với nhà cung cấp .
Cn 2.1 : Xử lý yêu cầu khách hàng
Cn2.2:Lập hóa đơn và giao hàng .
Cn3.1:Thông kê lượng hàng đã bán
Cn3.1:Thống kê doanh thu mỗi mặt hàng
Cn3.1:Thống kê lượng hàng tồn kho
Cn4.1: In báo cáo tổng hợp gửi lên cấp trên cuối năm .
Từ các chức năng trên => gom nhóm lại thành các chức năng theo tiêu chí :
+ Các chức năng cùng liên quan đến một đối tượng .
+ Các chức năng cùng liên quan đến một tiến trình .
Nhóm chức năng 1gồm: Cn1.1 ,Cn1.2 ,Cn1.3 .Tên chức năng là :Mua hàng .
Nhóm chức năng 2gồm: Cn2.1, Cn 2.2 .Tên chức năng là :Bán hàng .
Nhóm chức năng 3gồm: Cn3.1 ,Cn3.2 ,Cn3.3 .Tên chức năng là :Thống kê theo
tháng .
Nhóm chức năng 1gồm: Cn4.1 .Tên chức năng là : In báo cáo tổng hợp gửi lên cấp
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
trên cuối năm.
Tổng hợp các chức năng 1,2,3,4 ta có chức năng .Tên chức năng :Quản lý kinh doanh
Quản lí kinh
doanh
Mua hàng
Tìm kiếm
và thông kê
Bán hàng
Thông
kê
lượng
hàng
đã
Thống
kê
doanh
thu
mỗi
mặt
Thống
kê
lượng
hàng
tồn
Thanh
toán
với
nhà
cung
cấp
Xử
Lý
yêu
cầu
Khách
hàng
Lập
hóa
đơn
bán
In
Tìm
kiếm
thông
tin
sản
phẩm
Lập
dự
trù
sản
phẩm
hóa
đơn
bán
hàng
Nhập
hàng
hàng
bán
kho
hàng
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
2.2. Sơ đồ dòng dữ liệu .
a) Sơ đồ dòng dữ liệu mức khung cảnh .
Bảng dự trù mua sp
Thông tin sản phẩm cần mua
Hóa đơn bán hàng
Khách hàng
Nhà cung cấp
Quản lý kinh doanh
Thông tin mua sản phẩm
Bảng
dự
trù
sản
phẩm
mua
Thông
tin sản
phẩm
Bảng
kê báo
cáo
Người quản lí
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
b) Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh
Tệp khách
hàng
B
Nhà cung cấp
Khách hàng
ả
n
g
n
ầ
d
ự
c
P
t
r
h
ù
m
i
ế
ẩ
u
h
a
t
h
p
u
a
n
n
m
h
ả
S
t
o
T
p
á
h
n
Chi tiết hóa đơn
bán
ô
n
n
á
g
b
t
h
i
n
ẩ
n
m
s
ả
ơ
m
n
g
đ
u
n
a
a
à
ó
h
H
Mua hàng
Bán hàng
Chi tiết hóa
đơn mua
Nhà cung
cấp
Hóa đơn
mua
Chi tiết hóa
đơn mua
Hóa đơn
bán
Chi tiết hóa đơn
bán
Sản phẩm
B
ả
n
g
d
ự
T
h
t
ô
r
n
ù
g
Tìm kiếm và thống kê thông
tin sản phẩm
t
i
n
p
h
i
ế
u
t
h
a
Bảng
kê
n
h
t
o
Thông
tin sản
phẩm
á
Nhà cung
cấp
n
báo
cáo
Người quản lý
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
c) Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh
Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh bán hàng
Xử lý yêu cầu khách
hàng
a
u
m
n
ầ
c
m
ẩ
h
Chi tiết hóa
đơn mua
p
n
ả
s
n
i
t
g
n
ô
h
T
Khách hàng
Chi tiết hóa
đơn bán
Sản phẩm
Lập hóa đơn
Khách hàng
Khách hàng
H
ó
Hóa đơn bán
a
đ
ơ
n
b
á
n
h
à
n
g
in hóa đơn
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
d) Sơ đồ dòng dữ liệu mức dưới đinh mua hàng
Chi tiết hóa
đơn bán
Chi tiết hóa
đơn mua
Lập dự trù
Lập dự trù
ù
r
t
B
ả
n
ự
g
d
d
ự
g
t
r
ù
n
ả
B
Nhà cung cấp
Thông tin sản
phẩm mua
Người quản lý
Người quản lý
Nhà cung cấp
Nhà cung cấp
Nhà cung cấp
Nhập hàng
Nhập hàng
Chi tiết hóa
đơn mua
Hóa đơn mua
Sản phẩm
u
ế
i
h
o
P
h
p
t
n
i
i
ế
n
t
u
á
g
t
n
h
ô
a
h
h
n
n
T
h
a
h
t
t
o
á
n
Thanh toán với nhà cung
Thanh toán với nhà cung
cấp
cấp
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
e) Sơ đồ mức dưới đỉnh thống kê
Tìm kiếm thông tin sản phẩm
Tìm kiếm thông tin sản phẩm
T
h
ô
n
g
t
i
n
s
ả
n
p
h
ẩ
m
Nhà cung cấp
Sản phẩm
Bảng lượng hàng đã bán
Thống kê lượng hàng đã bán
Thống kê lượng hàng đã bán
Người quản lý
Người quản lý
Doanh thu
Thống kế doanh thu
Thống kế doanh thu
Chi tiết hóa đơn
Chi tiết hóa
đơn mua
Sản phẩm
bán
o
h
k
n
ồ
t
g
n
à
H
Thống kê lượng hàng tồn kho
Thống kê lượng hàng tồn kho
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
2.3 .Đặc tả tiến trình .
Begin
Thông tin khách hàng
False
False
TT khách hàng
có hay không ?
True
Tồn tại hóa đơn
không
True
In hóa đơn
END
-Tên tiến trình : In hóa đơn .
-Đầu vào :Thông tin khách hàng .
-Đầu ra : In hóa đơn bán hàng cho khách hang .
Chương III . Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu .
3.1 . Xây dựng mô hình thực thể liên hệ , vẽ sơ đồ thực thể liên hệ .
a.
Xây dựng mô hình thực thể liên hệ .
Các tập thực thể :
•
HD mua (Mã HD mua , Ngày HD ,Tổng thành tiền mua) .
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
CTHD mua ( Mã CTHD mua ,Ngày nhập,Số lượng,Thành tiền mua ) .
Nhà cung cấp (Mã NCC , Tên NCC , Địa chỉ , SĐT ) .
Sản Phẩm (Mã SP , Tên SP , Đơn Giá , Hãng sản xuất) .
CTHD bán ( Mã CTHD bán , Ngày xuất ,Số lượng , Thành tiền bán ) .
HD bán ( Mã HD bán, Ngày HD bán ,Tổng tiền bán ).
Khách Hàng( Mã KH , Tên KH ,Địa chỉ ).
•
Các mối liên hệ :
Thuộc HD mua( HD mua ,CTHD mua).
Thuộc sản phẩm mua ( Sản Phẩm , CTHD mua ) .
Thuộc NCC ( Nhà cung cấp , CTHD mua) .
Thuộc sản phẩm bán ( Sản phẩm , CTHD bán ) .
Thuộc HD bán ( HD bán , CTHD bán) .
Thuộc khách hàng ( Khách Hàng ,HD bán ) .
b.
Sơ đồ thực thể liên hệ .
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
Mã
CTHD
bán
Tên SP
Đơn giá
Số lượng
Thuộc sản
phẩm mua
Thuộc sản
phẩm bán
Sản Phẩm
CTHD Bán
Ngày
Thành
xuất
tiền bán
Mã SP
Hãng
sản xuất
Thuộc HD
bán
Mã HD
mua
Ngày
nhập
Số
lượng
Mã HD
bán
Ngày
HD bán
Thuộc HD
mua
HD mua
CTHD mua
HD Bán
Thành
tiền mua
Mã
CTHD
mua
Ngày
HD
nhập
Tổng
thành
tiền mua
Tổng
tiền bán
Thuộc NCC
Thuộc
khách hàng
Tên
KH
Địa
chỉ
SĐT
Khách Hàng
Nhà Cung Cấp
Mã
KH
Địa
chỉ
Mã
NCC
Tên
NCC
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
3.2 . Chuyển mô hình thực thể liên hệ thành các lược đồ CSDL quan hệ .
a) Chuyển các tập thực thể thành lược đồ quan hệ .
HD mua (Mã HD mua , Ngày HD ,Tổng thành tiền mua) .
(1)
CTHD mua ( Mã CTHDmua,Ngày nhập,Số lượng,Thành tiền mua) . (2)
Nhà cung cấp (Mã NCC , Tên NCC , Địa chỉ , SĐT ) .
Sản Phẩm (Mã SP , Tên SP , Đơn Giá , Hãng sản xuất) .
(3)
(4)
CTHD bán ( Mã CTHD bán , Ngày xuất ,Số lượng , Thành tiền bán ) .(5)
HD bán ( Mã HD bán, Ngày HD bán ,Tổng tiền bán ).
Khách Hàng( Mã KH , Tên KH ,Địa chỉ ).
b) Chuyển các mối liên hệ :
(6)
(7)
Thuộc HD mua( Mã HD mua ,Mã CTHD mua).
Thuộc sản phẩm mua ( Mã SP , Mã CTHD mua ) .
Thuộc NCC ( Mã CC , Mã CTHD mua) .
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
(13)
Thuộc sản phẩm bán ( Mã SP , Mã CTHD bán ) .
Thuộc HD bán ( Mã HD bán ,Mã CTHD bán) .
Thuộc khách hàng (Mã KH ,Mã HD bán ) .
c) Gộp các lược đồ có chung khóa :
+ Gộp (2) (8) (9) (10) ta được lược đồ quan hệ :
CTHD mua ( Mã CTHD mua ,Mã HD mua ,Mã SP, Mã NCC, Ngày nhập,Số
lượng,Thành tiền mua ) .(14)
+Gộp (5) (11) (12) ta được lược đồ quan hệ :
CTHD bán ( Mã CTHD bán , Mã HD bán,Mã SP,Ngày xuất ,Số lượng ,
Thành tiền bán ) .
(15)
+Gộp (6) (13) ta được lược đồ quan hệ :
HD bán ( Mã HD bán,Mã KH, Ngày HD bán ,Tổng tiền bán ).
(16)
Kết luận : ta được các lược đồ CSDL quan hệ : (1) (14) (3) (4) (15)
(16) (7) .
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
3.3. Chuẩn hóa lược đồ quan hệ :
- Xét (1) : HD mua (Mã HD mua , Ngày HD ,Tổng thành tiền mua) . Đã ở
1NF và có khóa là :Mã HD mua và : F1={ Mã HD mua ->Ngày HD , Tổng
thành tiền mua } do đó (1) là 3NF .
- Xét (14) : CTHD mua ( Mã CTHD mua ,Mã HD mua ,Mã SP, Mã NCC,
Ngày nhập,Số lượng,Thành tiền mua ) . Đã ở 1NF và có khóa là :Mã CTHD
mua và :
F2={ Mã CTHD mua -> Mã HD mua ,Mã SP, Mã NCC, Ngày nhập,Số
lượng,Thành tiền mua } do đó (14) là 3NF .
- Xét (3) : Nhà cung cấp (Mã NCC , Tên NCC , Địa chỉ , SĐT ) . Đã ở 1NF
và có khóa là: Mã NCC và :
F3={ Mã NCC -> Tên NCC , Địa chỉ , SĐT } do đó (3) là 3NF .
- Xét (4) : Sản Phẩm (Mã SP , Tên SP , Đơn Giá , Hãng sản xuất) . Đã ở
1NF và có khóa là :Mã SP và :
F4={ Mã SP -> Tên SP , Đơn Giá , Hãng sản xuất } do đó (4) là 3NF .
- Xét (15) : CTHD bán ( Mã CTHD bán , Mã HD bán,Mã SP,Ngày xuất ,Số
lượng , Thành tiền bán ) . Đã ở 1NF và có khóa là :Mã CTHD bán và :
F5={ Mã CTHD bán -> Mã HD bán,Mã SP,Ngày xuất ,Số lượng , Thành
tiền bán } do đó (15) là 3NF .
- Xét (16) : HD bán ( Mã HD bán,Mã KH, Ngày HD bán ,Tổng tiền bán ).
Đã ở 1NF và có khóa là :
Mã HD bán và :
F6={ Mã HD bán -> Mã KH, Ngày HD bán ,Tổng tiền bán } do đó (16) là
3NF .
- Xét (17) : Khách Hàng( Mã KH , Tên KH ,Địa chỉ ). Đã ở 1NF và có khóa
là :Mã KH và :
XD PHẦN MỀM QUẢN LÝ KINH DOANH – NHÓM 2 - TIN 3A
28 trang
13/07/2025
300
Bạn đang xem tài liệu "Bài thảo luận Xây dựng phần mềm quản lý kinh doanh Công ty máy tính Hùng Phát", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên.
File đính kèm:
- bai_thao_luan_xay_dung_phan_mem_quan_ly_kinh_doanh_cong_ty_m.doc
