Đề tài Ứng dụng E-marketing trong việc quảng bá sản phẩm phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010

ĐỀ TÀI

“Ứng dụng E-marketing trong việc

quảng bá sản phẩm phần mềm kế toán

MISA SME.NET 2010”

Giáo viên thực hiện

Sinh viên thực hiện

:

Phần I: Quá trình kiến tập . ...........................................................................3

Phần II : Nội dung hoạt động xuất nhập khẩu của TCEvina.......................10

Đề tài : quy trình xuất nhập khẩu của công ty Cổ Phần TCEvina.

Trịnh Thị Luyến A2-QTKD-K44

Phần I: Quá trình kiến tập .

1.1 giới thiệu quá trình kiến tập.

Trong thời gian kiến tập bốn tuần vừa qua tuy còn rất bỡ ngỡ với cách

thức làm việc của các doanh nghiệp ngoài thực tế, mà những kiến thức đó

không thể học hỏi hết được trên sách vở, tuy vậy em đã rất cố găng để học

hỏi, làm quen dần với môi trường thực tế tại doanh nghiệp. Nhờ vậy em đã

học được rất nhiều kinh nghiệm làm việc, cụ thể em xin được liệt kê những

bài học ban đầu rất quí giá má em đã tiếp thu được.

Ban đầu khi mới vào công ty em đã làm quen dần với những anh chị

thành viên trong phòng ban xuất nhập khẩu của công ty TCEvina. Và thông

qua việc giao tiếp, học hỏi và quan sát cách làm việc của anh chị trong

phòng em đã hiểu biết nhiều hơn về văn hóa doanh nghiệp, cách thức phân

công phân bổ công việc của từng thành viên trong phòng. Ngoài ra em còn

giúp anh chị trong phòng xuất nhập khẩu tập hợp tài liệu, hồ sơ thuộc bộ hồ

sơ xuất nhập khẩu của công ty.

Thông qua việc đọc, dịch tài liệu em đã hiểu biết thêm cách thức tổ chức

trong công ty và cách làm thế nào để quản lý một số lượng lớn nhân viên

trong công ty một cách hiệu quả và khoa học.

Em đã giúp các anh chị lập bộ hồ sơ xuất nhập khẩu bằng cả tiếng Việt

và tiếng Anh và nhờ vậy em đã hiểu thêm về một quy trình xuất nhập khẩu

của công ty xuất nhập khẩu thực tế mà thông qua sách vở em chưa hiểu hết

được.

Em đã học cách photo, in ấn tài liệu vì đây là một kỹ năng không thể

thiếu khi đi làm thực tế.

Ngoài ra em đã học hỏi các anh chị về cach tự học, tự nghiên cứu và tìm

tòi kiến thức trong doanh nghiệp nhằm trau dồi kiến thức để phát triển bản

thân, nghề nghiệp trong tương lai.

Việc giao tiếp với người nước ngoài đã giúp em hiểu thêm về các nền văn

hóa của các nước khác nhau như người Anh, Hàn Quốc và là một cơ hội rất

quý giá để em có thể rèn luyện kỹ năng giao tiếp bằng tếng anh với người

nước ngoài, và học cách chào hỏi xưng hô tế nhị trong công ty.

Tuy thời gian tham gia kiến tập chỉ một tháng nhưng em cảm thấy đây

là một cơ hội hết sức quý giá và thiết thực giúp cho em học hỏi được rất

nhiều bài học mới bổ ích và hiểu được sâu sắc hơn các bài học đã được học

trong trường. Hơn thế nữa còn được tiếp cận thực tế với môi trường doanh

nghiệp, hiểu đựơc cách thức tổ chức làm việc của doanh nghiệp và đó là bài

học rất bổ ích với em và phù hợp với chuyên nghành em đang theo học.

1. Giới thiệu Chi Nhánh công ty Cổ Phần Yên Mỹ.

2.1

2.1 Khái quát chung về Chi Nhánh Công ty Cổ phần Yên Mỹ

Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty:

Chi Nhánh Công ty Cổ phần Yên Mỹ là một doanh nghiệp liên doanh liên

kết với Công ty Cổ phần Yên Mỹ và liên doanh với bên TCE Hàn Quốc, có

đường giao thông quốc lộ 05 và đường 39A đi qua. Cách ga Lạc Đạo 2km,

cách sân bay Quốc tế Nội Bài 40km, cách cảng Hải Phòng 70km và cách

cảng Cái Lân 90km, Cách Hà Nội 28km nên đã huy động được nguồn nhân

lực có trình độ cao từ Thủ Đô Hà Nội phục vụ cho quá trình sản xuất và

việc điều hành và hoạt động của nhà máy.

Tiền thân của Chi Nhánh Công ty Cổ phần Yên Mỹ là Công ty Cổ phần

Yên Mỹ. Đến tháng 4 năm 2004 đổi tên thành Chi Nhánh Công ty Cổ Phần

Yên Mỹ với:

Tên giao dịch Việt Nam: Chi Nhánh Công Ty Cổ Phần Yên Mỹ

Tên giao dịch quốc tế: TCEVINA_CO

Trụ sở:Khu công nghiệp Dệt May Phố Nối B xã Nghĩa Hiệp-huyện Yên

Mỹ-tỉnh Hưng Yên

Điện thoại: 0321.942 275

Fax: 0321.942 744

Công ty chính thức đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh từ tháng 4 năm

2004. Giấy phép đăng ký kinh doanh mang số 0506000001 do sở kế hoạch

và đầu tư cấp ngày 20/4/2005.

Từ khi thành lập và đi vào sản xuất tới nay Công ty đã không ngừng phát

huy hết nhiệm vụ của mình để thực hiện mục tiêu “tăng tốc” phát triển

nghành Dệt - May kết hợp với đầu tư chiều sâu với đầu tư các khu công

nghiệp mới.

Chức năng và nhiệm vụ của Công ty:

Chức năng:

Chi Nhánh Công ty Cổ phần Yên Mỹ có các chức năng chủ yếu sau:

- Chi Nhánh Công ty Cổ phần Yên Mỹ là một doanh nghiệp sản xuất với

mặt hàng chủ yếu là vải mộc nhuộm thành vải thành phẩm. Vì vậy chức

năng chủ yếu của Công ty là nhuộm và hoàn tất vải; mua bán nguyên vật

liệu, hoá chất, thuốc nhuộm, phụ tùng để phục vụ cho việc nhuộm, hoàn tất

vải.

- Xuất nhập khẩu trực tiếp nguyên vật liệu, hoá chất, thuốc nhuộm, phụ

tùng, sản phẩm dệt và kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của

Tổng Công ty và pháp luật.

Nhiệm vụ:

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh của Công ty theo

quy chế hiện hành phù hợp.

- Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý xuất nhập khẩu. Thực hiện các

chính sách về thuế, nộp ngân sách Nhà nước.

- Thực hiện các cam kết trong hợp đồng kinh tế theo đúng luật pháp.

Đặc điểm tổ chức sản xuất: Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, các

mặt hàng, sản phẩm rất đa dạng và phong phú. Với chức năng là nhuộm và

hoàn tất vải, tức là nhuộm cho từng sản phẩm với nhiều màu sắc khác nhau

nên tiêu chuẩn bền, đẹp, tiện lợi, hợp thị hiếu nhiều người tiêu dùng được

Công ty đặt lên hàng đầu. Hơn nữa Công ty cũng phải đối mặt với sự cạnh

tranh của rất nhiều đơn vị sản xuất khác đang ra sức khai thác mảnh đất

màu mỡ này. Do đó Công ty rất coi trọng chữ tín với khách hàng cả về số

lượng cũng như chất lượng sản phẩm. Để đáp ứng yêu cầu đó, hiện nay

thiết bị cuả của Công ty là máy móc hiện đaị, đội ngũ công nhân có trình

độ tay nghề cao, dây chuyền sản xuất đồng bộ nhịp nhàng.

Quy trình công nghệ: Để hoàn thiện sản phẩm thì cần phải trải qua nhiều

quy trình công nghệ trong một dây chuyền. Yêu cầu đặt ra là phải phối hợp

đồng bộ các bộ phận một cách chính xác, nhịp nhàng. Do đó việc chỉ đạo

sản xuất phải thống nhất để quy trình sản xuất được diễn ra một cách nhịp

nhàng, đạt được tiến độ nhanh, sản phẩm có chất lượng tốt, đáp ứng được

yêu cầu của khách hàng. Công ty có khả năng nhuộm được 30 triệu mét

vải/01 năm với các mặt hàng: vải dệt thoi, vải nhung, vải chun các loại...

với nhiều mặt hàng phong phú, chất lượng cao đã thu hút được nhiều khách

hàng trong nước và quốc tế.

Sơ đồ 09: quy trình công nghệ nhuộm vải

Hàng

nhuộm

Kiểm

mộc

đốt lông

Ngâm ép men

giữ hồ

Cuộn ủ 08h

đến 12h

Làm

bóng

Nấu tẩy

Nhuộm

Phòng co

Kiểm đóng

Văng

khô

Giặt

gói

3.1 2.2. Cơ cấu tổ chức:

Ban giám đốc Công ty bao gồm giám đốc và phó giám đốc là những người

có quyền lực cao nhất, điều hành và quản lý Công ty: giao dịch, ký kết hợp

đồng với bạn hàng, là những người có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ với

Nhà nước, đồng thời cũng là người đại diện cho quyền lợi của cán bộ công

nhân viên trong Công ty theo đúng luật định. Dưới ban giám đốc là các

phòng ban được chia làm hai khối: khối kinh doanh và khối quản lý.

Sơ đồ 10: sơ đồ bộ máy quản lý Công Nghiệp Công ty Cổ Phần Yên Mỹ:

Giám đốc

Công ty

Phó Giám đốc

Công ty

Trung tâm

Kinh

Kỹ thuật

sản xuất

thí nghiệm

và chất

Tổ chức

hành

chính

Kế toán tài

doanh

xuất nhập

khẩu

chính

lượng SP

Vận

chuyển

Tổ động

lực

Tổ

nhuộm

Tổ

nhuộm

Tổ bảo

toàn cơ

Tổ bảo

toàn điện

Tổ

nhuộm

2.3. Nhiệm vụ của từng phòng ban.

2.3.1 Phòng tổ chức hành chính.

Tham mưu, giúp ban Giám đốc tổ chức cán bộ đào tạo lao động và công tác

chế độ lao động tiền lương, chế độ chính sách, quản lý hành chính, pháp chế,

phục vụ.

Nghiên cứu đề xuất các biện pháp giúp ban Giám đốc trong việc chỉ đạo,

hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trong Công ty thực hiện tốt các

chủ trương của ban Giám đốc đề ra.

Tổng hợp, phân tích báo cáo thống kê các hoạt động thuộc lĩnh vực phòng

quản lý để phục vụ công tác chính trong Công ty.

Quản lý hồ sơ toàn bộ cán bộ công nhân viên và quản lý công tác quản trị.

2.3.2 Phòng kế toán tài chính:

Tham mưu giúp ban Giám đốc trong công tác kế toán tài chính nhằm sử

dụng đồng vốn hợp lý, đúng mục đích, đúng chế độ đảm bảo cho quá trình

sản xuất kinh doanh của Công ty được duy trì liên tục và đạt hiệu quả kinh

tế cao.

Xây dựng kế hoạch và định hướng công tác tài chính ngắn hạn của công

ty

Tổng hợp phân tích kết quả hoạt động tài chính của công ty quan hệ với

các cơ quan hữu trách, tìm và sử dụng nguồn vốn .

Quản lý tài sản của công ty, thu hồi công nợ, tính lương, tính toán xác

định giá thánh sản phẩm.

Kiểm tra hướng dẫn cán bộ vật tư làm đúng thủ tục chứng từ hợp lệ thanh

toán

2.3.3 Phòng kỹ thuật:

Tham mưu giúp ban Giám đốc trong các lĩnh vực như :

Kỹ thuật nhuộm, cơ khí, động lực; kỹ thuật an toàn vệ sinh môi trường; kỹ

thuật xây dựng trong phạm vi toàn Công ty.

Lập kế hoạch mua sắm phụ tùng, vật tư bổ sung, cải tạo, thay thế thiết bị mới.

Định mức kinh tế kỹ thuật nhuộm, định mức sử dụng điện, dầu FO, định

mức lao động và hao phí lao động.

Điều hành chắp nối các đơn vị trong các lĩnh vực kỹ thuật để thực hiện mọi

yêu cầu nhiệm vụ do ban Giám đốc phân công.

2.3.4 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu:

Xây dựng và điều hành việc thực hiện kế hoạch sản xuất của Công ty.

Công tác cung ứng vật tư và quản lý vật tư, hàng hoá của Công ty trong kho.

Tìm kiếm khách hàng, thị trường trong và ngoài nước. Tham mưu giúp

ban Giám đốc trong việc nhập nguyên phụ liệu, hoá chất nhuộm, máy móc,

thiết bị phụ tùng cho sản xuất.

Phòng có nhiệm vụ tham mưu chỉ đạo công tác kinh doanh xuất nhập

khẩu của Công ty phù hợp với luật xuất khẩu của Nhà Nước. Vận dụng luật

xuất nhập khẩu và các văn bản dưới luật để áp dụng với loại hàng hoá của

Công ty.

Xây dựng giá bán các thành phẩm và đảm bảo hàng hoá giữ được uy tín

cho Công ty.

Lập kế hoạch và xây dựng chương trình tham gia các hội thảo quảng cáo hội

chợ quốc tế trong và ngoài nước trình giám đốc Công ty duyệt.

2.3.5 Phòng thí nghiệm chất lượng sản phẩm:

Tham mưu giúp ban Giám đốc về công tác phân tích, sử dụng hoá chất,

thuốc nhuộm trên cơ sở kinh tế và kỹ thuật. Nghiên cứu áp dụng các quy

trình công nghệ mới nhằm nâng cao năng suất chất lượng hạ giá thành sp.

Tham mưu giúp ban Giám đốc trong công tác quản lý toàn bộ hệ thống chất

lượng của nhà máy. Kiểm tra kiểm soát chất lượng từ khâu đầu đến khâu

cuối của quá trình sản xuất để sản phẩm xuất xưởng đáp ứng tiêu chuẩn kỹ

thuật quy định.

Nhìn chung mô hình và tổ chức quản lý của Công ty được sáp xếp, bố

trí phù hợp với khả năng, trình độ của nhân viên có thể đảm nhiệm thực

hiện tốt nhiệm vụ của từng bộ phận. Do đó đảm bảo cho Công ty hoàn

thành tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng như đối với các mặt đối nội

đối ngoại của mình. Giữa các phòng ban trong Công ty có mối quan hệ chặt

chẽ với nhau, hoạt động ăn khớp với nhau nhằm đảm bảo hoàn thành các

mục tiêu chung của Công ty. Với bộ máy quản lý như vậy Công ty hoạt

động có hiệu quả và thích ứng với nền kinh tế thị trường. Các phòng ban

với các chức năng cụ thể nhưng đều có mối liên hệ với nhau nhằm mục

đích cuối cùng là giúp ban Giám đốc giải quyết tốt các vấn đề đang phát

sinh từng ngày, từng giờ trong

2. cách thức hoạt động của Chi Nhánh Công Ty Cổ Phần TCEvina

TCEvina là một chi nhánh liên doanh liên kết với Công ty Cổ phần Yên

Mỹ và liên doanh với bên TCE Hàn Quốc hoạt động dưới hình thức là một

xưởng sản xuất được TCE hàn quốc cung cấp vốn và máy móc tân tiến để

sản xuất, cụ thể là nhuộm từ vải mộc thành vải thành phẩm để xuất khẩu.

Hoạt động của công ty phụ thuộc vào sự chỉ định của TCE Hàn Quốc. Sau

khi có sự bàn bạc thống nhất giữa TCE Hàn Quốc và giám đốc TCEvina

với một doanh nghiệp ở nước ngoài về việc nhập khẩu vải mộc , hóa chất

hoặc với xuất khẩu vải thành phẩm thì bên TCE Hàn Quốc sẽ chỉ định cho

phòng xuất nhập khẩu của TCE hoàn tất hồ sơ để làm thủ tục tại hải quan

Việt Nam.

Có ba phương thức giao dịch mua, bán trên thị trường của công ty :

- Sản xuất xuất khẩu

- Gia công xuẩt khẩu

- Gia công tại chỗ

Hiện nay phương thức được sử dụng thường xuyên nhất là sản xuất để xuất

khẩu. Các nước thường xuyên trao đổi buôn bán là Trung Quốc, Singapor,

pakistan, Thai Lan, Hàn Quốc..

Phần II : Nội dung hoạt động xuất nhập khẩu của TCEvina.

1. Quy trình xuất nhập khẩu

Quy trình nhập khẩu

Bước 1: nhận chỉ định nhập khẩu

Sau khi có sự bàn bạc và thảo luận giữa phòng kĩ thuật sản xuất, trung

tâm thí nghiệm và chất lượng sản phẩm với giám đốc công ty TCEvina về

tình trạng nguyên vật liệu để sản xuất hàng xuất khẩu thì giám đốc bên

phía TCEvina thông báo lại cho TCE bên Hàn Quốc. Cuối cùng thông qua

việc phân tích và đánh giá tình hình sản xuất hiện tại của chi nhánh tại

Việt Nam thì bên TCE Hàn Quốc sẽ chỉ định cho phòng xuât nhập khẩu

của chi nhánh này nhập khẩu nguyên vật liệu để thực hiện sản xuất.

Các phương thức chỉ định nhập khẩu thường sử dụng là:

-fax

-email

-điện thoại

Phương thức sử dụng thường xuyên nhất là email.

Khi nhận được email chỉ định xuất nhập khẩu,các nhân viên phòng xuất

nhập khẩu kiểm tra phân tích nguồn thông tin để chuẩn bị thủ tục nhập

khẩu lô hàng nguyên vật liệu.

Email chỉ định thường kèm theo những tài liệu sau:

-mẫu vận đơn ( Bill of loading )

- Hóa đơn thương mại (commercial invoice)

-mẫu bảng kê đóng gói (packing list )

- mẫu bảng kê đóng gói chi tiết (detail packing list)

-hợp đồng (sale contract)

Bước 2: làm thủ tục hải quan

Theo thói quen của các doanh nghiệp Việt Nam thì TCEvina cũng nhập

khẩu theo điều kiện CIF, nên khâu khai báo hải quan thuộc trách nhiệm của

TCEvina

Do có giấy ủy quyền của của TCE Hàn Quốc phòng xuất nhập khẩu tập

hợp bộ hồ sơ để hoàn tất thủ tục hải quan. Các giấy tờ để hoàn tất thủ tục

hải quan đã được TCE Hàn Quốc gửi qua mail chỉ định được gửi kèm theo

tờ khai hải quan. Khai báo chi tiết thông tin hàng hóa lên tờ khai hải quan,

tờ khai yêu cầu trung thực, chính xác. Khai đầy đủ nội dung thông tin gồm

tên hàng, số lượng, giá trị…

Bước 3 : giao hàng nhập khẩu.

Thường thì việc khai báo hải quan và nhận hàng ở cảng đến, kiểm tra

hàng và sau đó chuyên chở về thẳng công ty được khoán hoàn toàn cho một

hãng vận tải quen biết. Nên TCEvina chỉ việc nhận hàng ngay tại xưởng,

sau đó kiểm tra hàng hóa tại xưởng. Nếu sau khi kiểm tra hàng mà đủ tiêu

chuẩn sẽ nhập kho ngay để sản xuất.

Nếu hàng mà không đủ tiêu chuẩn thì nhân viên nhận hàng sẽ kiến nghị

với người nhận chuyên chở về tình hình hàng hóa. Người chuyên chở sẽ

chịu trách nhiệm nếu như việc kiểm tra hàng tại cảng đến không có sai sót.

Bước 4 : Thanh toán hàng nhập khẩu.

Thường việc giao dịch buôn bán giữa công ty TCE và công ty đối tác dựa

vào mối quan hệ quen biết, tin tưởng lẫn nhau. Nên việc thanh toán khá

đơn giản . Hình thức thanh toán thường sử dụng là bù trừ công nợ hoặc

chuyển khoản.

Quy trình xuất khẩu

Bước 1:chuẩn bị hàng theo đơn đặt hàng

Sau khi nhận chỉ định xuất khẩu của bên TCE Hàn Quốc, TCEvina gom

hàng để thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Hàng xuất khẩu thường được đặt

với số lượng lớn mà được công ty đã sản xuất và đang lưu kho hoăc chuẩn

bị đưa vào sản xuất.

Cơ sở giao dịch được thực hiện giữa bên TCE Hàn Quốc và TCEvina.

Nghĩa là bên TCE Hàn Quốc là bên mua hàng, bên TCEvina là bên bán,

nhưng hàng lại được giao cho bên được TCE Hàn Quốc chỉ định.

Thời hạn đơn hàng tùy thuộc vào hình thức mua bán trao đổi. Nếu là xuất

khẩu thông thường thì thời hạn ngắn hơn thường là một đến hai tháng, nếu

là hợp đồng gia công thì thời gian sẽ dài hơn.

Bước 2 :đóng gói ,làm danh mục hàng hóa.(packing list)

Vì là mặt hàng vải thành phẩm nên được đóng ở dạng cây vải, kiện vải.do

đó việc đóng gói bao bì sản phẩm khá đơn giản. các loại bao bì đóng gói

thường được sử dụng là :carton, hòm ( case box ), kiện hay bì ( bale ). Việc

đóng gói kẻ kí mã hiệu theo tiêu chuẩn quốc tế quy định và phù hợp với

mặt hàng vải.

Các phương thức vận chuyển thường là đường biển hoặc là đường hàng

không. Đường hàng không thường được sử dụng với những đơn hàng gấp,

giao ngay và với số lượng không nhiều.

Bước 3 :kiểm tra chất lượng hang hoá.

Hàng được kiểm tra kĩ ngay tại xưởng sản xuất. việc kiểm tra ở cơ sở là do

“ tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm ” (KCS) tiến hành . Thủ trưởng

chịu trách nhiệm chính về phẩm chất hàng hoá, và buộc phải có chữ kí của

thủ trưởng ở giấy chứng nhận phẩm chất bên cạnh chữ kí của KCS

Bước 4: làm thủ tục hải quan.

Những giấy tờ cần thiết để hoàn tất thủ tục hải quan

- phiếu đóng gói (packing list)

- Phiếu đóng gói chi tiết (detail packing list)

- Hóa đơn thương mại (commercial invoice)

- Hợp đồng (sale contract)

- Bản khai hải quan (customs sheet)

Giấy tờ cần thêm khi thực hiện hợp đồng gia công

- Bảng kê định mức xuất khẩu

- Bảng kê nguyên phụ liệu

Khi mở tờ khai hải quan, TCEvina khai báo chi tiết về hàng hóa lên tờ

khai(customs declaration) để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ.

Tờ khai yêu cầu trung thực, chính xác. Nội dung tờ khai bao gồm tên hàng,

số lượng, giá trị, tên công cụ vận tải, xuất nhập khẩu với nước nào… Tờ

khai thường có mẫu sẵn của cơ quan hải quan. Khi nộp tờ khai phải kèm

theo những giấy tờ kể trên.

Bước 5 : Kiểm tra hải quan( kiểm tra thực tế)

Thường thì những mặt hàng mà TCEvina đem xuất khẩu không phải kiểm

tra thực tế mà chỉ phải kiểm tra giấy tờ. Giấy chứng nhận chất lượng hàng

của công ty do viện dệt may Việt Nam cấp. Ngoài ra có giấy chứng nhận

chất lượng cấp cơ sở cấp.

Sau khi kiểm tra hải quan niêm phong kẹp chì

Bước 6 : làm thủ tục thực xuất

Khi làm thủ tục thực xuất thì giấy tờ gồm có

- hợp đồng (sale contract)

- vận đơn (B/L hoặc AWB)

- tờ khai hàng xuất khẩu(export clearance sheet)

- Hóa đơn thương mại(commercial invoice)

Cũng như các doang nghiệp Việt Nam khác thì TCEvina cũng xuất khẩu

theo điều kiện FOB nên sau khi giao hàng lên phương tiện vận tải chỉ định

là hết nghĩa vụ.

bước 7: Hoàn thuế nhập khẩu.

Khi thực hiện một hợp đồng gia công hay nhập khẩu để sản xuất khẩu thì

khi xuất khẩu ngược trở lại, doang nghiệp sẽ được hoàn thuế nhập khẩu. Và

để được hoàn thuế TCEvina phải chuẩn bị những giấy tờ sau:

- Lập bảng kê tờ khai nhập khẩu

- Lập bảng kê tờ khai xuất khẩu

- Lập bảng nguyên phụ liệu dùng cho sản xuất xuất khẩu

- Lập bảng nguyên phụ liệu nhập,xuất,tồn.

- Lập bảng chứng từ thanh toán

- Lập bảng giá trị hàng xuất khẩu.

- Lập bảng số thuế được hoàn hoặc không thu

- Làm công văn hoàn thuế

- Lập bảng tổng hợp định mức cho các mã hàng xuất khẩu

- Lập bảng kê nguyên phụ liệu hoàn thuế

2. Đánh giá quy trình

TCEvina là một công ty mới được thành lập, nguồn vốn và máy móc do

bên TCE Hàn Quốc cung cấp do đó có những điểm mạnh và điểm yếu nhất

định.

Điểm mạnh: Loại hình xuất khẩu và nhập khẩu chính của công ty

TCEvina là xuất nhập khẩu tại chỗ. Tất cả các đơn hàng nhập khẩu và xuất

khẩu đều được đối tác là công ty mẹ TCE CORPORATION (headquarters)

bên Hàn Quốc chỉ định cho công ty TCEvina thực hiện, do vậy đối với loại

hình này thì bộ phận xuất nhập khẩu của công ty TCEvina không phải chịu

trách nhiệm về đơn hàng và áp lực về doanh số của công ty. Do đó đây là

một ưu điểm của một công ty mới được cơ cấu lại vốn ít, kinh nghiệm

không nhiều và chưa có mối quan hệ rộng rãi

TCEvina tận dụng được mối uy tín của công ty mẹ TCE Hàn Quốc nên đã

nhận được rất nhiều đơn hàng có giá trị lớn, ngoài ra với đặc điểm địa lý

thuận lợi về giao thông làm giảm các chi phí, giá thành nhân công rẻ làm

cho giá thành của sản phẩm đủ sức cạnh tranh với rất nhiều thị trường lớn.

Do TCEvina buôn bán xuất nhập khẩu dưới sự chỉ định của bên TCE

Hàn Quốc nên tính rủi ro trong quá trình làm việc của bộ phận xuất nhập

khẩu cũng ít bị rủi ro hơn vi:

Đối với hàng nhập khẩu thì bộ phận xuất nhập khẩu không phải trực tiếp

đi hỏi hàng, đặt hàng mà những việc trực tiếp giao dịch đặt đơn hàng, ký

kết hợp đồng tìm kiếm nhà cung cấp cho cac đơn hàng nhập khẩu, tất cả

các việc nay đã được công ty mẹ bên Hàn Quốc thực hiện và chỉ định cho

công ty TCEvina, bộ phận xuất nhập khẩu chỉ có nghĩa vụ thực hiện các thủ

tục để tiến hành nhập khẩu các lô hàng, gồm các công việc như nhận chứng

từ nhập khẩu từ nước ngoài gửi về sau đó chuẩn bị chứng từ để làm thủ tục

hải quan cho lô hàng . công việc chính là hoàn thành các thủ tục chứng từ

trong nội.

Đối với hàng xuất khẩu thì bộ phận xuất nhập khẩu cũng không phải

chào hàng, tìm kiếm đối tác mà công việc này đã có các bộ phận sales,

marketing của tổng công ty TCE Hàn Quốc thực hiện. Khi tìm thấy khách

hàng họ sẽ gửi đơn hàng về cho công ty TCE Hàn Quốc, sau đó TCE Hàn

Quốc chỉ định cho TCEvina lên kế hoạch sản xuất sau đó chuẩn bị các thủ

tục xuất hàng cho khách hàng. Do không chịu áp lực về khâu thủ tục giấy

tờ nên khâu thông quan hàng hóa diễn ra nhanh chóng, làm tăng tiến độ

làm việc của nhà máy tiết kiệm các chi phí lưu kho bãi, thời gian chờ hàng.

Điều này giữ vai trò hết sức quan trọng trong việc tăng uy tin tạo năng lực

canh tranh cho công ty.

Đối với hình thức sản xuất xuất khẩu thì doanh nghiệp còn không phải

nộp thuế nhập khẩu, khoản thuế này sẽ được hoàn sau khi xuất khẩu ngược

trở lại tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể cho công ty

Điểm yếu: Công ty mới cơ cấu lại và mới đưa vào sản xuất dây truyền công

nghệ mới nên còn gặp một vài khó khăn trong khâu quản lý và sản xuất.

Do TCEvina buôn bán xuất nhập khẩu dưới sự chỉ định của bên TCE Hàn

Quốc nên rất bị động trong quá trình chuẩn bị chứng từ vì mọi thông tin về

giao dịch kiểm tra và ký kết hợp đồng . Đối với hàng nhập khẩu thì giấy tờ

thủ tục đều do phái đối tác nước ngoài thực hiện nên sau khi hoàn thành

các thủ tục ở nước ngoài thì họ sẽ gửi cho phòng xuất nhập khẩu của công

ty để khai báo hải quan nhằm nhập khẩu

hàng, đây là một quá trình gồm nhiều công đoạn gián tiếp đan xen có thể

gây đến việc thông tin bị sai lệch. Mà một khi thông tin có sai lệch lại rất

khó khăn trong việc sửa chữa, khắc phục dẫn đến hậu quá rất nghiêm trọng

TCEvina không chỉ bị động trong việc lập giấy tờ hồ sơ mà còn bị động

trong khâu quản lý hàng sản xuất, lượng hàng không ổn định dẫn đến việc

tổ chức nhân công không ổn định lúc thiếu lúc thừa nhân công năng suất

lao động không đạt tối đa.

Khi giao nhận hàng, công ty thường thuê bao cả chuyến cho hãng chuyên

chở cả việc làm thủ tục hải quan, giao nhận hàng với hãng tàu tồn một chi

phí khá lớn, dây là một khoản chi phí rất lãng phí vì trong khi công việc

khai báo hải quan nhân viên của phòng xuất nhập khẩu có thực hiện được

không phải mất một khoản phí để thuê người làm. Đôi khi việc thuê bao

hãng vận tải nhân hàng tại cảng đến có đôi chút bất cập vì khi hàng giao

nhận tải xưởng không đủ tiêu chuẩn thì rất khó để xem xét là lỗi của người

giao hàng xuát khẩu, của chủ tàu hay người chuyên trở…. Việc bồi thường

có thể gây tranh cãi và mất rất nhiều thời gian để giả quyết.

Theo thói quen cũ thì các doanh nghiệp hiện nay vẫn xuất FOB nhập CIF

hoặc CFR nguyên nhân là do hãng tàu của ta chưa có uy tín trên trường

quốc tế, do tâm lý e ngại không muốn nhiều công đoạn, và cồn chưa hiểu

biết hết lợi ích của việc giành quền vận tải và TCEvina cũng vậy. Việc thay

đổi dần thói quen giúp cho công ty tăng doang thu giảm chi phí, giúp tạo cơ

hội cho các hãng tàu Việt Nam phát triển ngoài ra còn tăng ngoại tệ cho

quốc gia.

Khi mọi thứ đều có sẵn sẽ tạo tâm lý ỉ lại không muốn thay đổi trong tâm

lý của các nhân viên. Ngoài ra tính chất công việc đều đều còn đẫn đến sự

nhàm chán trong công việc, nhân viên không có động lực nhiều trong công

việc.

Hiện nay hệ thống hải quan điện tử chua phát triển nên việc làm thủ tục

còn rất khó khăn mất nhiều thời gian, đòi hỏi nhiều giấy tờ phức tạp.

3. nhận xét đưa ra đề xuất

Dần thay đổi cơ cấu, cách thức quản lý cũ học hỏi cách thức quản mới của

công ty TCE Hàn Quốc.

Khi nhận được chỉ định của TCE Hàn Quốc, đề nghị đối tác phải cung cấp

các thông tin cần thiết của các lô hàng một cách nhanh nhất để việc kiểm

tra diễn ra nhanh chóng để có những thay đổi kịp thời mà vẫn kịp tiến độ

Các phông ban trong công ty phối hợp nhịp nhàng để có sự tư vấn kịp thời

không gây tình trạng mất cân bằng trong khâu quản lý công nhân viên

trong công ty

Giảm bớt dần những khâu trung gian không cần thiết như thuê bao hãng

vận tải kiêm cả nhiệm vụ làm thu tục hải quan

Các nhân viên không ngừng học hỏi trau dồi kinh nghiệm làm việc. cáciên

trong bộ phận xuất nhập khẩu phải có tinh thần làm việc theo nhóm đẻ ddạt

được kết quả cao nhất.