Đồ án Chương trình quản lý đào tạo trường Đại học Thủy sản

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP:

CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦY SẢN

Mở ĐầU

Từ năm 1995 Trường Đại học Thủy sản bắt đầu tổ chức đào tạo theo học chế

học phần triệt để (còn gọi là học chế tín chỉ). Phần mềm “Hệ THốNG CHƯƠNG

TRÌNH QUảN LÝ Hệ TÍN CHỉ” do tác giả Thạc sỹ Võ Tấn Quân – ĐKBK Tp.

Hồ Chí Minh được dùng để phục vụ cho việc tổ chức đào tạo và quản lý sinh viên

theo học chế tín chỉ. Phần mềm này được viết hoạt động ở môi trường DOS với

phiên bản FOXPRO LAN 2.6. Chương trình được khai thác trên mạng Novell

NetWare hay Windows NT.

Qua hơn 8 năm hoạt động, chương trình luôn được cập nhập thay đổi nhằm

phù hợp với sự phát triển của nhà trường và sự thay đổi của quy chế quản lý. Đến

nay việc chuyển đổi phần mềm hoạt động ở môi trường Windows là việc làm cấp

thiết.

Dựa trên sườn đã có, lấy lại toàn bộ cấu trúc dữ liệu DBF và do công việc

hằng ngày đòi hỏi tôi mạnh dạn viết phần mềm “CHƯƠNG TRÌNH QUảN LÝ

ĐÀO TạO TRƯờNG ĐạI HọC THủY SảN” hoạt động ở môi trường Windows

98, Windows 2000, WindowsXP với ngôn ngữ Visual FoxPro 7.0 for Windows.

Chương trình này vẫn đang tiếp tục phát triển và hoàn chỉnh từng phần.

Chương trình được thực hiện dưới sự hướng dẫn tận tình của Thầy Thạc sỹ Đỗ

Như An, Thạc sỹ Võ Tấn Quân (ĐKBK Tp. Hồ Chí Minh); sự giúp đỡ của Khoa

Công nghệ Thông tin Trường Đại học Thủy sản, Phòng Đào tạo trường Đại học

Thủy sản, đã động viên tạo mọi điều kiện để chương trình hoàn thiện.

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc về những sự giúp đỡ quý báu đó.

Vì trình độ, kinh nghiệm thực tế và thời gian có hạn nên việc thực hiện

chương trình gặp rất nhiều khó khăn, chương trình chắc chắn còn rất nhiều thiếu

sót, rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý của các Thầy, các bạn đồng nghiệp và

những người có quan tâm đến vấn đề này.

Nha Trang, 8/2003

Chương I

MÔ Tả CHUNG CÁC

PHÂN Hệ CủA Hệ THốNG

I/ Các vấn đề chung :

1) Đặc điểm chính của chương trình :

Chương trình có đặc điểm chính như sau :

 Sử dụng trên mạng cục bộ (Mạng ngang hàng, Mạng Netware, Mạng

Windows NT, Mạng Windows 2000…), đảm bảo sự khai thác thông tin

của mọi đối tượng, kể cả sinh viên (nếu cần).

 Tích hợp tất cả các dữ liệu quản lý đào tạo chung trong một cơ sở dữ liệu,

bảo đảm tính nhất quán, không trùng lặp dữ liệu.

 Sử dụng để quản lý chung tất cả các hệ đào tạo (đào tạo tín chỉ, đào tạo

niên chế, đào tạo tại chức, đào tạo từ xa...) của nhà trường trong một cơ

sở dữ liệu duy nhất với cùng một giao diện khai thác.

 Phân quyền rõ ràng cho các cá nhân sử dụng, có ghi lại nhật ký cập nhật

dữ liệu (thời gian, cá nhân nhập liệu) một số số liệu quan trọng, nâng cao

tính an toàn cho dữ liệu nhập, nâng cao trách nhiệm của các cá nhân tham

gia nhập liệu cho hệ thống.

 Có phân quyền quản trị chung, quản trị phân hệ cho các cá nhân có trách

nhiệm quản lý.

 Có khóa sổ nhập liệu ở những thời điểm thích hợp để bảo đảm tính đúng

đắn cao cho dữ liệu.

 Có hệ thống lưu trữ và phục hồi dữ liệu, phòng hờ các tai nạn về dữ liệu

do sự cố điện, virus máy tính v.v..

Phần mềm “Chương trình quản lý đào tạo Trường Đại học Thủy sản” có

12 phân hệ : Quản Lý Sinh Viên, Quản Lý CBCNV, Quản Lý Điểm, Học Bổng &

Miễn Giảm Học Phí, Xếp Thời Khóa Biểu, Quản Lý Phòng Học, Quản Lý Học

Phí Tài Vụ, Quản Lý Chương Trình Đào Tạo, Quản Lý Khối Lượng Giảng Dạy,

Đăng Ký Môn Học, Tuyển Sinh, Thông Tin Phục Vụ Lãnh Đạo.

Do thời gian có hạn nên chỉ tập trung viết hoàn thiện 6 phân hệ : Quản Lý

Sinh Viên, Quản Lý Điểm, Học Bổng & Miễn Giảm Học Phí, Quản Lý Học Phí

Tài Vụ, Đăng Ký Môn Học.

Các phân hệ còn lại chỉ thực hiện các thao tác lệnh cần thiết có liên quan với

các phân hệ khác và sẽ lần lượt được hoàn thiện trong thời gian tới.

2) Môi trường hoạt động :

Chương trình hoạt động ở môi trường Windows 98, Windows 2000,

WindowsXP với ngôn ngữ Visual FoxPro 7.0 for Windows.

3) Font tiếng Việt trên màn hình :

Chương trình dùng trên nền Windows, font TCVN3 - ABC, font của môi

trường Windows.

4) Font tiếng Việt trên máy in :

Font TCVN3 - ABC, driver của môi trường Windows, vì vậy in được trên tất

cả các loại máy in.

5) Máy tính đơn và mạng máy tính :

Chương trình có thể vận hành trên máy đơn hoặc trên môi trường mạng.

Có thể dùng mạng nội bộ Windows 2000, Windows NT hoặc mạng ngang

hàng.

Cần phải phân quyền cho các user và khai thác chương trình trên mạng nội bộ

(LAN).

II/ Các phân hệ của hệ thống :

Có tổng cộng 12 phân hệ trong hệ thống (Hình 1) :

STT

Phân Hệ

Quản Lý Sinh Viên

Viết Tắt

Mã Phân Hệ

QL

S

V

1

2

3

4

5

S

Quản Lý CBCNV

N

D

B

X

QL

N

S

D

IEM

Quản Lý Điểm

H

B

HP

Học Bổng và Miễn Giảm Học

Xếp Thời Khóa Biểu

X

TKB

6

Quản Lý Phòng Học

P

QL

P

H

QLT

V

C

TDT

K

LGD

DK

M

H

T

SDH

PV

L

D

7

V

Quản Lý Học Phí Tài Vụ

8

Quản Lý Chương Trình Đào

C

Quản Lý Khối Lượng Giảng

K

9

10

11

12

M

T

Đăng Ký Môn Học

Tuyển Sinh

Thông Tin Phục Vụ Lãnh Đạo

L

Ngoài ra còn có phân hệ Hệ Thống Quản Lý (HTQL), chữ viết tắt là H, phân

hệ này không có dữ liệu của người sử dụng, chỉ chứa các thông tin chung của toàn

hệ thống.

Phân hệ Thông Tin Phục Vụ Lãnh Đạo cũng không có dữ liệu riêng của người

sử dụng, phân hệ này tham khảo dữ liệu từ tất cả các phân hệ khác.

Quản lý Nhân sự

Quản lý Điểm

Đăng ký Môn học

KLượng Giảng dạy

Quản lý Tài vụ

Quản lý Phòng học

TTin phục vụ LĐạo

Quản lý Sinh viên

Xếp Thời khóa biểu

Chương trình Đào tạo

Học bổng & Miễn giảm HPhí

Tuyển sinh

Hình 1 : Các phân hệ trong hệ thống.

1) Nhiệm vụ chung của từng phân hệ :

Như tên gọi của các phân hệ, các nhiệm vụ chính của các phân hệ có thể tóm

tắt như sau :

1.1. Quản Lý Sinh Viên (QLSV) :

 Quản lý danh sách sinh viên & lý lịch sinh viên. Cập nhật danh sách sinh viên

& lý lịch trích ngang theo thời gian thực.

 Thống kê, tổng hợp danh sách sinh viên.

 Tìm kiếm, khai thác dữ liệu sinh viên.

 In các biểu mẫu về quản lý sinh viên.

 Cung cấp dữ liệu cho các phân hệ : quản lý điểm, đăng ký môn học, học bổng

học phí.

 Có các tiện ích kiểm tra số liệu nhập.

 Quản lý sinh viên nhiều hệ đào tạo khác nhau trong cùng một cớ sở dữ liệu.

 Quan tâm đến đặc thù của học sinh tạm dừng.

 Lưu trữ tất cá các biến động về danh sách sinh viên, tiện cho việc thống kê sĩ

số, thống kê tình trạng biến động sĩ số…

 Quản lý vấn đề khen thưởng, kỷ luật sinh viên.

 In các biểu mẫu phù hợp với yêu cầu báo cáo cho Bộ Giáo Dục.

 Khóa sổ nhập liệu biến động sinh viên (theo học kỳ) ở những thời điểm thích

hợp để giữ mức tin cậy số liệu thông tin quản lý sinh viện ở mức cao.

1.2. Quản Lý CBCNV (QLNS) :

 Cập nhật danh sách cán bộ & lý lịch trích ngang theo thời gian thực.

 Thống kê, tổng hợp danh sách cán bộ.

 Tìm kiếm, khai thác dữ liệu cán bộ.

 In các biểu mẫu về quản lý cán bộ.

 Cung cấp dữ liệu cho các phân hệ : xếp thời khóa biểu, khối lượng giảng dạy.

Phân hệ QLCBCNV này chú trọng để phục vụ quản lý đào tạo, không đặt

trọng tâm như một phân hệ quản lý nhân sự.

1.3. Quản Lý Điểm (DIEM) :

 Cập nhật, sửa đổi, quản lý điểm bài tập, kiểm tra, điểm thi, điểm tổng hợp cho

từng sinh viên có đăng ký môn học từng học kỳ.

 Cập nhật, sửa đổi, quản lý điểm phúc tra, điểm bảo lưu.

 Thực hiện qui trình phúc tra điểm thi: Danh sách, nhập điểm, hồi điểm phúc

tra…

 Thực hiện qui trình tạo phách để chấm điểm: Danh sách, tạo phách, in đối

chiếu phách – số báo danh, nhập điểm theo phách, hồi điểm…

 Tổng kết , thống kê kết quả điểm thi cho toàn trường, theo ngành, theo môn

học.

 Xét các tiêu chuẩn học lực dựa vào điểm (để khen thưởng, cấp học bổng buộc

thôi học ...).

 Trích lọc danh sách theo điều kiện điểm tùy ý (với biểu thức ràng buộc tùy

chọn).

 Quản lý nhiều qui chế điểm khác nhau trong cùng một hệ thống. (Cách thức

cộng điểm, cách thức tính đạt, xét nợ học phần. v.v...).

 Xét phân loại sinh viên (điểm thi & điểm tốt nghiệp) theo các qui định phân

loại khác nhau của từng loại qui chế.

 Tính tự động các loại điểm trung bình khác nhau tùy theo hệ đào tạo: Điểm

trung bình năm học, điểm trung bình giai đoạn, điểm trung bình học bồng,

điểm trung bình lần 1, điểm trung bình cao…

 Xét nợ học phần, xét tạm dừng, buộc thôi học cho từng học kỳ, từng năm học,

từng giai đoạn đúng với qui chế hiện hành.

 Xét đạt / không đạt các tiêu chuẩn hoàn thành các giai đoạn của các hệ/ngành

khác nhau. (Tiêu chuẩn do người quản trị thiết lập động theo qui chế từng thời

điểm xét).

 In các biểu mẫu quản lý điểm. (Đặc biệt các bảng điểm ra trường, các bảng

điểm lưu tại phòng Đào tạo có thể in dạng nhiều cột).

 Thiết lập lịch thi lại cho sinh viên các môn học không đạt (danh sách, phòng

thi, nhập điểm…).

 Thiết lập lịch thi giữa học kỳ cho sinh viên các môn học của học kỳ (danh

sách, phòng thi, nhập điểm...).

 Thiết lập lịch thi cuối học kỳ cho sinh viên các môn học của học kỳ (danh

sách, phòng thi, nhập điểm).

 Cho phép tổ chức thi học kỳ, thi giữa học kỳ nhiều đợt thời gian khác nhau

trong một học kỳ.

 Khóa sổ nhập liệu điểm ở những thời điểm thích hợp để giữ mức tin cậy số

liệu điểm ở mức cao.

 So sánh sự khác biệt về điểm của tất cả sinh viên (theo học kỳ) ở thời điểm bất

kỳ với dữ liệu đã lưu trước đó để giữ mức tin cậy số liệu điểm ở mức cao.

 Có các tiện ích kiểm tra số liệu nhập.

 Tìm kiếm, khai thác số liệu về điểm thi.

 Cung cấp số liệu cho phân hệ học bổng, học phí.

1.4. Học Bổng và Miễn Giảm Học Phí (HBHP) :

 Phân phối, cập nhật, quản lý học bổng khuyến khích, học bổng chính sách, học

bổng trợ cấp xã hội, học bổng ưu đãi.

 Tính toán học bổng khuyến khích theo các mô hình học bổng khác nhau.

 Nhập và quản lý danh sách miễn giảm học phí cho cả 2 đối tượng: Sinh viên

thường và sinh viên diện chính sách.

 Theo dõi việc nhận các loại học bổng theo từng tháng.

 Kết hợp với khen thưởng và kỷ luật của sinh viên trong phân hệ quản lý sinh

viên, kết hợp với phân hệ điểm để lọc ra danh sách học bổng khuyến khích.

 In các biểu mẫu về quản lý học bổng.

 In các biểu mẫu về quản lý miễn giảm học phí.

 Thống kê, tổng hợp số liệu học bổng.

 Thống kê, tổng hợp số liệu miễn giảm học phí.

 Tìm kiếm, khai thác số liệu học bổng.

1.5. Xếp Thời Khóa Biểu (XTKB) :

 Xếp thời khóa biểu từng học kỳ của các môn học mở trong học kỳ (cho phép

TKB khác nhau hàng tuần).

 Quản lý biểu đồ giảng dạy và học tập của các lớp xếp thời khóa biểu.

 Quản lý biểu đồ giảng dạy và học tập của các nhóm môn học.

 Quản lý thời khóa biểu hàng tuần của các nhóm môn học, các lớp, các phòng

học, các CBGD.

 Tìm kiếm, trích lọc, in các biểu liệt kê, thống kê.

1.6. Quản Lý Phòng Học (QLPH) :

 Quản lý việc sử dụng phòng đột xuất không nằm trong phân hệ xếp thời khóa

biểu.

 Tìm kiếm, trích lọc, in các biểu liệt kê, thống kê.

 Lịch sử dụng phòng hàng ngày.

 Phân bố sử dụng phòng hàng tuần.

 Lịch sử dụng một phòng học.

 Danh sách kiểm tra thực hiện giảng dạy.

1.7. Quản Lý Học Phí Tài Vụ (QLTV) :

 Quản lý việc đóng học phí của từng sinh viên (Phòng Tài Vụ).

 Kết hợp với phân hệ học bổng và miễn giảm học phí, theo dõi việc miễn giảm

học phí của sinh viên.

 In các hóa đơn học phí cho sinh viên.

 In theo dõi học phí của từng sinh viên cho toàn khóa học.

 Theo dõi các khoản thu chi khác liên quan đến học phí: Hoàn học phí, hủy hóa

đơn, xóa nợ học phí.

 In các biểu tổng hợp về đóng học phí, danh sách SV chưa đóng học phí.

 Thống kê, tổng hợp số liệu học phí.

 Tìm kiếm, khai thác số liệu học phí.

 Khóa sổ nhập liệu học phí (theo học kỳ) ở những thời điểm thích hợp để giữ

mức tin cậy số liệu quản lý ở mức cao.

1.8. Quản Lý Chương Trình Đào Tạo (CTDT) :

 Cập nhật, sửa đổi, quản lý chương trình đào tạo chung, chương trình đào tạo

từng học kỳ của các ngành học.

 Lưu trữ chương trình đào tạo chung từng hệ/ngành, chương trình quản lý đào

tạo dự kiến từng khối lớp khác nhau, chương trình đào tạo thực sự vận hành

của các khối lớp. So sánh tiến độ thực hiện …

 Quản lý chương trình đào tạo ở 3 mức: (1) chương trình đào tạo chung từng

hệ/ngành, (2) chương trình quản lý đào tạo dự kiến từng khối lớp khác nhau,

(3) chương trình đào tạo thực sự vận hành của các khối lớp.

 Cập nhật và theo dõi lịch học vụ (từng tuần) cho các khối lớp.

 In các biểu mẫu quản lý chương trình đào tạo.

 Quản lý các thuộc tính của các môn học (tín chỉ, môn học tiên quyết, song

hành, mức học phí...).

 Tìm kiếm, khai thác số liệu của chương trình đào tạo.

 Có các tiện ích kiểm tra số liệu nhập.

 Cung cấp thông tin về CTDT, về lịch học vụ hàng tuần cho các phân hệ điểm,

xếp thời khóa biểu, đăng ký môn học, khối lượng giảng dạy.

 Quản lý các tiêu chuẩn xét tốt nghiệp, tiêu chuẩn xét hoàn thành giai đoạn,

tiêu chuẩn xét chứng chỉ quốc gia.

 Quản lý biểu đồ giảng dạy và học tập của các khối lớp.

 Tìm kiếm, trích lọc, in các biểu liệt kê, thống kê.

1.9. Quản Lý Khối Lượng Giảng Dạy (KLGD) :

 Quản lý khối lượng giảng dạy của từng CBGD, Bộ Môn, Khoa.

 Tính toán thù lao giảng dạy cho từng CBGD, Bộ Môn, Khoa.

 Tìm kiếm, trích lọc, in các biểu liệt kê, thống kê.

1.10. Đăng Ký Môn Học (DKMH) :

 Quản lý đồng thời việc đăng ký theo nguyện vọng của hệ tín chỉ và đăng ký tự

động cho sinh viên hệ niên chế.

 Nhập, quản lý số liệu đăng ký môn học của từng sinh viên cho hệ tín chỉ.

 Nhập và xét đăng ký môn học cho từng sinh viên (theo nguyện vọng của sinh

viên), bảo đảm cho mỗi sinh viên có một thời khóa biểu học riêng và không

trùng. Cố gắng tối ưu việc sử dụng phòng học và sĩ số thích hợp cho mỗi

nhóm môn học.

 Xét vét đăng ký sinh viên tăng cao khả năng xét được đăng ký cho SV trong

hoàn cảnh thiếu tài nguyên.

 Nhập và xét đăng ký theo từng môn học.

 Tự động tính toán học phí cho sinh viên.

 Tổ chức nhiều đợt đăng ký khác nhau cho các lớp (nếu cần thiết).

 Nhập, quản lý số liệu đăng ký môn học các môn học lại, học vượt của từng

sinh viên cho hệ niên chế.

 Đăng ký môn học tự động của từng sinh viên cho hệ niên chế.

 Trích lọc số liệu trước đăng ký/sau đăng ký.

 Thống kê, tổng hợp số lượng đăng ký.

 In các biểu mẫu đăng ký môn học.

 Tìm kiếm, khai thác dữ liệu đăng ký.

 Cung cấp số liệu cho phân hệ quản lý điểm & phân hệ học bổng, học phí.

 Xếp lịch thi học kỳ.

 Quản lý TKB học & lịch thi của từng sinh viên.

1.11. Tuyển Sinh (TSDH) :

 Quản lý danh sách thí sinh nộp đơn, thí sinh dự thi.

 Đánh số báo danh, tạo phách, nhập điểm, hồi phách.

 Thống kê để xét điểm chuẩn & Xét tuyển.

 Quản lý chấm phúc tra.

 Quản lý danh sách trúng tuyển.

 Tìm kiếm, trích lọc, in các biểu liệt kê, thống kê.

1.12. Thông Tin Phục Vụ Lãnh Đạo (PVLD) :

Tìm kiếm, trích lọc, in các biểu liệt kê, thống kê các thông tin từ các phân hệ

theo quyền hạn của từng cá nhân (CBGD, sinh viên, nhân viên phòng ban ...).

Chẳng hạn sinh viên có thể biết đuợc các thông tin: điểm, đăng ký môn học, học

bổng, học phí, thời khóa biểu của chính mình, CBGD có thể biết được thông tin:

khối lượng giảng dạy, thời khóa biểu của chính mình...

2) Ý nghĩa của các chữ viết tắt từng phân hệ :

Mỗi phân hệ đều có một tên tắt và một ký tự viết tắt (Ví dụ Phân hệ quản lý

sinh viên có tên tắt là QLSV có ký tự viết tắt là S...). Ý nghĩa của chúng như sau :

Tên tắt để đặt tên cho thư mục tương ứng của các phân hệ và sử dụng trong

khi lập trình.

Ký tự viết tắt dùng làm chữ bắt đầu của các file chương trình và file dữ liệu

của các phân hệ. (Ví dụ các file chương trình & file dữ liệu của phân hệ quản lý

sinh viên đều bắt đầu bằng chữ S).

3) Tổ chức thư mục của hệ thống :

3.1. Tổ chức chung của cây thư mục :

DBF

VFW

BMP

Chứa dữ liệu.

Chứa chương trình.

Chứa các file hình ảnh của QLSV và QLNS.

3.2. Tổ chức nhánh thư mục DBF :

DBF

CHNG

USER

FMEM

QLSV

Dữ liệu chung của đơn vị

Dữ liệu riêng của Users

Dữ liệu của các quản trị viên phân hệ

991

992

001

Dữ liệu phân hệ QLSV

từng học kỳ

DIEM

991

992

001

Dữ liệu phân hệ DIEM

từng học kỳ

...

v.v...

3.3. Tổ chức nhánh thư mục VFW :

VFW

CLASS

FORM

REPORT

HINH

Các class của hệ thống

Các form của hệ thống

Các report của hệ thống

Các hình ảnh của hệ thống

HTQL

Các hàm, thủ tục chung hoặc thông dụng

QLSV

Các hàm và thủ tục của phân hệ QLSV

Các hàm và thủ tục của phân hệ DIEM

DIEM

...

v.v.

Các lưu ý về nhánh thư mục VFW

 Các thư mục con của nhánh thư mục VFW chứa chương trình nguồn.

 Thư mục này được phân quyền read-only cho tất cả các user, ngoại trừ quản

trị viên & người phát triển hệ thống (được phân công nhiệm vụ sửa chương

trình nguồn, khi cần thiết).

III/ Vận hành hệ thống - Môi trường làm việc của người sử dụng :

1) File config.sys :

Chèn thêm dòng sau đây (hoặc tăng thêm số file mở nếu đã có)

files=200

Nếu sử dụng Windows 2000 hoặc Windows XP : Chèn files=200 vào file

config.NT trong Windows\System32\

2) Thư mục làm việc của người sử dụng :

Mỗi user cần tạo một thư mục làm việc trên máy đơn hoặc trên server.

ở một thời điểm, mỗi thư mục làm việc chỉ được sử dụng bởi nhiều nhất 1

user.

Thư mục làm việc nên có tên chính là username.

Thư mục làm việc chỉ chứa các file trung gian khi làm việc, không chứa các

file kết quả hoặc các file dữ liệu riêng của người dùng.

3) SHORTCUT chạy chương trình :

Từ Desktop của Windows tạo SHORTCUT có properties như sau : (Hình 2)

Target :

"C:\Program

Files\Microsoft Visual FoxPro

7\vfp7.exe"

-c

-t

d:\DHTS\vfw\htql\config.fpw

d:\DHTS\vfw\htql\hmenu.fxp

Start in :

d:\anh\

Thư mục làm việc của người sử

dụng.

4) Đăng nhập hệ thống :

Mỗi user đều có một mật khẩu riêng để thâm nhập chương trình.

Có hai mức mật khẩu, hai mật khẩu này không nhất thiết phải giống nhau :

- Mật khẩu mạng cục bộ (LAN)

- Mật khẩu chương trình (Hình 3).

Khi đăng nhập vào hệ thống, user phải trả lời đúng mật khẩu mới được khai

thác.

Để bảo đảm mật khẩu không bị lộ, người sử dụng nên thay đổi mật khẩu một

cách định kỳ.

Hình 3 : Username và mật khẩu khi vào hệ thống.

5) Cửa sổ browse :

Hầu hết các bảng trong chương trình được trình bày bằng dạng browse. Một số

cửa sổ cho phép sửa dữ liệu trực tiếp trên màn hình browse, một số khác chỉ cho

phép đọc dữ liệu.

Hình 4 : Cửa sổ browse khi xem tự điển sinh viên.

6) Chỉnh định tham số người sử dụng :

Mỗi user có một số tham số chỉnh định riêng cho các phiên làm việc của mình.

Ví dụ : Các thói quen, giá trị mặc nhiên của năm học, học kỳ hiện thời …

Các thông tin này lưu trong 2 file: hthtin.mem và z_info.mem. Hai file này

lưu trong thư mục làm việc của từng người sử dụng.

Trong lần chạy chương trình đầu tiên, 2 file này sẽ được tự động sinh ra.

Nếu xóa 2 tập tin này, các giá trị chỉnh định sẽ được gán lại từ đầu.

7) Khắc phục lỗi xảy ra khi vận hành chương trình :

Sau đây là một số báo lỗi và một số thông báo có thể gặp phải khi vận hành hệ

thống kèm theo các cách khắc phục hoặc giải quyết :

 Chưa Cấp Phát Quyền Sử Dụng :

Xảy ra khi người sử dụng chưa được cấp phát quyền khai thác.

Liên hệ với quản trị viên để được cấp phát quyền.

 File ... Đang Bị Mở Bởi Người Khác :

Khi hệ thống có nhu cầu mở một file riêng theo chế độ EXCL=ON, (chẳng

hạn cần Reindex) nhưng trên mạng đang có người sử dụng file này; nếu cần tiếp

tục, yêu cầu các người sử dụng khác (đang mở file này) tạm ngưng chương trình và

chạy lại chức năng đang chạy, hoặc đợi một dịp khác thuận tiện (không có người

đang sử dụng file này) sẽ chạy lại.

Đôi khi lỗi này có thể xảy ra khi đăng nhập (LOGIN) ở 2 trạm làm việc

(workstations) khác nhau từ 1 thư mục làm việc giống nhau trên mạng. Trong

trường hợp này một workstation phải thoát ra và đăng nhập lại từ một thư mục làm

việc khác.

 Data is not order/Record is out of range :

Lỗi này có thể do file bị mất index vì một lý do nào đó.

Chức năng này thực hiện khi phát hiện hệ thống chạy không đúng đắn, dẫn

đến các kết quả sai lệch hoặc báo lỗi “Record is out of range”.

Các file DBF trong hệ thống được thực hiện index bằng loại file compound

index CDX.

File index cdx giúp chương trình xử lý, tình toán, tìm kiếm nhanh hơn rất

nhiều lần. Tuy nhiên nếu file cdx bị hư, việc xử lý sẽ có nhiều khả năng rối loạn và

sai.

Việc mất index (do hư file cdx) thông thường chỉ xảy ra do sự cố mất điện đột

xuất trong lúc đang ghi file, do thay đổi cấu trúc file ngoài chương trình, do chép

một file từ đĩa lưu trữ vào đĩa làm việc mà không kèm theo file index CDX, v.v...

Công việc Reindex là vô hại cho hệ thống nhưng chỉ thực hiện được nếu trên

mạng không có ai đang sử dụng chương trình. Khi cần reindex (hoặc cần bảo trì

chương trình), quản trị viên hãy yêu cầu tất cả người sử dụng ngưng sử dụng

chương trình.

Trong trường hợp này quản trị viên cần chạy chức năng REINDEX để index

lại các file DBF.

Nói chung khi mất index, hệ thống có thể sẽ còn một số báo lỗi khác nữa

không thể tiên liệu hết trong mọi tình huống (Ví dụ Variables ... not found, v.v..).

Chức năng Reindex là một chức năng vô hại, khi cần thiết có thể dùng nó như một

cách để thử khắc phục một số lỗi thông thường hoặc lỗi chưa tìm ra nguyên nhân.

 Too Many Files Open :

Lổi này do file config gán giá trị file quá nhỏ hơn nhu cầu của hệ thống.

Thêm dòng lệnh files=200 trong config.sys (hoặc tăng số file thành 200 nếu đã

có). Nếu sử dụng Windows 2000 hoặc Windows XP : Chèn files=200 vào file

config.NT trong Windows\System32\

 Too many memory variables :

Lỗi này được gây ra bởi foxpro không tham chiếu đến dòng lệnh:

mvcount=1200 trong file config.fpw (lưu trong ...\VFW\HTQL)

Để foxpro có thể tham chiếu đến file config.fpw này, cần phải chạy lệnh sau

đây ở cửa sổ lệnh : set foxprocfg=d:\DHTS\vfw\htql\config.fpw

(Giả sử d:\DHTS là thư mục của hệ thống)

 Source not available/Source is out of date :

Lỗi này xảy ra khi chương trình nguồn PRG đã lưu trữ nơi khác và chương

trình dịch (.FXP) chạy có lỗi (Sẽ báo 1 lỗi tương ứng kèm theo).

Ghi nhận tình trạng lúc xảy ra báo lỗi và báo với quản trị viên để tìm cách

khắc phục.

Chương II

BẢO MẬT CỦA HỆ THỐNG

I/ Phân quyền trong quản trị hệ thống :

1) Quản trị viên :

Ngoài vai trò người quản trị mạng (supervisor) của mang nội bộ LAN, cần có

một người giữ vai trò quản trị viên. Quản trị viên có nhiệm vụ theo dõi vận hành

của chương trình ở mức vĩ mô và làm đầu mối để quan hệ với nhóm lập trình trong

việc phát triển hệ thống. Các công việc của quản trị viên bao gồm :

 Phân công, phân quyền hệ thống.

 Chỉnh định các thông số chung của hê thống.

 Bảo trì và kiểm soát toàn bộ hoạt động.

 Đề ra các phương hướng cải tiến, phát triển hệ thống.

Trong một cơ quan có qui mô nhỏ: Quản trị mạng và quản trị viên có thể là 1

người.

Quản trị viên có toàn quyền trên tất cả các phân hệ.

2) Các quản trị viên phân hệ :

Ngoài vai trò quản trị viên (chung), cần có các nhân viên giữ vai trò quản trị

viên phân hệ. Quản trị viên phân hệ có nhiệm vụ :

 Quản lý các tự điển (danh mục) do phân hệ quản lý.

 Chỉnh định các thông số chung của hê thống.

 Bảo trì và kiểm soát toàn bộ hoạt động.

 Đề ra các phương hướng cải tiến, phát triển phân hệ.

Ngoài ra còn có nhiệm vụ phân công, phân quyền một vài loại hình công việc

trong phân hệ (nếu có).

Ví dụ: Có hay không cho phép một nhập liệu viên quyền đăng ký môn học quá

sĩ số cho phép v.v...

Một phân hệ có thể cử 1 hoặc nhiều quản trị viên tùy theo qui mô dữ liệu.

Một user cũng có thể được phân công quản lý nhiều phân hệ khác nhau.

Phân hệ Thông Tin Phục Vụ Lãnh Đạo không cần quản trị viên phân hệ.

Quản trị viên phân hệ có toàn quyền trên phân hệ do mình phụ trách và có

quyền ghi trên thư mục DBF\FMEM

3) Các user sử dụng các phân hệ :

Các user trên một phân hệ có thể chia làm 3 mức :

 Mức không có quyền khai thác.

 Mức có quyền khai thác ở chế độ Chỉ Đọc (Read Only).

 Mức có quyền khai thác ở chế độ Đọc/Ghi (Read/Write).

4) Phân quyền mức mạng :

Việc phân quyền trên các thư mục và các file của hệ thống là rất cần thiết, nó

bảo đảm cho việc bảo mật và an toàn dữ liệu của hệ thống.

Mỗi một người sử dụng hệ thống được cấp 1 username duy nhất (thường là tên

thường gọi của người đó: DUNG, NGA, ...).

Quản trị viên có tên mặc định là HTQL. Không thể thay đổi.

Quản trị viên muốn vận hành chương trình bình thường như các người sử

dụng khác thì cần có thêm một username khác.

Quản trị viên có đầy đủ các quyền hạn trên thư mục của hệ thống và có quyền

cấp quyền (mức mạng) cho các thành viên trong nhóm.

Người quản trị mạng (supervisor) tạo một nhóm (group) mà thành viên là các

người sử dụng hệ thống.

Người quản trị mạng (supervisor) tạo thêm nhiều nhóm nhỏ theo các phân hệ

(12 phân hệ), đặt tên nhóm này trùng tên với các phân hệ cho dễ nhớ (QLSV, DIEM

...). Thêm thành viên của nhóm là tất cả các cá nhân có quyền nhập liệu trên phân

hệ tương ứng.

Lưu ý: Một cá nhân có thể là thành viên của nhiều nhóm.

Người quản trị mạng (supervisor) phân quyền dữ liệu trên máy chủ như sau :

 Thư mục VFW chỉ được cấp quyền chỉ đọc (Read Only) cho tất cả các

người sử dụng hệ thống.

 Thư mục ...\DBF\<phan_he> chỉ được cấp quyền ghi/đọc (Read &

Write) cho các thành viên của nhóm thuộc phân hệ tương ứng. Các

users/groups thuộc nhóm khác chỉ được cấp quyền chỉ đọc (Read Only)

hoặc thậm chí có thể không có quyền đọc.

 Thư mục ...\DBF\FMEM phân quyền ghi/đọc (Read & Write) cho tất

cả các quản trị viên.

 Thư mục ...\DBF\USER phân quyền ghi/đọc (Read & Write) cho tất cả

các người sử dụng hệ thống.

Mạng ngang hàng có chế độ phân quyền rất đơn giản, vì vậy sẽ không bảo

đảm độ tin cậy cần thiết. Nên dùng mạng Windows 2000, Windows NT .

5) Các ngoại lệ khi phân quyền mức mạng :

5.1. Ngoại lệ 1 :

Khi phân quyền đăng ký môn học cho nhóm Đăng ký môn học, ngoài thư mục

DBF\DKMH, phải phân quyền ghi trên thư mục gốc và thư mục tương ứng của học

kỳ đăng ký của phân hệ DIEM (DBF\DIEM và DBF\DIEM\<nnh>). Sau khi đã

hoàn thành việc đăng ký (trước khi nhập điểm chính thức), phải thu hồi quyền ghi

trên phân hệ điểm.

5.2. Ngoại lệ 2 :

Nếu sử dụng việc nhập điểm qua file trung gian, người nhập điểm được phân

quyền ghi trên tất cả các file của phân hệ DBF\DIEM, ngoại trừ file

DBF\DIEM\<nnh>\DIEM.DBF

5.3. Ngoại lệ 3 :

Cần cấp quyền ghi/đọc (Read & Write) cho các nhập liệu viên phân hệ Học

phí Tài Vụ (QLTV) trên file MHOADON.DBF (có ở tất cả các học kỳ, thuộc phân

hệ Đăng ký Môn Học (DKMH)).

Lưu ý quan trọng : Mặc dù về nguyên tắc, user nhập liệu được phân quyền ghi trên

toàn bộ phân hệ, tuy nhiên do có chức năng khóa sự thay đổi số liệu trên học kỳ, vì

vậy đối với các học kỳ được khóa, ngoài việc khóa ở mức chương trình, nên kết hợp

khóa luôn quyền ghi (mức mạng) ở học kỳ bị khóa tương ứng để bảo đảm độ tin cậy

của vấn đề khóa dữ liệu.

Ví dụ: Học kỳ 992 đã khóa sổ về điểm, thì thư mục DBF\DIEM\992 cũng bị

khóa Ghi (Chỉ Đọc /Read Only) cho tất cả các user khai thác, kể cả các nhập liệu

viên phân hệ quản lý điểm (DIEM).

6) Phân quyền mức chương trình :

Phân quyền mức chương trình cần tiến hành trong khi vận hành chương trình.

Chức năng này dành riêng cho quản trị viên.

Phân quyền mức chương trình cũng tương tự như với phân quyền mức mạng

và thường được tiến hành đồng thời.

Hai mức phân quyền này nói chung phải có quyền hạn tương đương nhau.

II/ Tiện ích quản trị hệ thống (HTQL) :

1) Thủ tục hutils : (Xem chương trình ở phần Phụ lục)

Các công việc của quản trị chung tập trung ở thủ tục HUTILS.

Các công việc này bao gồm :

 Thêm bớt người sử dụng.

 Thêm bớt nhóm sử dụng.

 Cấp quyền cho nhóm/người sử dụng.

 Thay đổi thông số chung.

 Nhập ngày/tuần đầu các học kỳ.

 Tạo thư mục học kỳ mới.

 Reindex các tập tin.

 Reindex toàn bộ cơ sở dữ liệu.

 Bảo trì dữ liệu.

 Thay đổi chiều dài mã số.

 Đổi mật khẩu.

 Bổ sung chương trình tạm thời.

 Khóa mở quyền khai thác theo học kỳ.

 Quyền quản trị phân hệ.

 Chỉnh định thông số biểu in.

Để chạy thủ tục HUTILS, thực hiện các lệnh sau : (Hình 5)

Hình 6 : Giao diện Tiện ích quản trị hệ thống.

2) Qui hoạch Groups :

 Mỗi group có một tên dài tối đa 8 chữ cái, con số hoặc dấu _

 Nên đặt trùng tên với phân hệ cho dễ nhớ.

 Mỗi 1 group có thể có 1 hoặc nhiều users.

3) Qui hoạch Users :

 Mỗi người sử dụng được cấp một username.

 Username dài tối đa 8 chữ cái, con số hoặc dấu _

 Nên đặt trùng tên với user cho dễ nhớ.