Đồ án Công tác quản lý Thư viện tại trường Đại học Dân lập Hải Phòng
ĐỀ TÀI:
Công tác quản lý Thư viện tại Trường
ĐHDL Hải Phòng
Môn : Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống
1. Mô tả thực trạng thực tế của hệ thống cũ
Trong quá trình khảo sát thực tế từ hệ thống Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải Phòng. em
thu nhận được một số vấn đề sau:
Hệ thống Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải Phòng là một trong những hệ thống Quản lý
thư việnlớn của hệ thống các thư viện trong thành phố Hải Phòng. Công tác quản lý “Thư
viện ” tại Trường ĐHDL Hải Phòng thời gian trước khi tin học hoá chưa phát triển thì công
việc quản lý chủ yếu dùng phương pháp thủ công, tức là quản lý trên các giấy tờ sổ sách dẫn
đến việc lưu giữ rất cồng kềnh, gây tốn nhiều thời gian, công sức và thiếu độ chính xác . Do
đó, công việc quản lý sử dụng phương pháp thủ công sẽ không đáp ứng được nhiệm vụ và mục
tiêu của hệ thống và nó cũng gây ảnh hưởng rất lớn tới năng suất, chất lượng và hiệu quả của
công việc. Để khắc phục các nhược điểm trên đây, đồng thời nhờ vào sự phát triển nhanh
chóng của Công nghệ.thông tin thì xây dựng một chương trình quản lí hệ thống “Thư viện”
giúp cho công tác quản lí là một nhu cầu cần thiết cấp bách hiện nay để tự động hóa công tác
2.Yêu cầu của hệ thống mới
Trong thời kì tin học phát triển ,để khắc phục nhược điểm trên đây Trường ĐHDL HP
cần phải xây dựng một hệ thống quản lí “Thư viện”đáp ứng yêu cầu trên của hệ thống và nó
cũng góp phần giúp cho nhân viên giảm bớt thời gian theo dõi bằng ssỏ sách giấy tờ ,làm việc
trên máy tính sẽ nhanh chóng chính xác và thuận tiện.
3.Mô tả qui trình hoạt động của hệ thống
Khi thư viện có nhu cầu nhập sách thì thủ thư sẽ lập ra danh mục sách cần mua để trình
nhà trường duyệt ,sau khi truong duyet thủ thư sẽ lập phiếu mua sách va gửi tới nhà cung cấp .
Khi Nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện thu thư sẽ tiếp nhận sách và lập phiếu thanh
toán gửi nhà cung cấp .Sách được xử lí trước khi cho vào kho.
Quá trình mượn sách của độc giả là giáo viên và sinh viên có nhu cầu đọc tại phòng thư viện
và mượn về nhà đều thực hiện theo quy tắc sau: độc giả viết tên sách cần mượn lên phiếu
mượn sách rồi chuyển vào phòng mượn sách đăng ký mượn sách và trinh thẻ sinh viên ,thủ
thư sẽ kiểm tra thông tin phiếu và kiểm tra sách nếu sách có trong kho thì độc giả sẽ được
mượn sách .Thư viện trường làm việc theo giờ hành chính từ thứ 2 đến thứ 7,buổi sáng từ
7h30-11h,buổi chiều từ 14h-17h. Đối với sách mượn đọc tại phòng đọc thì không thu bất cứ 1
lệ phí nào.Nhưng nếu mượn sách khỏi phòng đọc thì sẽ thực hiện thu phí theo bảng tính phí
mượn sách cho tới thời hạn trả sách .Giới hạn 1 sinh viên mượn tối đa là 10 đầu sách trong 1
lần mượn. độc giả đến mượn sách đều phải theo nội quy quy định của thư viện:
+Trả sách đúng kỳ hạn định.Thời gian hạn định khi mượn sách là 1 kỳ học.Nếu vi phạm thời
gian quy định sinh viên phảI bị phạt tiền sách là 500 đồng /1 ngày cộng với tiền mượn ban
đầu.
+Sách bị mất hay hỏng so với ban đầu khi mượn lập biên bản phải bồi thường gấp đôi tiền
sách in trên bìa cộng với tiền mượn sách ban đầu.
+Sinh viên chỉ có thể mượn thêm sách khi đã hoàn trả hết hoặc 1 phần số sách đã mượn.
+Khi trả sách thủ thư sẽ kiểm tra sách và kiểm tra thông tin người mượn và ghi sổ trả sách ,ghi
phiếu thanh toán cho sinh viên
Cuối ngày hệ thống sẽ phải tổng hợp các hoá đợn sổ sách và tình hình hoạt động cho ban lành
đạo khi có yêu cầu
1. Kế hoạch phỏng vấn
KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN
Người được hỏi :Trần Hữu trung
Người phỏng vấn :Nguyễn văn Hạnh
Địa chỉ :trường DHDL Hải Phòng
Phòng F301
Thời gian hen ngày 20/03/2006
Thời gian bắt đầu 11h
Thời gian kết thúc 11h40’
Đối tượng
Các yêu cầu đòi hỏi:
Người được phỏng vấn phải có trình độ kinh
-Đối tượng được hỏi là:Thủ thư
nghiệm,chuyên môn về mượn trả sách của
trường ĐHDL Hải phòng
-Cần thu thập nhứng thông tin về:quá trình
quản lí sách của thư viện
Chương trình
Ước lượng thời gian
1 phút
- Giới thiệu
- Tổng quan về dự án
- Tổng quan về phỏng vấn
Chủ đề sẽ đề cập
Xin phép được ghi âm
-Chủ đề 1
3 phút
2 phút
10 phút
10 phút
5 phút
5 phút
-Chủ đề 2
-Chủ đề 3
- Chủ đề 4
- Tổng hợp các nội dung chính,ý kiến của
ngời được hỏi
Kết thúc cám ơn sự hợp tác giúp đỡ
Dự kiến tổng cộng:38 phút
2.Phiếu phỏng vấn
PHIẾU PHỎNG VẤN
Dự án:
Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường ĐHDL HP
Người được hỏi :Trần Hữu trung
Ngày:20-3-2006
Người hỏi:Nguyễn văn Hạnh
Câu hỏi
Ghi chú
Câu 1: Xin anh cho biết quy trình Trả lời : Mỗi năm thư viện cú hai đợt nhập sách là
nhập sách và xử lý sách của thư tháng 5 và tháng 11 khi đủ thủ thư sẽ lập phiếu yêu
viện ?
cầu ấn phẩm ,trình ban lãnh đạo nhà trường duyệt và
gửi tới nhà cung cấp .khi sách được nhập về sẽ được
sử lý đánh mã cho sách rồi đưa vào kho
Câu 2: xin anh cho biết quy trình Trả lời : Sinh viên có yêu cầu mượn sách thì viết thông
mượn trả sách của thư viện ?
tin về họ và thông tin về sách cần mượn vào phiếu
mượn sách
Thủ thư sẽ kiểm tra thông tin về người mượn và kiểm
tra sách nếu sách có trong kho thì sinh viên sẽ được
mượn sách
Khi trả sách thủ thư sẽ kiểm tra sách và kiểm tra thông
tin người mượn và ghi sổ trả sách ,ghi phiếu thanh toán
cho sinh viên
Câu 3:
Trả lời:Nếu mượn sách qúa hạn thì ngoài lệ phí mượn
sách bình thường cùng tiền phạt 500 đồng/ngày.
Nếu có sự cố sẩy ra thì xử lý như thế
nào?
Sách bị mất hay hỏng so với ban đầu khi mượn lập
biên bản phải bồi thường gấp đôi tiền sách in trên bía
cộng với tiền mượn sách ban đầu
Đánh giá chung:
3.Lưu đồ công việc (lưu khi phỏng vấn)
Dự án:
Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường Trang 1
ĐHDL Hải Phòng
Loại: Lưu đồ
Thủ thư
Nhiệm vụ: lập phiếu mượn sách
Người quản lý
Ngày 10/05/2006
Bên ngoài
NHA CUNG
CAP
Thẻ thư
viện(D3)
Danh sách cần
mượn(D2)
Phiếu yêu cầu
(D1)
Lập phiếu
mượn sách(T1)
BAN LÃNH
ĐẠO
Phiếu mượn,
trả (D4)
Tiếp nhận ,ghi
phiếu (T3)
Đơn sách
D(5)
Tiếp nhận
kiểm
phiếu(T2)
(D6)Loại sách
mượn,trả
4.Bảng mô tả chi tiêt tài liệu
Dự án:
Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường ĐHDL Trang
Hải Phòng
Loại: Phân tích hiện trạng Mô tả dữ liệu
Số tt: 1
Ngày 10/05/2006
Tên dữ liệu: Phiếu mượn sách
Định nghĩa
Cấu trúc và khuôn dạng
Loại hình
Là phiếu dựng để ghi thông tin người mượn và các loại sách cần
mươn
Kích cỡ nhỏ,có ghi thông ting sinh viên mượn,các loại sách
mượn,số lượng sách mượn…
Số lượng
Sơ cấp (Tài liệu gốc)
10quyển/1 lần
Ví dụ
Lời bình
Ưu điểm :Nhanh , rõ ràng thông tin người mượn,và cách sách cần
mượn
5.Bảng mô tả chi tiết công việc:
Dự án:
Tiểu dự án:Quản lý thư viện Trang:1
trường ĐHDL Hải Phòng
Loại:Phân tích hiện
trạng
Số tt:1
Mô tả công việc
Ngày:18-3-2006
Công việc:Lập phiếu mượn sách
Điều kiện bắt đầu
Thông tin đầu vào:
Kết quả đầu ra:
Nơi sử dụng:
Tần xuất:
Sinh viên có yêu cầu mượn sách,còn sách trong kho.
Trong thời gian mở cửa của thư viện
Phiếu yêu cầu,danh mục sách cần mượn.
Phiếu mượn có chữ ký của người mượn và sách được chuyển
cho người mượn.
Phòng mượn,phòng đọc
Thời lượng:
Quy tắc:
Thực hiện theo nội quy của thư viện
Trường hợp thư viện hết sách thì có thông báo.
Nếu sinh viên nào mượn sách qúa hạn thì sẽ bị phạt
Lời bình:
Trong thời gian mượn sách mà đụng sinh viên khi đó hết thời
gian mở của mà vần còn người mượn sách thì phải sang ngày
hôm khác mới mượn được.
Nếu ngày nào thư viện không mở cửa thì có thông báo cho sinh
viên biết.
6.Bảng tổng hợp công việc
7.Bảng tổng hợp hồ sơ ,tài liệu(thực thể dữ liệu)
Số tt
Tên vai trò
Kiểu
Công việc liên
quan
D1
D2
D3
D4
D5
D6
D7
D8
D9
D10
Danh mục sách mượn
Phiếu nhập sách
bảng tính phí mượn sách
Phiếu mượn sách
phiếu giao sách
sổ mượn sách
Ký tự
T1
Ký tự
Ký tự
Ký tự
Ký tự
Ký tự
Ký tự
Ký tự
Ký tự
T1
T1
T1,T2
T1
sổ trả sách
T2,T3
phiếu thanh toán
Biên bản sự cố
Báo cáo
T1,T
8:Bảng tổng hợp từ điển dữ liệu
STT Tên gọi ý Kiểu
nghĩa
Cỡ
Khuôn dạng
Lĩnh
vực
Quy tắc, ràng
buộc
1
2
3
4
5
6
Số phiếu
Ký tự
4
Kế
Số
toán
Ngày mượn Ngày
15
30
5
Ngày…thỏng…năm…
Kế
Chữ,số
Chữ
toán
Tên
viên
sinh Ký tự
Kế
toán
Mã sinh viên Ký tự
Mã SV . . .
Kế
Số
toán
địa chỉ
Ký tự
50
40
Lớp…Khoa…
M+mã sách
Kế
Chữ,số
Chữ,số
toán
Tên ,mã các Ký tự
loại sách đã
mượn
Thủ
quỹ
Biểu đồ ngữ cảnh :
y/c mua
0
y/c báo
Thông tin
NHÀ
BAN
QUẢN L
Ý THƯ
VIỆN
Cung cấp
LÃNH
Hoá đơn TT
y/c
mượn
sách
Cun
g
cấp
Phiếu
TT
trả
sách tin
Thông
ĐỘC GIẢ
Mô tả bằng lời : Khi thư viện có nhu cầu nhập sách thì thủ thư sẽ lập ra lập phiếu mua sách
và gửi tới nhà cung cấp yêu cầu mượn sách .Nhà cung cấp sẽ có thông tin phản hồi lại thư viện
.Khi Nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện thủ thư sẽ tiếp nhận sách và lập phiếu thanh
tóan gửi nhà cung cấp .
độc giả có nhu cầu mượn sách , độc giả viết phiếu y/c mượn sách rồi chuyển vào phòng
mượn sách đăng ký mượn sách , hệ thống sẽ có thông tin phản hồi lai độc giả ,thủ thư sẽ kiểm
tra thông tin phiếu và kiểm tra sách nếu sách có trong kho thì độc giả sẽ được cung cấp sách.
Khi độc giả trả sách thủ thư sẽ kiểm tra sách và kiểm tra thông tin người mượn và ghi sổ trả
sách ,ghi phiếu thanh toán cho sinh viên
Cuối ngày hệ thống sẽ phải tổng hợp các hoá đợn sổ sách và tình hình hoạt động cho ban lãnh
đạo và khi có yêu cầu báo cáo.
QUẢN LÝ
MƯỢN TRẢ
1. Nhập
2. Mượn sách
3.Trả sách
4. sự cố
5. Báo cáo
sách
1.1 Phiếu
2.1 Tra cưu
3.1 y/c trả sách
3.2 Kiểm tra sách
3.3 Ghi sổ trả sách
3.4 Lập phiếu TT
Kiểm tra sự cố
Lập biên bản
Yêu cầu báo
1.2 Kiểm tra
2.2 lập phiếu
Báo cáo
1.3 Sử lý
2.3 Xử lý
Giả quyết sự
1.4Ghi sổ
2.4 giao sách
2.5 ghi sổ
Mô tả chi tiết chức năng lá :
1.1 phiếu nhập :khi thư viện có nhu cầu nhập sách mới thủ thư sẽ lập ra phiếu nhập gửi tới
nhà cung cấp để yêu cầu mua sách.
1.2 Kiểm tra : khi nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện thủ thư sẽ kiểm tra sách kiểm tra
đon giá sách
1.3 Sử lý sách: sách được nhập về sẽ được thủ thư ghi mã số đăng ký cá biệt và dán mã vạch
để chuyển vào kho
1.4 Ghi sổ nhập: sau khi sách được dán mã vạch và ghi số đăng ký cá biệt sẽ được ghi vào sổ
nhập kho
2.1 Tra cứu sách : độc giả muốn mượn sách gì thì tra cứu trong danh mục sách nếu sách có
trong kho thì đăng ký mượn .
2.2 Lập phiếu mượn sách :Khi đã tra cứu sách có trong kho độc giả sẽ lập phiếu mượn sách để
gửi tới thủ thư yêu cầu mượn sách.
2.3 Sử lý phiếu mượn sách :Thủ thư nhận được phiếu mươn sách sẽ kiểm tra phiếu và thông
tin người mượn vào kho lấy sách và làm thủ tục cho mượn sách .
2.4Giao sách : Khi đã kiểm tra phiếu mượn và thông tin người mượn sách xong, thủ thư sẽ lập
ra phiếu giao sách và giao sách cho độc giả
2.5 Ghi sổ mượn sách :Khi giao sách cho độc giả xong thủ thư sẽ ghi sổ mượn sách để luu
thông tin về người mượn ,ngày mượn , ngày trả sách .
3.1 Yêu cầu trả sách : độc giả đem sách mượn của thư viện tới phòng trả sách giao cho thủ thư
yêu cầu trả sách
3.2 Kiểm tra sách : khi độc giả trả sách ,thủ thư sẽ kiểm tra sách xem có đúng là sách mượn
của thư viện và sách có bị hư hỏng không
3.3 Ghi sổ trả sách : Sau khi nhận sách thủ thư sẽ ghi sổ trả sách để xác nhận độc giả đó trả
sách và để lưu thông tin cho quá trình tổng hợp báo cáo .
3.4 Lập hóa đơn TT : Thủ thư nhận sách và kiểm tra sách xong sẽ lập phiếu thanh toán gửi cho
độc giả để độc giả thanh toán phiếu mượn sách
4.1 Kiểm tra sự cố : Khi sẩy ra sự cố thủ thư sẽ kiểm tra sự cố để tìm hiểu thông tin lập biên
bản sự cố
4.2 Lập biên bản : Sau khi kiểm tra sự cố thủ thư sẽ lập biên bản ghi rõ sự cố là gì và như thế
nào để có phương hướng giải quyết sự cố.
4.3 Giải quyết sự cố : Dựa vào biên bản sự cố và các quy định đã có của thư viện thủ thư sẽ
giải quyết sự cố bằng cách phạt tiền, nếu sự cố nằm ngoài sự kiểm soát của thủ thư thì thủ thư
sẽ trình lên ban lãnh đạo giải quyết.
Ma trận thực thể chức năng:
D1 Danh mục sách
D2 Phiếu nhập sách
D3 Bảng tính phí mượn sách
D4 Phiếu mượn sách
D5 Phiếu giao sách
D6 Sổ mượn sách
D7 Sổ trả sách
D8 Phiếu thanh toán
D9 Biên bản sự cố
D10 Báo cáo
D1
D2
D3
D4 D5 D6 D7
D8 D9
D10
Nhập sách
Mượn sách
Trả sách
Sự cố
R
C
C
R
C
C
U
R
R
R
R
U
C
C
R
C
R
Báo cáo
R
R
R
C
Mô hình luồng dữ liệu ở mức 0:
1.0
NHÀ
CUNG CẤP
D4 phiếu mượn sách
NHẬP
SÁCH
phiếu nhập sách D2
SINH VIÊN
2.0
MỰƠN
SÁCH
D5 phiếu giao sách
D3 Bảng tính phí mượn
3.0
TRẢ
SÁCH
D6 Sổ mượn sách
D7 Sổ trả sách
Danh mục sách D1
4.0
SỰ CỐ
phiếu thanh toán D8
D9 Biên bản sự cố
D10 Báo cáo
5.0
BÁO
CÁO
BAN LÃNH
ĐẠO
20 trang
23/01/2025
90
Bạn đang xem tài liệu "Đồ án Công tác quản lý Thư viện tại trường Đại học Dân lập Hải Phòng", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên.
File đính kèm:
- do_an_cong_tac_quan_ly_thu_vien_tai_truong_dai_hoc_dan_lap_h.pdf
