Đồ án Phân tích và thiết kế hệ thống Quản lý phòng trong khách sạn

Đề Tài:

Quản Lý Phòng Trong Khách Sạn

LỜI MỞ ĐẦU

Như các bạn đã biết xã hội ngày nay rất phát triển, và Dịch Vụ là một trong những lĩnh

vực có tốc độ tăng truởng khá nhanh trong những năm gần đây ở Việt Nam nói riêng và thế giới

nói chung. Cùng với nó là hàng nghìn các nhà hàng, khách sạn, các công ty, tập đoàn du lịch

được xây dựng và thành lập, đồng thời nhu cầu của con người cũng tăng lên. Công tác quản lý

trong các nhà nghỉ hay khách sạn ngày càng trở nên khó khăn hơn. Nhưng điều đó lại chính là

động lực thúc đẩy cho những người lập trình không ngừng khám phá, để từ đó thiết kế ra những

phần mềm phù hợp phục vụ tốt hơn cho công việc và cho cuộc sống.

Là những sinh viên hiện còn dang học tập và rèn luyện trên giảng đường đại học, và với

kiến thức nhỏ bé của mình cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy cô giáo, chúng em đã mạnh

dạn thiết kế hệ thống phần mềm “Quản Lý Phòng Trong Khách Sạn” không ngoài mục đích nào

khác đó là củng cố nâng cao kiến thức mà chúng em đã được học tập, đồng thời giúp ích một

phần cho công tác quản lý phòng trong những nhà nghỉ và khách sạn có quy mô nhỏ. Trong quá

trình thiết kế chúng em đã cố gắng hết sức để hoàn thành thật tốt đề tài này.Tuy nhiên do điều

kiện thời gian cũng như kiến thức còn hạn chế, chương trình của chúng em còn nhiều thiếu sót

rất mong sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn.Chúng em xin chân thành cám ơn ./.

MỤC LỤC

Trang

Lời mở đầu………………………………………………………….....

PHẦN I:KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH

I. Tình hình, nhu cầu và xu hướng phát triển

II. Nguồn và phương pháp điều tra

1

4

5

III. Phạm vi và hạn chế của phần mềm

IV. Yêu cầu phần mềm mới trong tương lai

PHẦN II:PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG

I. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống

I.1. Phân tích biểu đồ phân cấp chức năng

I.2. Biểu đồ phân cấp chức năng

5

6

II. Biểu đồ luồng dữ liệu

II.1.Mức Ngữ cảnh

II.2. Mức Đỉnh

II.3. Mức Dưới Đ

PHẦN III: VẼ BIỂU ĐỒ ERD VÀ LƯỢC ĐỒ QUAN HỆ

III.1 Biểu đồ ERD

III.2 Lược đồ quan hệ

PHẦN IV: THIẾT KẾ GIAO DIỆN

KÊTLUẬN

21

31

Phần I./. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ YÊU CẦU NGƯỜI DÙNG

I. Tình hình, nhu cầu và xu hướng phát triển

Cùng với sự phát triển của công ngiệp dịch vụ_du lịch, hiện nay trên thị trường có rất

nhiều phần mềm quản lý khách sạn và những phần mềm đó đã hỗ trợ khá tốt trong công tác

quản lý. Qua khảo sát thưc tế chúng em thấy đối với các khách sạn lớn (2 sao trở lên và có số

phòng trên 50 phòng) đại đa số đã có sử dụng phần mềm quản lý. Họ sẵn sàng bỏ ra một khoản

tiền lớn(tuỳ thuộc quy mô của khách sạn) để mua những phần mềm ấy.Còn những nhà nghỉ hay

những khách sạn có quy mô trung bình, vừa và nhỏ thì lại chủ yếu qủan lý thủ công (sổ sách,

bảng…) và rất ít sử dụng phần mềm quản lý. Bởi công tác quản lý không nhiều, nhiều khách sạn

chủ yếu chỉ có quản lý phòng và thanh toán là chính. Do đó nếu họ bỏ tiền để mua những phần

mềm đầy đủ chức năng thì không những lãng phí tiền mà còn lãng phí tính năng phần mềm đem

lại,do họ chỉ cần một hoặc một vài chức nằng trong phần mềm mà thôi.

Hiện trạng quản lý khách sạn hiện nay có một số hạn chế sau:

+ Quản lý bằng sổ sách, nhân viên phải ghi chép nhiều do đó dẫn đến tình trạng nhầm

lẫn.

+ Quản lý trạng thái phòng bằng các công cụ vật lý (bảng lịch phòng,bảng trạng thái

phòng, sổ sách…) nếu sơ ý bị tẩy xoá sẽ rất mất thời gian và đó cũng là một phần nhỏ nguyên

nhân dẫn đến bỏ lỡ cơ hội cho thuê phòng.

+ Quá trình nhập, sửa đổi thông tin khó khăn phải tẩy xoá mất thời gian lại tốn kém.

+ Khi cấp trên cần những thông tin về tình hình cũng như hiện trạng phòng, nhân viên

phải đi lại khá vất vả

+ Phiếu ý kiến khách hàng lưu trữ kồng kềnh, nhân viên ngại ghi chép lại, ảnh hưởng đến

kinh tế của khách sạn.

Tuy chỉ với quy mô trung bình, vừa và nhỏ thế nhưng những người chủ hay người quản

lý đều có mong muốn được áp dụng công nghệ tin học vào trong công tác quản lý. Xuất phát từ

nhu cầu thực tiễn đó, chúng tôi đã mạnh dạn xây dựng phần mềm với chức năng chính là quản

lý phòng nhằm giúp người quản lý cập nhật thông tin phòng một cách nhanh tróng, để từ đó

không bỏ lỡ cơ hội cho thuê phòng của khách sạn

II. Nguồn và phương pháp điều tra

II.1. Nguồn điều tra

- Từ nhu cầu xã hội được tìm hiểu từ thực tế và qua mạng Internet.

- Từ những người chủ, người quản lý trực tiếp, khách hàng và từ bản thân đã công tác

trong khách sạn một thời gian ngắn.

- Từ các phần mềm đã được thiết kế và đưa vào ứng dụng của trong và ngoài nước.

- Từ kinh nghiệm của người đã xây dựng phần mềm (Các bạn trên diễn đàn “C# và ứng

dụng” đặc biệt là anh Trần Minh Trí (Trung Tâm Đào Tạo lập trình Viên Quốc Tế Bách

Khoa_ApTech)….)…

II.2. Phương pháp điều tra

- Đến hỏi trực tiếp những người quản lý và khách hàng.

- Nghiên cứu tài liệu thu thập được (quy cách và các bước xây dựng phần mềm)

- Quan sát, phân tích hệ thống thông tin đã thu thập được

- Khai thác thông tin từ người sử dụng về nhu cầu, từ đó xây dựng chức năng cho hệ

- Quan sát giao diện giữa hệ thống phần mềm với người dùng, từ đó định hình để tìm ra

thống.

cách tốt nhất tạo ra các giao diện thân thiện dễ sử dụng cho người sử dụng.

III. Phạm vi và hạn chế của phần mềm

Xuất phát từ tình hình thực tiễn, với phạm vi hướng tới là các nhà nghỉ , khách sạn có

quy mô vùa và nhỏ phần mềm của chúng tôi sẽ hỗ trợ tốt cho người quản lý trong công tác

quản lý của khách sạn.

Do phạm vi, nên phần mềm chưa thể đáp ứng được đầy đủ chức năng cần thiết, công tác

quản lý, chưa đồng bộ giữa các chức năng.

IV. Yêu cầu phần mềm mới trong tương lai

Phần mềm của chúng tôi sẽ giải quyết một số hạn chế trên, đồng thời nó sẽ hỗ trợ một

phần cho những công việc chính trong một khách sạn mà vẫn đảm bảo được nhu cầu quản lý

cần thiết.

1. Nhận biết thông tin khách sạn nhanh tróng, đầy đủ

2. Quản lý, đăng nhập vào hệ thống phần mềm để cập nhật thông tin

3. Cho phép người quản lý cũng như khách hàng tìm kiếm nhanh thông tin cần thiết

về khách sạn

4. Cho phép khách hàng có thể đóng góp trực tiếp ý kiến của mình nhằm thúc đẩy

công tác phục vụ của khách sạn được tốt hơn.

5. In nhanh báo cáo, hoá đơn cho cáp trên và cho khách hàng.

PHẦN II. PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG

1. Biểu đồ phân cấp chức năng

1.1 Phân tích biểu đồ phân cấp chức năng

Chúng tôi xây dựng phần mềm nhằm hỗ trợ cho người quản lý trong quá trình làm việc và

nó trợ giúp cho khách hàng trong quá trình nhận biết thông tin về khách sạn và tìm kiếm thông

tin .

Đối tượng người quản lý

bao gồm:nhân viên lễ tân ,phòng tài vụvà những người trực tiếp sử dụng phần

mềm.Trong đó người quản lý có chức năng cao nhất,có toàn quyền đối với thông tin còn người

sử dụng chỉ có quyền đọc thông tin

Đối tượng khách hàng

Phần mềm thân thiện sẽ cung cấp cho khách hàng những thông tin đầy đủ nhất về khách

sạn và khách hàng có thể trực tiếp đóng góp ý kiến của mình cho khách sạn. Đồng thời khách

hang có thể chủ động tìm kiếm thông tin về phòng và chính bản thân khách hàng.

Đáp ứng nhu cầu của 2 đối tượng trên người ta phân tích thiết kế hệ thống với các chức năng

sau:

Chức năng kiểm tra trạng thái phòng

Chức năng này không cần đăng nhập,nó cho phếp cả đối tượng khách hàng và người

quản lý có thể biết được thông tin về phòng và trạng thái phòng của khách sạn thông qua “ Sơ

đồ Lịch Phòng” và “ sơ đồ trạng thái phòng”

Chức năng nhập thông tin

Chức năng này áp dụng cho người quản lý phần mềm trước khi thao tác với các thông tin

trong cơ sở dữ liệu của hệ thống thì người sử dụng phải dăng nhập vào hệ thống.Phần mềm cho

phép nhiều người sử dụng khác nhau song chỉ có 1 người quản trị cao nhất có toàn quyền thao

tác trên dữ liệu.

Chức năng tìm kiếm

Hệ thống cho người quản lý và khách hàng có thể tìm nhanh những thông tin cần thiết và

chính xác về trạng thái phòng của khách sạn và thông tin về khách hàng.

Chức năng in ấn

Chức năng này dành cho người quản trị để in các báo cáo, các thông báo cần thiết.

1.2 biểu đồ phân cấp chức năng

QUẢN LÝ PHÒNG TRONG

KHÁCH SẠN

kiểm tra TT phòng

Nhập thông tin

Tìm kiếm

In

Nhập

Mã KH

Họ tên

Ý kiến đóng góp

Kiểm tra lịch phòng

Đăng

nhập

Hoá đơn

TT

Phòng

Nhập

mới

TT KH

Thông báo

Ngàysinh

Kiểm tra Sơ đồ TT

phòng

Thời gian

đăng kí

SD

Ý kiến đóng

góp

Địa chỉ

Phòng

TT

Phòng

Sửa đổi

TT KH

Thời gian

đăng kí

SD

xoá

Huỷ

Phòng

Chú thích: TT KH bao gồm: họ tên, ngày sinh, địa chỉ (sđt,fax…), CMND,Email…

Phòng: số phòng, loại phòng(p đơn, ba, …), hạng phòng (p đặc biệt, sang trọng,

tiêu chuẩn, …) …

II. Biểu đồ luồng dữ liệu.

1. Mức ngữ cảnh.

Y/C In

Y/C xoá

Y/C tìm kiếm

Y/C đăng nhập

Y/C xem

Y/C kiểm tra

Quản Lý

Phòng

TT Phản hồi

TT khách hàng

Khách Hàng

Nhân Viên

Y/C nhập TT

Y/C nhập ý kiến

Y/C tìm kiếm

Y/C sửa đổi

Y/C Huỷ

TT phản hồi

Chức năng của hệ thống là quản lý phòng trong khách sạn, các đối tác bao gồm: người quản

lý và khách hang có trao đổi thông tin với nhau.

Người quản lý và khách hang đưa ra yêu cầu của mình đối với hệ thống như:

+ Đăng nhập vào hệ thống.

+ Cập nhật thông tin.( Đối với người quản trị)

- Xoá

- Sửa

- Thêm

Và yêu cầu tìm kiếm của khách hàng.

Sau khi nhận được yêu cầu từ phía người dùng ,hệ thống sẽ phản hồi lại các thông tin phù

hợp với các yêu cầu đó.

2. Mức đỉnh.

Biểu đồ BLD - Mức 1

Y/C xem TT phòng

TL Y/C

Y/C xem phòng

TL Y/C

DS KH

DS Phòng

Y/c huỷ phòng

y/c nhập ý kiến

2

Nhập

TT

TT đăng nhập

y/c nhập ý kiến

TT Phản

hồi

y/cnhập

mới

Góp Ý

Nhân viên

Khách hàng

y/c Sửa

y/c Xoá

Y/C tìm

Y/C tim kiếm

TT phản

kiếm

TT Phản

hồi

3

Tìm

kiếm

hồi

DS KH

DS Phòng

Góp Ý

4

IN

TT phản hồi

y/c in thông báo

Y/C in hoá đơn

Y/c in báo cáo

Y/C Nhận hoá đơn

TT phản hồi

Mức ngữ cảnh của hệ thống có thể phân rã thành các thông tin như trên:

- Kiểm tra trạng thái phòng

- Cập nhật thông tin

- Tìm kiếm

- In ấn

Khi người dung kiểm tra trạng thái phòng thì hệ thống sẽ hiển thịthông tin về danh sách phòng

từ kho dữ liệu.

Người sử dụng muốn cập nhật thông tin (sửa, xoá, thêm )thông tin thay đổi sẽ được lưu vào kho

dữ liệu.

Người dùng dựa vào chức năng tìm kiếm để tìm kiếm những thông tin cần thiết( thông tin

lấy từ các kho dữ liệu).

Người sử dụng chức năng in ấn để in các thông tin báo cáo…

Qua các thao tác trên của người sử dụng hệ thông sẽ tự động vào các kho dữ liệu lấy dữ liệu

trả về các thông tin mà người dùng yêu cầu phù hợp với các quyền hạn sử dụng của người dùng.

3. Mức dưới đỉnh.

Chức năng cập nhật được phân rã thành các chức năng:

- Nhập

- Xoá

- Sửa

Sau khi người quản trị đăng nhập vào hệ thống, thì có khả năng nhập thông tin, sửa thông tin,

xoá thông tin. Các thông tin thay đổi sẽ được lưu vào kho dữ liệu

DS KH

DS Phòng

Y/C đóng góp ý kiến

Nhập

TT đăng nhập

TT Phản

hồi

Nhân viên

Y/C nhập mới

Y/C sửa

Y/C xoá

Y/c nhập mới TT phòng

Y/c nhập mới TT KH

Y/c nhập thời gian SD

Nhập

DS KH

DS Phòng

Y/c sửa đổi TT phòng

Y/c sửa đổi TT KH

Y/c sửa đổi thời gian SD

2.3

Xóa

Y/c xóa TT

DS KH

Y/c huỷ phòng

Các bảng dữ liệu:

Tblphong (Bảng Phòng)

Ghi chú: MaPhong: Mã Phòng

Loaiphong: Loại Phòng

Hangphong: hạng phòng

Giaphong: giá phòng

TTphong: trạng thái phòng

tblNhanvien (Bảng Nhân Viên)

Ghi chú:

MaNV : Mã Nhân Viên

SoDT: số điện thoại

TenNV: tên Nhân Viên

NgaySinh: ngày sinh

DiaChi: Địc Chỉ

SoCMT: số chứng minh thư

PhongBan: phòng ban

GioiTinh: Giới Tính

tblKhachhang (Bảng Khách Hàng)

Ghi chú:

MaKH: Mã Khách Hàng

HoTen: Họ Tên

tblHoaDonPh(Bảng Hoá Đơn Phòng)

Ghi Chú

MaHoaDon: Mã Hoá Đơn

TongTienTT: Tổng Tiền ThanhToán

NgayTT: Ngày Thanh Toán

MaPhong: Mã Phòng

HinhThucTT: Hình Thức Thanh Toán

ThueGTGT: Thuế Giá trị Gia Tăng

tblYKKH(Bảng Ý Kiến Khách Hàng )

Ghi Chú:

MasoYK: mã số ý kiến

NoiDung: nội dung

tblNSD(Báng Người Sử Dụng)

Ghi chú: MaNSD: Mã Người Sử Dụng

TenNSD: tên Người Sử Dụng

tendangnhap: Tên Đăng Nhập

III.2. Dưới đây là mô hình quan hệ giữa các bảng:

Biểu đồ ERD:

MaNV

TenNV

DiaChi

SDT

GT

SoP

NS

MaP

LoaiP

CMND

Phban

K.tra

hangP

Nhân Viên

T.Kiem

Phòng

Đ.nhập

Xem

MaND

TênND

TênĐN

GiaP

TTP

Ánh xạ

cậpnhật

DSNDùng

maKh

Xem

Pass

Tenkh

NS

GT

DSKhách hàng

T.Kiem

Ánh xạ

Khách hàng

SDT

Email

Kho ý kiến

Gópý

CMND

PHẦN IV:THIẾT KẾ GIAO DIỆN

TỔNG QUAN VỀ THIẾT KẾ GIAO DIỆN CHO PHẦN MỀM

Phần thiết kế giao diện là phần rất quan trọng cho phần mềm quản lý của chúng

tôi. Giao diện phải đáp ứng được yêu cầu tạo cảm giác thân thiện, khoa học, dễ sử dụng

và trực quan đối với người dùng. Trước những yêu cầu đó chúng tôi đã thiết kế một số

Form chính cho phần mềm như sau:

Đầu tiên là Form chính và dưới đây là giao diện của chúng:

Giao Diện Form Chính:

Tạo ra giao diện thân thiện cho người dung.Từ đó người sử dụng có thể thao tác dễ dàng

nhanh chóng trên hệ thống .

Tiếp theo là Form đăng nhập yêu cầu người dùng nhập thông tin Username và

Password để đăng nhập vào hệ thống.

Form đăng nhập

Sau khi đăng nhập người dung thì mới có thể thao tác trên cơ sở dữ liệu.

Form đăng ký:

Người làm việc trong khách sạn thể đăng ký sử dụng để biết được chi tết hơn

về thông tin tùy thuộc vào quyền hạn được cấp.

Form cập nhật thông tin :

Ở Form này người quản lý sau khi đã đăng nhập vào hệ thống có thể thao tác trên Form

để cập nhật( thêm, sửa, xoá ) thông tin về phòng hoặc khách hàng.

Form cập nhật phòng:

Ở giao diện chính khi ta kích vào menu cập nhật thông tin -> Phòng thì một giao diện

mới sẽ xuất hiện cho phép người quản lý có các thao tác như: thêm, sửa, xoá, huỷ. Ở phần danh

sách sẽ hiển thị danh sách phòng từ đó ta có thể xoá phòng cần xoá, khi thêm phòng thì phòng

mới thêm vào cũng sẽ đươc hiển thị tại đó.

Form cập nhật khách hàng:

Ở giao diện chính khi ta kích vào menu cập nhật thông tin -> khách hàng thì một

giaodiện mới sẽ xuất hiện cho phép người quản lý có các thao tác như: thêm, sửa, xoá. Ở phần

danh sách sẽ hiển thị danh sách khách từ đó ta có thể khách hàng cần xoá, khi thêm phòng thì

phòng mới thêm vào cũng sẽ đươc hiển thị tại đó.

Form Tìm kiếm:

Tại đây người sử dụng có thể tìm kiếm thông tin về khách hàng một cách nhanh chóng

bằng cách nhập một trong các thông tin cần tim vào các Textbox, kết quả trả về là danh sách các

thông tin chi tiết do phần mềm phản hồi lại.

Chức năng kiểm tra trạng thái phong:

Người sử dụng có thể kiểm tra thông tin chi tiết về hệ thống phòng trong khách sạn:

Khi vào chức năng này người sử dụng có thể biết được tổng số phòng trong khách sạn là bao

nhiêu, có những hạng phòng loại phòng nao, số lượng có khách và vắng khách là bao nhiêu

phòng.

Chú Thích:

Phòng Đang sử Dụng

------------- Phòng Đặt Trước

Chú Thích: V:vắng khách

H:Phòng Hỏng

C: Có Khách

Chức năng in ấn:

Giúp người quản lý in các báo cáo, hoá đơn…

Ngoài ra trên phần mềm có phần hướng dẫn sử dung chi tiết hoàn toàn bằng giao diện tiếng việt

giúp người mới sử dụng có thể tìm hiểu thêm về cách sử dung phần mềm này.

KẾT LUẬN CHUNG:

Trên đây là toàn bộ nội dung của đề tài “ Xây dựng phần mềm quản lý phòng

trong khách sạn” của chúng tôi. Qua quá trình tìm hiểu, khảo sát hiện trạng trên thực tế

và các phần mềm đã được xây dựng để rút ra những mục tiêu, yêu cầu cho hệ thống cần

xây dựng và những mặt hạn chế vẫn còn tồn tại của các phần mềm.

Trong quá trình phân tích và vẽ các biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ

liệu,biểu đồ thực thể liên kết, lược đồ quan hệ chúng tôi đã nảy sinh rất nhiều ý tưởng

mới cho phần mềm so với những dự kiến ban đầu xong do lượng kiến thức thực tế còn

rất hạn chế nên mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng chúng tôi chắc chắn là không tránh

khỏi có những sai sót trong quá trình thiết kế.

Bên cạnh đó, do ngôn ngữ lập trình chưa đủ mạnh và chưa có kinh nghiệm trong

quản lý CSDL lên chúng tôi chưa thể viết code cho phần mềm.Mọi thứ mới chỉ là những

tài liệu phân tích và thiết kế cho các nhà lập trình chưa có phần mềm chạy thực sự. Đây

cũng chính là điểm khiến nhóm chúng tôi cảm thấy không hài lòng nhất của đề tài. Tuy

nhiên, do chúng tôi vừa mới làm quen lên mọi thứ còn nhiều ngỡ ngàng, hạn chế là

không chánh khỏi.

Mong được sự đóng góp ý kiến xây dựng phần mềm ngày càng hoàn thiện và tối

ưu hơn của thầy cô và các bạn!

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

Nhóm thực hiện