Đồ án Phân tích và thiết kế hệ thống Quản lý sinh viên trường Đại học Tự nhiên

ĐỀ TÀI:

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng

ÑHKHTN

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

Muïc luïc

I.Khaûo saùt vaø phaân tích hieän traïng heä thoáng……………………………………………………………………………………2

1.Khaûo saùt heä thoáng………………………………………………………………………………………………………………………. 2

2.Phaân tích hieän traïng heä thoáng………………………………………………………………………………………………….4

II.Caùc giaûi phaùp ñöôïc ñeà xuaát………………………………………………………………………………………………………………..12

1.Caùc giaûi phaùp veà CSDL………………………………………………………………………………………………………………..12

2.Muïc tieâu heä thoáng…………………………………………………………………………………………………………………………….14

3.Caùc chöùc naêng heä thoáng………………………………………………………………………………………………………………….14

III.Phaân tích thieát keá………………………………………………………………………………………………………………………………….16

A.Xaùc ñònh caùc taùc nhaân,caùc ca söû duïng vaø moâ taû…………………………………………………………………16

B.Mô hình thực thể ERD………………………………………………………………...27

C.Chuyển mô hình ERD thành mô hình quan hệ………………………………………33

D.Mô tả chi tiết cho các thực thể………………………………………………………..33

E.Moâ taû caùc moái keát hôïp………………………………………………………………………………………………………………….46

IV_Thieát keá giao dieän

1.Caùc menu chính cuûa giao dieän……………………………………………………………………………………………………50

2.Moâ taû Form……………………………………………………………………………………………………………………………………….54

V_Thieát keá oâ xöû lyù……………………………………………………………………………………………………………………………………. .67

VI_Ñaùnh gía öu khuyeát…………………………………………………………………………………………………………………………….72

VII_Phaân coâng coâng vieäc…………………………………………………………………………………………………………………………72

P a g e | 2

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

I/Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng hệ thống

1/Khảo sát hệ thống:

a/Tổng quan

Trường Đại học Khoa Học Tự Nhiên được thành lập ngày 30/3/1996 trên cơ sở

tách ra từ trường Đại học Tổng Hợp TPHCM để tham gia vào Đại học Quốc Gia

Thành phố Hồ Chí Minh.Trường hiện có các khoa:

Toán-Tin học, Công nghệ thông tin, Vật Lý, Hóa học, Sinh học,ngành Công nghệ

sinh học,Địa chất,Môi trường,Điện tử viễn thông,Khoa học vật liệu,Hải dương học.

Hiện trường đào tạo các văn bằng:Cử nhân hệ Cao đẳng CNTT,Cử nhân hệ chính

quy,Hệ hoàn chỉnh Đại học,Hệ tại chức,Hệ đào tạo từ xa,Thạc sỹ và Tiến sỹ Khoa

học.

Hàng năm trường có 2000 cử nhân và gần 80 Thạc sỹ,Tiến sỹ ra trường,cung cấp

đội ngũ các cán bộ khoa học tự nhiên.

Sơ đồ tổ chức của trường Đại học Khoa học Tự nhiên

b/Mục tiêu đào tạo:

-Đào tạo đại học với việc áp dụng học chế tín chỉ,trở nên linh hoạt & đáp ứng tốt

hơn các nhu cầu của thị trường lao động.

P a g e | 3

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

-Đồng thời phương hướng đào tạo thường xuyên được điều chỉnh cho phù hợp với

tiến trình phát triển khoa học kỹ thuật và yêu cầu của xã hội.

-Đào tạo sau Đại học với 2 cấp Thạc sỹ và Tiến sỹ

-Đào tạo hệ cao đẳng công nghệ thông tin để đáp ứng nhu cẩu lao động trong lĩnh

vưc tin học

-Ngoài ra trường còn tham gia bồi dưỡng học sinh Phổ thông năng khiếu Đại học

Quốc gia

c/Chương trình đào tạo:

Bao gồm 2 khối kiến thức:

*Khối kiến thức giáo dục đại cương bao gồm các học phần thuộc các lĩnh vực

:khoa học xã hội và nhân văn,khoa học tự nhiên và toán,ngoại ngữ,giáo dục quốc

phòng và giáo dục thể chất.

*Khối kiến thức giáo dục chuyên nghiệp gồm các học phần cơ sở phục vụ chuyên

ngành,ngoại ngử và các học phần chuyên môn nhằm cung cấp cho người học

những kiến thức và kỷ năng nghề nghie65pban đầu cần thiết

*Mỗi khối kiến thức có 2 nhóm học phần như sau:

-Nhóm học phần bắt buộc gồm những học phần chứa đựng những nội dung kiến

thức chính yếu của ngành đào tạo,bắt buộc sinh viên phải học và chiếm khoảng 70-

80% khối lượng kiến thức toàn khóa

-Nhoùm học phần tự chọn gồm những học phần chứa đựng những nội dung cần

thiết nhưng sinh viên tự chọn để tích lũy đủ số tín chỉ và chiếm khoảng 20-30%

khối lượng kiến thức toàn khóa.Sinh viên được tự chọn những học phần này theo

định hướng của cố vấn học tập hay giáo viên hướng dẫn.

P a g e | 4

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

d/Khóa học

*Khóa học là thời gian để sinh viên hoàn thành chương trình đào tạo của một

ngành chuyên môn ở trình độ đại học hoặ c cao đẳng.

Một khóa học của trường ĐH Khoa học Tự nhiên được thực hiện như sau:

Bậc học

Đại học

Cao đẳng

Thời gian đào tạo

4 năm

Số tín chỉ tích lũy

210

150

3 năm

*Tùy theo khả năng học tập, sinh viên được rút ngắn hoặc kéo dài thời gian học tối

đa như sau:

Bậc học

Đại học

Cao đẳng

Rút ngắn tối đa

2 học kỳ

Kéo dài tối đa

4 học kỳ

2 học kỳ

4 học kỳ

2.Phân tích hiện trạng hệ thống

*Hoạt động nghiệp vụ quản lý sinh viên của nhà trường

Tên công việc

Mô tả

1

Quản lý hồ sơ nhập học

Quản lý các thông tin:

Lý lịch

Chính sách xã hội (đối tượng)

Địa chỉ tạm trú

Địa chỉ liên lạc với phụ huynh

P a g e | 5

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

2

Phân lớp

Phân sinh viên vào các lớp thích

hợp

Được thực hiện ngay sau khi sinh

viên làm thủ tục nhập học

3

Xét học tiếp, ngừng học, thôi Dựa vào kết quả học tập của các

học, chuyển lớp, chuyển sinh viên trong những năm trước và

ngành, chuyển trường.

quy chế của bộ giáo dục để xét học

tiếp, ngừng học, thôi học.Cập nhật

thông tin sinh viên chuyển lớp,

chuyển ngành, chuyển trường.

4

Lên danh sách thu học phí

Quản lý học phí, học bổng,

ưu tiên, khen thưởng, kỷ luật.

Cập nhật tình hình thu học phí

Lên danh sách phát học bổng

Cập nhật tình hình phát học bổng

Cập nhật sinh viên được khen

thưởng. Cập nhật các thành tích

khen thưởng

Cập nhật các sinh viên bị kỷ luật,

cập nhật các hình thức kỷ luật.

5

Xét tốt nghiệp

Hoàn chỉnh hồ sơ sinh viên, thanh

toán học phí, thanh toán thư viện,

thanh toán ký túc xá. Được thực

hiện vào các đợt theo quy định

trong năm để phục vụ cho xét tốt

nghiệp cho sinh viên năm cuối

khoá và xét tốt nghiệp bổ sung cho

các sinh viên các khoá trước đó.

P a g e | 6

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

6

Thực hiện công tác tốt nghiệp

Ghi nhận các sinh viên được công

nhận tốt nghiệp

In bằng, in hồ sơ tốt nghiệp, in

bảng điểm

Theo dõi phát bằng, phát hồ sơ tốt

nghiệp

Lưu trữ vĩnh viễn hồ sơ tốt nghiệp.

7

Tổ chức xét tốt nghiệp bổ Một năm học có một đợt xét tốt

sung

nghiệp chính vào cuối năm học và

các đợt xét tốt nghiệp bổ sung. Xét

tốt nghiệp bổ sung được thực hiện

đầy đủ các thủ tục giống như xét tốt

nghiệp chính.

Ngoài các công việc nêu trên, quản lý sinh viên có thể bao gồm các hoạt

động khác như quản lý sinh viên thực tập, quản lý cựu sinh viên, tư vấn cho sinh

viên, cung cấp các dịch vụ Internet, tổ chức các câu lạc bộ, tổ chức các hoạt động

ngoại khóa…

Số lượng cán bộ trực tiếp tham gia công tác quản lý sinh viên ở mỗi đơn vị

đào tạo thường là hai đến ba cán bộ trong khi phải giải quyết một khối lượng lớn

công việc. Do vậy quản lý sinh viên là rất vất vả, đòi hỏi có hệ thống tin học hỗ

trợ quản lý sinh viên mà đảm bảo tính chính xác, kịp thời, giảm tải, hỗ trợ ra quyết

định, báo cáo định kỳ tới các cấp chỉ đạo.

* Hệ thống đã tin học hóa

ĐH KHTN đã và đang tiến hành đẩy mạnh việc nâng cấp và phát triển toàn

diện mọi hoạt động quản lý của mình dựa trên nền tảng là các hệ thống thông tin

P a g e | 7

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

trong tất cả các đơn vị trực thuộc. ĐH KHTN đã phát triển và sử dụng các chương

trình quản lý, trong đó có chương trình quản lý đào tạo .

o Những chức năng đã có

Chức năng

Mô tả

Đánh giá

Nhập trường

Nhập trường bổ sung

Phân lớp

Chuyển lớp

Không lần vết

được các lần

chuyển lớp.

Đăng ký ngành học mới, chuyển

ngành

Danh sách học viên

Cập nhật địa chỉ tạm trú

Quản lý diện chính sách

Cập nhật lý lịch học viên

Quản lý hồ sơ học viên

Xác nhận hồ sơ học viên

Quản lý học viên thôi học, ngừng

học

Hoïc boång hoïc taäp

Miễn giảm học phí

P a g e | 8

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

Lập cán bộ lớp, cán bộ đoàn

Học bổng đặc biệt

Chuyển hệ

Mức xét tốt nghiệp

Thống kê tốt nghiệp

Thống kê xếp loại

Thống kê số lượng sinh viên

Thống kê theo điểm

o Những chức năng chưa có

Chức năng

Mô tả

Theo dõi tình hình nộp học phí

Theo dõi phát học bổng

Cập nhật thông tin xét tốt nghiệp

Cập nhật tiêu chuẩn xét tốt nghiệp

Cập nhật tiêu chuẩn xếp loại tốt

nghiệp

Lưu hồ sơ tốt nghiệp vĩnh viễn

Thống kê

Theo dõi tình hình thực tập của sinh

viên

Theo dõi thông tin liên lạc với phụ

huynh sinh viên

Cập nhật khen thưởng kỷ luật

P a g e | 9

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

Đánh giá chung:

Ưu điểm:

- Tốc độ truy xuất nhanh.

- Đã hỗ trợ nhiều chức năng quản lý sinh viên

- Giao diện dễ dùng, đáp ứng nghiệp vụ quản lý đào tạo

Hạn chế:

- Bảo mật kém

- Còn một số chức năng quản lý sinh viên chưa được hỗ trợ

- Giao diện của một số chức năng không thuận tiện: Kết thúc một lần

thực hiện thì không hỏi mà tự thoát, người dùng phải thao tác lại từ

đầu.

- Cổng giao tiếp với sinh viên, phụ huynh, giáo viên, các cán bộ trong

đơn vị, và các cấp lãnh đạo còn hạn chế.

Hiện tại, tất cả các thông tin liên quan đến sinh viên như quy chế, cơ cấu tổ

chức, chương trình đào tạo, chế độ chính sách đều đưa trên website của ĐHKHTN,

người dùng có thể dễ dàng tra cứu ở trên đó. Tuy nhiên, chưa có sự liên tác giữa hệ

thống quản lý sinh viên và các hệ thống này nên việc đưa tin chưa được tự động

hóa để, do đó không đảm bảo tính kịp thời và thuận tiện.

-Chưa hỗ trợ giao tiếp trên cơ sở những công nghệ mới ví dụ qua các thẻ kỹ

thuật số, qua các thiết bị di động để việc xử lý đặc biệt là xử lý các thủ tục hành

chính được dễ dàng và tiết kiệm thời gian.

- Không hỗ trợ việc quản lý các cựu sinh viên

Vai trò của các cựu sinh viên là rất quan trọng. Họ có thể hỗ trợ không chỉ

về tài chính mà còn cung cấp các thông tin về thực tập, về việc làm về nhu cầu

nhân lực ở cơ quan họ hay ở các cơ quan khác. Nếu theo dõi về chuyên môn và cơ

quan công tác của các cựu sinh viên thì có thể có định hướng phù hợp về chương

trình đào tạo cũng như quy mô đào tạo của đơn vị.

P a g e | 10

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

Vấn đề cần giải quyết

1. Hoàn chỉnh các chức năng nghiệp vụ của công tác quản lý sinh viên

Bổ sung các chức năng chưa có và sửa đổi các chức năng đã có nhưng chưa

thuận tiện cho người dùng.

2. Hỗ trợ các dịch vụ trực tuyến và môi trường giao tiếp tiện ích

Với tốc độ phát triển công nghệ thông tin như hiện nay, các đơn vị đào tạo

nên cung cấp cho sinh viên các dịch vụ tiện ích như:

 Dịch vụ tra cứu và tư vấn: Cung cấp và giải đáp các thông tin liên quan

đến sinh viên.

 Dịch vụ giới thiệu và định hướng việc làm: Liên hệ với các công ty,

doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức khác để thu thập thông tin về việc làm,

định hướng việc làm để định hướng chương trình giảng dạy phù hợp và

cung cấp các thông tin này cho sinh viên.

 Cung cấp môi trường giao tiếp giữa nhà trường, sinh viên hiện đang

trong trường với các cựu sinh viên, các doanh nghiệp để có thể thường

xuyên trao đổi, cập nhật thông tin về việc làm, chuyên môn, về nhu cầu

nhân lực ở các công ty, doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức khác. Tổ chức

các đợt đánh giá về tình hình việc làm của các cựu sinh viên, đánh giá

về nhu cầu việc làm của xã hội. Các kết quả đánh giá đó sẽ giúp cho

nhà trường có định hướng chương trình giảng dạy phù hợp và giúp cho

sinh viên định hướng được chuyên ngành và công việc của mình trong

tương lai.

 Cung cấp và quản lý các dịch vụ: siêu thị cho sinh viên, hoạt động văn

hoá, phô tô tài liệu, truy cập Internet: Quản lý các đăng ký sử dụng dịch

vụ của sinh viên và theo dõi quá trình sử dụng dịch vụ của sinh viên.

 Giao tiếp trên cơ sở những công nghệ mới ví dụ qua các thẻ kỹ thuật

số, qua các thiết bị di động để việc xử lý đặc biệt là các thủ tục hành

chính được dễ dàng và tiết kiệm thời gian. Các thủ tục xác nhận hiện

nay yêu cầu rất nhiều loại giấy tờ, gây khó khăn và mất thời gian cho cả

sinh viên và các cán bộ quản lý.

P a g e | 11

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

Khi đó hệ thống quản lý sinh viên cần phải tích hợp với các hệ thống thông

tin khác trong đơn vị để hỗ trợ cho việc quản lý các dịch vụ trên một cách đồng bộ.

Hệ thống quản lý sinh viên sẽ là môi trường giao tiếp giữa sinh viên với các hệ

thống mà cung cấp các dịch vụ trên.

4. Đáp ứng các quy chế đào tạo mới

 Quản lý thông tin về điểm tu dưỡng của các sinh viên

Theo quy chế đào tạo hiện nay, điểm tu dưỡng được coi như

một yếu tố quản lý bắt buộc. Điểm tu dưỡng của mỗi sinh viên ghi

nhận mức độ chấp hành nội quy, quy chế của nhà trường. Điểm tổng

kết học kỳ của sinh viên sẽ là điểm học lực cộng điểm tu dưỡng trong

kỳ đó. Do đó hệ thống cần ghi nhận điểm tu dưỡng của mỗi sinh viên

để cuối kỳ tổng kết điểm.

 Quản lý sinh viên học vượt

Theo quy chế của bộ ban hành, cho phép các sinh viên suất sắc

được học vượt một số môn nhất định. Hệ thống cần quản lý các sinh

viên đăng ký học vượt, phân lớp cho các sinh viên học vượt các môn

và theo dõi tình hình học tập của các sinh viên đó.

 Quản lý sinh viên học nhiều ngành, nhiều trường

Các sinh viên có thể học nhiều ngành, nhiều trường nếu đủ điều

kiện quy định của các trường sinh viên tham dự. Khi đó hệ thống quản

lý sinh viên của mỗi trường cần ghi nhận các sinh viên học nhiều

ngành, nhiều trường và theo dõi tình hình học tập của các sinh viên

đó.

 Quản lý chặt chẽ thông tin liên lạc với gia đình sinh viên

Theo yêu cầu thực tế ở một số đơn vị đào tạo, vấn đề liên lạc với gia đình

sinh viên, với nơi sinh viên tạm trú là rất cần thiết. Yêu cầu hệ thống quản lý thông

tin về địa chỉ liên lạc với gia đình của sinh viên và địa chỉ tạm trú hiện tại của sinh

viên.

 Quản lý cựu sinh viên

Việc giữ liên lạc với các cựu sinh viên cũng rất quan trọng: Nếu chúng ta

quản lý các thông tin về cựu sinh viên như là công việc, nơi làm việc, thu nhập…

kể từ khi tốt nghiệp cho đến hiện tại của các cựu sinh viên thì chúng ta có thể đánh

giá được tình hình, xu hướng, nhu cầu về chuyên môn, về việc làm của xã hội hiện

nay để từ đó có định hướng đúng đắn cho công tác đào tạo của đơn vị. Do đó, hệ

P a g e | 12

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

thống cần tạo môi trường giao tiếp cho cựu sinh viên để có thể thường xuyên cập

nhật thông tin và ghi nhận kịp thời những phản hồi từ họ trong những trường hợp

cần thiết như tổ chức kỷ niệm ngày thành lập trường, tổ chức đánh giá và lấy ý

kiến về định hướng phát triển,….

 Quản lý thông tin đào tạo theo tín chỉ

Hình thức đào tạo từ trước đến nay ở ĐHKHTN là đào tạo theo niên

khóa.Tuy nhiên, hiện nay, các đơn vị đào tạo có xu hướng chuyển sang hình thức

đào tạo theo tín chỉ. Như vậy sẽ có thời điểm tồn tại song song hai hình thức đào

tạo này, đào tạo theo niên khóa cho những khóa học cũ và đào tạo theo tín chỉ cho

những khóa học mới. Do đó, hệ thống cần có tính mở để có thể quản lý cả đào tạo

theo niên khóa và đào tạo theo tín chỉ và trong tương lai thì chỉ quản lý đào tạo

theo tín chỉ.

5. Các vấn đề khác

 Việc hỗ trợ các chuẩn

Hệ thống cần có khả năng liên tác với các hệ thống khác trong đơn vị, do

đó phải có chuẩn cho tất cả các hệ thống liên tác. Vấn đề về tốc độ cũng như các

thuật toán xử lý

Với một lượng dữ liệu lớn cho cả một bài toán tổng thể. Việc truy xuất

dữ liệu là rất nhiều và phức tạp. Cải thiện tốc độ cũng như bổ xung các thuật toán

giúp cho nâng cao tốc độ hiển thị và thao tác là cần thiết.

 Vấn đề về bảo mật và an toàn dữ liệu

Với một số lượng lớn sinh viên trong các đơn vị trực thuộc ĐHKHTN và

rất nhiều thông tin cần quản lý về sinh viên trong mỗi năm học, vấn đề đặt ra là

phải sử dụng một công nghệ lưu trữ dữ liệu phù hợp để đảm bảo tốc độ xử lý và an

toàn dữ liệu. Đảm bảo tính an toàn dữ liệu trong hệ thống quản lý sinh viên và

điểm không những để tránh sai sót cho người quản trị dữ liệu trong lưu trữ và xử lý

mà quan trọng là để ngăn chặn những hành vi gian lận điểm từ bên ngoài.

II- Các giải pháp được đề xuất

1.Các giải pháp về CSDL

 Cơ sở dữ liệu được chọn phải đủ mạnh để quản lý được khối

lượng dữ liệu lớn với tần suất truy cập dữ liệu cao, đáp ứng các

dịch vụ trực tuyến và đảm bảo các yêu cầu về an toàn dữ liệu.

Các cơ sở dữ liệu mà có thể đáp ứng các yêu cầu đó là MySQL,

SQL server.

P a g e | 13

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

 Do yêu cầu về khả năng liên tác nên hệ thống cần được thiết kế

một cách tổng thể, sử dụng cùng một loại CSDL.

 Các giải pháp về kết xuất CSDL và thực hiện các báo cáo

 Định dạng dữ liệu XML

 Mã 6909:2001 được áp đặt cho tất cả các cơ quan nhà nước

 Hỗ trợ các dịch vụ trực tuyến và môi trường giao tiếp tiện ích

Hiện nay ở ĐHKHTN đã có một số hệ thống cung cấp các dịch vụ trực

tuyến như:

- Hệ thống Thư viện điện tử

- Hệ thống Quản lý và điều hành qua mạng

- Website của ĐHKHTN: cung cấp tất cả các thông tin về cơ cấu tổ

chức, quy chế đào tạo, chương trình đào tạo, các thông tin liên quan

đến sinh viên như kết quả học tập,…

Hệ thống Quản lý sinh viên cần tích hợp với các hệ thống này để có thể

cung cấp kịp thời các thông tin liên quan đến sinh viên. Giải pháp đề xuất

là kết xuất các thông tin liên quan đến sinh viên dưới dạng các file pdf để

đưa tới các hệ thống khác.

Hoàn thiện diễn đàn cho sinh viên.

Giao tiếp trên cơ sở những công nghệ mới ví dụ qua các thẻ kỹ thuật số,

qua các thiết bị di động.

 Các giải pháp chuẩn hóa và quy trình hóa nghiệp vụ

o Vấn đề quy trình trong quản lý đào tạo

Để đảm bảo cho công tác quản lý đào tạo được thực hiện tốt

nhất, các quy trình nghiệp vụ phải được thực hiện đầy đủ và

đúng tiến độ.

 Người quản lý quy trình

 Phân công trách nhiệm tới mỗi người tham gia quy

trình một cách rõ ràng về công việc cần làm, thời

gian và tốc độ làm.

 Thống nhất trong tất cả những người tham gia quy

trình về công việc, về thời gian, về tốc độ cũng

như là phương thức phản hồi.

P a g e | 14

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

 Theo dõi quy trình một cách chặt chẽ dựa trên các

phản hồi từ những người tham gia quy trình.

 Báo cáo lên cấp trên.

 Người tham gia quy trình

 Phải thực hiện tốt trách nhiệm của mình bằng cách

đảm bảo chất lượng công việc và tiến độ công

việc.

 Gửi các phản hồi tới người quản lý quy trình.

.2. Mục tiêu của hệ thống

Nghiệp vụ quản lý sinh viên được tự động hoá hoàn chỉnh và hỗ trợ các dịch

vụ tiện ích liên quan đến giáo dục, đào tạo cho những người sử dụng hệ thống đặc

biệt là sinh viên.

.3. Các chức năng hệ thống

R.1. Gói cập nhật thông tin sinh viên

R.1.1. Lưu thông tin một sinh viên mới

R.1.2. Sửa thông tin sinh viên

R.1.3. Xoá thông tin sinh viên

R.1.4. Tìm kiếm sinh viên và tạo danh sách

R.1.5. In thông tin chi tiết về sinh viên

R.2. Phân lớp

R.2.1. Phân lớp

R.3. Quản lý học phí

R.3.1. Tính toán tiền học phí của mỗi sinh viên theo kỳ

R.3.2. Cập nhật tình hình nộp học phí theo đợt / khóa học (course) -

R.4. Quản lý khen thưởng, kỷ luật

R.4.1. Cập nhật thông tin khen thưởng, kỷ luật

R.4.2. Cập nhật tiêu chuẩn cộng điểm thưởng

R.4.3. Cộng điểm thưởng

R.5. Xét lên lớp/ lưu ban, thôi học, ngừng học

R.6.1. Quyết định những sinh viên lên lớp, thôi học, ngừng học

R.6.2. Lưu lại kết quả xét lên lớp, thôi học, ngừng học

R.6.3. Cập nhật thông tin lớp học cho những sinh viên phải thôi học,

ngừng học.

R.6. Quản lý học bổng

R.7.1. Cập nhật thông tin mức học bổng

P a g e | 15

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

R.7.2. Xét học bổng và ghi nhận sinh viên được học bổng theo mức

R.7.3. Cập nhật thông tin phát học bổng

R.7. Quản lý thực tập

R.8.1. Cập nhật thông tin sinh viên thực tập

R.8. Quản lý sinh viên học trả nợ

R.9.1. Cập nhật thông tin sinh viên đăng ký học trả nợ

R.9.2. Phân lớp học trả nợ (cập nhật thông tin lớp)

R.9.3. Cập nhật điểm môn học trả nợ

R.9. Quản lý sinh viên làm khoá luận tốt nghiệp

R.9.4. Cập nhật tiêu chuẩn làm khoá luận tốt nghiệp

R.9.5. Lên danh sách sinh viên đủ điều kiện làm khoá luận tốt nghiệp

R.9.6. Cập nhật đề tài khoá luận tốt nghiệp

R.9.7. Cập nhật thông tin sinh viên làm khoá luận tốt nghiệp

R.9.8. In các mẫu biểu

R.10. Quản lý xét tốt nghiệp

R.9.9. Cập nhật thông tin xét tốt nghiệp cho mỗi sinh viên: Cập nhật

các chứng chỉ, học phí, ký túc xá, thư viện.

R.9.10. Cập nhật tiêu chuẩn xét tốt nghiệp hàng năm

R.9.11. Cập nhật tiêu chuẩn xếp loại tốt nghiệp hàng năm

R.9.12. Xếp loại tốt nghiệp

R.9.13. In số liệu xét tốt nghiệp

R.9.14. Ghi nhận các sinh viên được công nhận tốt nghiệp

R.9.15. Thống kê báo cáo tình hình tốt nghiệp

R.9.16. In bằng, in hồ sơ tốt nghiệp, in bảng điểm.

R.9.17. Theo dõi phát bằng, phát hồ sơ tốt nghiệp

R.11. Lưu trữ vĩnh viễn hồ sơ của các sinh viên đã tốt nghiệp

R.12. Xét tốt nghiệp bổ sung

R.13. Quản lý cựu sinh viên

Các thuộc tính của hệ thống

 Dễ sử dụng, không cần đào tạo nhiều.

 Đảm bảo tốc độ và an toàn trong lưu trữ và xử lý dữ liệu.

 Có khả năng liên tác với các hệ thống khác, khả năng nâng cấp bảo trì dễ

dàng.

P a g e | 16

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

III-Phân tích hệ thống:

A- Xác định các tác nhân, các ca sử dụng và mô tả các ca sử dụng

1. Xác định các tác nhân

Các ca sử dụng

Tác nhân

Kết quả đem lại

nghiệp vụ

Thêm sinh viên

Lưu tất cả các thông tin về sinh viên

mới vào hệ thống

Sửa sinh viên

Lưu thông tin mới về sinh viên cần sửa

vào hệ thống

Tìm sinh viên và Hiển thị danh sách sinh viên thoả mãn

in danh sách

điều kiện tìm kiếm lên màn hình và in

danh sách.

Xóa sinh viên

Xoá các sinh viên đã chọn khỏi hệ

thống

Nhân viên

phòng công

tác sinh viên

In thông tin sinh In thông tin chi tiết về sinh viên đã

viên chọn lên màn hình và ra giấy

In hồ sơ tốt In ra giấy hồ sơ tốt nghiệp cho mỗi

nghiệp

sinh viên (giấy giới thiệu của khoa/

trường, sơ yếu lý lịch,..)

Cập nhật tình hình sinh viên nộp hồ sơ,

phục vụ cho việc xét tốt nghiệp.

Cập nhật thông

tin xét tốt nghiệp

Phân các sinh viên mới vào các lớp

thích hợp và ghi nhận kết quả.

Phân lớp

P a g e | 17

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

Cập nhật mức Ghi nhận một mức học bổng mới và

học bổng (thêm, các thông tin liên quan.

sửa, xoá, tìm

Sửa các thông tin về một mức học bổng

kiếm)

Xoá bỏ một mức học bổng

Ghi nhận những sinh viên được khen

thưởng, kỷ luật.

Cập nhật khen

thưởng, kỷ luật

(thêm, sửa, xóa,

tìm kiếm)

Ghi nhận những sinh viên chuyển lớp,

chuyển trường, chuyển ngành. Cập

nhật những thông tin liên quan.

Chuyển

chuyển trường,

chuyển ngành

lớp,

Hồ sơ của các sinh viên đã tốt nghiệp

được lưu ở một nơi khác để khi cần

thiết có thể lấy ra.

Tổ chức lưu trữ

vĩnh viễn hồ sơ

đã tốt nghiệp

Cập nhật các thông tin về công việc,

nơi làm việc, thu nhập, địa chỉ liên lạc

của các cựu sinh viên.

Cập nhật thông

tin về cựu sinh

viên.

Cập nhật khen Ghi nhận những sinh viên được khen

thưởng, kỷ luật

thưởng, kỷ luật.

Nhân viên

phòng đào

tạo

Xét học bổng

Lên danh sách những sinh viên được

học bổng theo các mức.

Xét lên lớp, dừng Xét lên lớp, dừng học, thôi học. Cập

học, thôi học

nhật kết quả.

P a g e | 18

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

Cập nhật thông Ghi nhận các thông tin về sinh viên

tin xét tốt nghiệp phục vụ cho việc xét tốt nghiệp.

Cập nhật tiêu Ghi nhận một tiêu chuẩn xếp loại tốt

chuẩn xếp loại tốt nghiệp mới.

nghiệp

Sửa các thông tin về một tiêu chuẩn

xếp loại tốt nghiệp

Xoá bỏ một tiêu chuẩn xếp loại tốt

nghiệp

Xếp loại tốt Xếp loại tốt nghiệp và ghi nhận kết

nghiệp

quả.

Cập nhật tiêu Nhập tiêu chuẩn xét tốt nghiệp (gồm

chuẩn tốt nghiệp điểm chuẩn và điểm đạt) cho khoá học

hiện xét.

In số liệu xét tốt In ra giấy danh sách sinh viên đủ điều

nghiệp

kiện tốt nghiệp (gồm những sinh viên

năm cuối và những sinh viên các khoá

trớc cha tốt nghiệp) cùng với các t liệu

về học tập của các sinh viên đó. Thêm

vào đó là bản thống kê tỷ lệ xét tốt

nghiệp theo từng phân loại tốt nghiệp.

Tìm kiếm sinh Hiển thị các sinh viên thoả mãn điều

viên kiện tìm kiếm lên màn hình

Thống kê, báo In ra giấy bản báo cáo về tỷ lệ tốt

cáo

nghiệp/ cha tốt nghiệp theo từng xếp

loại tốt nghiệp.

In số liệu phục vụ In ra giấy các số liệu tốt nghiệp về sinh

công tác in bằng viên & in bằng tốt nghiệp.

tốt nghiệp

P a g e | 19

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

Cập nhật thông Lưu thông tin tốt nghiệp, phát bằng,

tin tốt nghiệp, phát hồ sơ tốt nghiệp.

phát bằng, phát

hồ sơ

Tổ chức lưu trữ Hồ sơ của các sinh viên đã tốt nghiệp

hồ sơ vĩnh viễn

được lưu ở một nơi khác để khi cần

thiết có thể lấy ra.

Xét tốt nghiệp bổ

sung

Các báo cáo, đơn từ về sinh viên được

xét duyệt và ký nhận.

Xét duyệt, ký

nhận các báo cáo,

đơn từ về sinh

viên được gửi từ

phòng công tác

sinh viên và

phòng đào tạo.

Ban giám

hiệu Trường

In

bằng

tốt Bằng tốt nghiệp

ĐHKHTN

nghiệp cho các

sinh viên trong

các đơn vị trực

thuộc ĐHQG dựa

vào số liệu được

gửi từ các đơn vị

trực thuộc.

Xem và in thông

tin về sinh viên

P a g e | 20

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

Cập nhật thông

tin sinh viên

Xem điểm, xem

các quy chế, các

Sinh viên

quyết định liên

quan tới sinh

viên.

Tham gia các

dịch vụ

Cập nhật thông

tin sinh viên

Phụ huynh

sinh viên

Theo dõi tình

hình học tập của

sinh viên

Thu học phí và

cập nhật tình

hình nộp học phí

Nhân viên

Phát học bổng và

cập nhật tình

hình phát học

bổng.

phòng tài vụ

Xem và in thông

tin về sinh viên

Khách

Xem và in các

quy chế đào tạo

P a g e | 21

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

Cập nhật các Các danh mục và thông tin liên quan

Người quản

trị dữ liệu

danh mục

được lưu trữ và xử lý (Danh mục

Trường, Lớp, Khoa, Ngành, Hệ, Khóa

học, Đối tượng,…)

2. Xác định các ca sử dụng

1. Gói cập nhật sinh viên

1.1

1.2

1.3

Thêm sinh viên

Sửa sinh viên

Xoá sinh viên

1.4

Tìm kiếm sinh viên

2. Gói quản lý lớp học

2.1

2.2

Phân lớp và cập nhật thông tin lớp

Chuyển lớp, chuyển ngành, chuyển trường

2.3 Xét lên lớp, ngừng học, thôi học

3. Quản lý học phí

3.1 Lên danh sách nộp học phí theo đợt (miễn giảm học phí)

3.2 Cập nhật tình hình nộp học phí theo đợt

4. Quản lý khen thưởng, kỷ luật

4.1 Cập nhật mức khen thưởng

4.2 Cập nhật sinh viên được khen thưởng

4.3 Cập nhật sinh viên bị kỷ luật

4.4 Cập nhật tiêu chuẩn cộng điểm thưởng

5. Quản lý học bổng

5.1 Cập nhật mức học bổng

5.2 Xét học bổng

5.3 Cập nhật phát học bổng

6. Quản lý thực tập

6.1 Cập nhật thông tin sinh viên thực tập

7. Quản lý sinh viên học trả nợ

7.1 Cập nhật thông tin sinh viên đăng ký học trả nợ

7.2 Cập nhật tình hình thu lệ phí học trả nợ

7.3 Phân lớp và cập nhật thông tin lớp học trả nợ

8. Quản lý sinh viên làm khoá luận tốt nghiệp

8.1 Cập nhật tiêu chuẩn làm khoá luận tốt nghiệp

P a g e | 22

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

8.2 Lên và in danh sách sinh viên đủ điều kiện làm khoá luận tốt nghiệp

8.3 Cập nhật đề tài khoá luận tốt nghiệp

8.4 Cập nhật thông tin sinh viên đăng ký làm khoá luận tốt nghiệp

8.5

In các mẫu biểu

9. Quản lý công tác tốt nghiệp

9.1

Cập nhật thông tin xét tốt nghiệp cho mỗi sinh viên: Cập nhật các

chứng chỉ, học phí, ký túc xá, thư viện.

9.2 Cập nhật tiêu chuẩn xét tốt nghiệp hàng năm

9.3 Cập nhật tiêu chuẩn xếp loại tốt nghiệp hàng năm

9.4

9.5

Xếp loại tốt nghiệp

In số liệu xét tốt nghiệp

9.6

9.7

9.8

9.9

Ghi nhận các sinh viên được công nhận tốt nghiệp

Thống kê báo cáo tình hình tốt nghiệp

In bằng, in hồ sơ tốt nghiệp, in bảng điểm.

Theo dõi và cập nhật thông tin phát bằng, phát hồ sơ tốt nghiệp

9.10 Tổ chức lưu trữ vĩnh viễn hồ sơ của các sinh viên đã tốt nghiệp

9.11 Tổ chức xét tốt nghiệp bổ sung

10. Gói cập nhật danh mục

10.1

10.2

10.3

10.4

10.5

10.6

10.7

10.8

10.9

Cập nhật Trường

Cập nhật Khoa

Cập nhật Ngành

Cập nhật Chuyên ngành

Cập nhật Hệ đào tạo

Cập nhật Khoá học

Cập nhật Lớp

Cập nhật Đối tượng

Cập nhật Hình thức khen thưởng

10.10 Cập nhật Hình thức kỷ luật

11. Gói cập nhật cựu sinh viên

11.1

Cập nhật thông tin về cựu sinh viên

P a g e | 23

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

3.Biểu đồ ca sử dụng theo gói

3.1 Gói cập nhật sinh viên

3.2Gói quản lý lớp học

P a g e | 24

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

3.3 Gói quản lý học phí

3.4.Quản lý khen thưởng,kỷluật

P a g e | 25

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

3.5.Quản lý học bổng

3.6.Quản lý thực tập:

P a g e | 26

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

3.7.Quản lý học trả nợ:

3.8.Quản lý sinh viên làm khóa luận tốt nghiệp:

P a g e | 27

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

3.9.Quản lý công tác tốt nghiệp:

B-Mô hình thực thể ERD:

a/Xác định các thực thể:

1/Thực thể 1:SINHVIEN

Các thuộc tính:

Mã Sinh viên(MASV) Đây là thuộc tính khóa,nhờ thuộc tính này mà ta phân

biệt được sinh viên này với sinh viên khác

Tên Sinh viên(TENSV):Mô tả tên sinh viên ứng với mã sinh viên

Hệ đào tạo(HEDAOTAO):Xác định hệ đào tạo mà sinh viên theo học

Mã khoa(MAKHOA):Xác định khoa sinh viên theo học

P a g e | 28

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

Mã lớp(MALOP):Xác định lớp mà sinh viên là thành viên

Mã chuyên ngành(MACH_NGANH):Xác định chuyên ngành sinh viên đang

học

Mã đối tượng(MADOITUONG):Mô tả dạng đối tượng cùa sinh viên

Ngày sinh(NGAYSINH):Cho biết ngày sinh của sinh viên

Giới tính(GIOITINH):Xác định sinh viên là nam hay nữ

Dân tộc(DANTOC):Cho biết sinh viên thuôc dân tôc

nào(Kinh,Hoa,Tày,Nùng…)

Quê quán(QUEQUAN): Cho biết quê của sinh viên

Số tín chỉ tích lũy(SOTINCHITICHLUY):Cho biết số tín chỉ mà sinh viên đã

tích lũy đươc cho đến thời điểm hiện tại

Điểm trung bình học tập(DTBHT):Cho biết điểm học tập của sinh viên tính

đến thời điểm học tập

2/Thực thể 2:KHOA

Mã khoa(MAKHOA): Đây là thuộc tính khóa ,nhờ thuộc tính này mà ta có

thể phân biệt khoa này với khoa khác

Tên khoa(TENKHOA): Cho biết tên khoa ứng với mã khoa

Trưởng khoa(TRUONGKHOA):Cho biết tên Trưởng khoa

3/Thực thể 3:LỚP

Mã lớp(MALOP): Đây là thuộc tính lớp,nhờ thuộc tính này mà ta có thể

phân biệt lớp này với lớp khác

Mã khoa(MAKHOA): Xác định khoa mà lớp trực thuộc

Giáo viên chủ nhiệm(GVCN):Cho biết tên Giáo viên chủ nhiệm

Sĩ số(SISO): Cho biết sĩ số lớp

4/Thực thể 4:CH_NGANH

Mã chuyên ngành(MACH_NGANH):Đây là thuộc tính khóa,nhờ thuộc tính này

mà ta có thể phân biệt chuyên ngành này với chuyên ngành khác

Tên chuyên ngành(TENCH_NGANH):Mô tả tên chuyên ngành ứng với mã chuyên

ngảnh

Mã khoa(MAKHOA):Mô tả tên khoa có chuyên ngành trên

P a g e | 29

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi

Quaûn lyù Sinh vieân Tröôøng ÑHKHTN

5/Thực thể 5:DOITUONG

Mã đối tượng(MADOITUONG):Đây là thuộc tính khóa,dùng để phân biệt thuộc

tính này với thuộc tính khác

Tên đối tượng(TENDOITUONG):Mô tả tên đối tượng ứng với mã đối tượng

Chế độ miễn giảm(CHEDOMIENGIAM):Xác định chế độ miễn giảm học phí ứng

với mã đối tượng

6/Thực thể 6:HOCBONG

Mã học bổng(MAHOCBONG):Đây là thuộc tính khóa,dùng để phân biệt học bổng

này với học bổng khác

Mức học bổng(MUCHOCBONG):Mô tả mức học bổng ứng với mã học bổng

Mã SV(MASV):Cho biết những sinh viên đạt học bổng

Học kỳ(HOCKY):Cho biết học bổng được xét ở học kỳ mấy

7/Thực thể 7:DETAITN

Mã đề tài (MADETAI) :Đây là thuộc tính khóa , dung để phân biệt đề tài này với

đề tài khác

Tên đề tài (TENDETAI) : Cho biết tên đề tài ứng với mã đề tài

Mã sinh viên (MASV) : Xác định những sinh viên làm đề tài

Giảng viên hướng dẫn(GVHUONGDAN) :Cho biết tên giảng viên hướng dẫn sinh

viên làm đề tài

Giảng viên phàn biện(GVPHANBIEN):Cho biết tên giảng viên tham gia phản biên

đề tài

Mô tả(MOTA):Mô tả nội dung của đề tài

8/Thực thể 8:LOAITN

Mã loại Tốt nghiệp (MALTN) : Đây là thuộc tính khóa , dùng để phân biệt

loại tốt nghiệp này và loại tốt nghiệp khác

Tên loại Tốt nghiêp(TENLTN) :Mô tả tên loại tốt nghiệp ứng với mã loại tốt

nghiệp

Mã Sinh viên(MASV) : Cho biết mã sinh viên ứng với từng mã loại tốt

nghiệp

Tên Sinh viên(TENSV): Cho biết tên sinh viên ứng với mã sinh viên

Thời gian Tốt nghiệp(TG_TN) :Cho biết thời gian học của sinh viên

P a g e | 30

Nguyeãn Quang Huy_Nguyeãn Tröôøng Haûi