Đồ án Quá trình phân tích, thiết kế cho hệ thống quản lý công chức

ĐỒ ÁN:

Quá trình phân tích, thiết kế cho hệ

thống quản lý công chức - tiền lương

của UBDS-GĐ&TE

LỜI NÓI ĐẦU

Thế giới ngày nay đã có nhiều tiến bộ mạnh mẽ về công nghệ thông tin

(CNTT) từ một tiềm năng thông tin đã trở thành một tài nguyên thực sự, trở thành

sản phẩm hàng hoá trong xã hội tạo ra một sự thay đổi to lớn trong lực lượng sản

xuất, cơ sở hạ tầng, cấu trúc kinh tế, tính chất lao động và cả cách thức quản lý

trong các lĩnh vực của xã hội.

Trong những năm gần đây, nền CNTT nước ta cũng đã có phát triển trên mọi

lĩnh vực trong cuộc sống cũng như trong lĩnh vực quản lý xã hội khác. Một trong

những lĩnh vực mà máy tính được sử dụng nhiều nhất là các hệ thống thông tin

quản lý nói chung .Tuy các hệ thống này xét về mặt nào đó cũng đã đáp ứng được

nhu cầu của người sử dụng trong những phần mềm được lập trình chủ yếu trên

môi trường foxpro, các hệ thống đó có quy mô nhỏ, độc lập và tính thừa kế không

cao.

Nhưng hiện nay, do quy mô, tính phức tạp của công việc ngày càng cao nên

việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý không chỉ là việc lập trình đơn giản mà

phải xây dựng một cách có hệ thống. Các giai đoạn phân tích, thiết kế được tiến

hành một cách tỷ mỷ và chính xác.

Trong đồ án này tôi sẽ trình bày quá trình phân tích, thiết kế cho hệ thống

quản lý công chức - tiền lương của UBDS-GĐ&TE với hệ quản trị cơ sở dữ liệu

MS Access của hãng Microsoft. Và ngôn ngữ để xây dựng cho phần mềm này là

Visual basic

Nội dung của đồ án bao gồm:

- Chương I: Nhiệm vụ và vai trò của bài toán

- Chương II: Cơ sở lý thuyết và công cụ phát triển

- Chương III: Phân tích hệ thống chương trình quản lý công chức - tiền

lương của UBDS –GĐ&TE Thành Phố

- Chương IV: Thiết kế hệ thống quản lý

- Chương V: An toàn dữ liệu

Do kiến thức và kinh nghiệm của bản thân còn hạn chế nên đồ án không

tránh khỏi những thiếu xót. Rất mong được sự đóng góp của quý thầy cô trong

khoa công nghệ thông tin trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội, các quý thầy cô

trong bộ môn tin học trường Đại Học Thuỷ Sản và bạn bè đồng nghiệp.

Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn TS: Nguyễn Kim Anh, ông Huỳnh

Trung Phương, ông Huỳnh Nguyễn Minh Trí cùng toàn thể nhân viên trong cơ

quan đã trực tiếp hướng dẫn tôi thực hiện đồ án này

CHƯƠNG I

NHIỆM VỤ VÀI TRÒ CÙNG CÁC ĐẶC TẢ CỦA BÀI TOÁN

A. Nhiệm vụ và vai trò của bài toán

I. Nhiệm vụ cơ bản của bài toán

Bài toán quản lý công chức - tiền lương có nhiệm vụ quản lý, theo dõi quá

trình làm việc và quá trình lương của các công chức trong cơ quan cùng các hoạt

động khác có liên quan đến công việc đó.

Bài toán bao gồm:

* Đầu vào:

- Các thông tin về hồ sơ của công chức

- Các thông tin về quá trình quản lý của từng công chức

- Các thông tin về quá trình quản lý lương của từng công chức

- Sửa đổi, bổ sung cán bộ

- Chỉnh sửa đổi mức lương của từng công chức

* Đầu ra:

- Tìm kiếm tra cứu các thông tin cần thiết về công chức, tiền lương theo yêu

cầu của ban lãnh đạo trong cơ quan.

Từ thông tin đầu ra cho ta thấy được quá trình công tác của từng công chức

trong cơ quan để giúp cho việc tra cứu công chức được cập nhật một cách nhanh

chóng, chính xác, cũng như các vấn đề liên quan đến công chức.

II. Vai trò của bài toán

Để đảm bảo và tiện lợI cho quá trình hoạt động chung của cơ quan có hiệu

quả thì việc quản lý công chức - tiền lương đòi hỏi phảI thường xuyên và chính

xác. Vị trí của bài toán này trong việc quản lý công chức, tiền lương của cơ quan

được xuất phát từ thực tế khách quan của hoạt động quản lý, cần phảI đưa tin học

vào trong các lĩnh vực quản lý nói chung trong cơ quan, bên cạnh đó yếu tố con

ngườI và tiền lương do con ngườI làm ra càng không thể được xem nhẹ chính vì

vậy cần có một chính sách quản lý thật khoa học nên bài toán quản lý công chức -

tiền lương giúp cho việc điều hành chung trong cơ quan ngày một hiệu quả hơn.

B. Đặc tả các yêu cầu của bài toán

I. Khái quát chung về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức bộ

máy của UBDSGĐ&TE Thành phố Nha trang tỉnh Khánh hoà

1. Chức năng

Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (

gọI tắt là Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em ) là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ

ban nhân dân tỉnh, có chức năng giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về

lĩnh vực dân số, gia đình, trẻ em trên địa bàn tỉnh, tổ chức phốI hợp giữa các cơ

quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hộI, tổ chức xã hộI của tỉnh nhằm thực hiện

luật, công ước quốc tế, các chính sách, chươnh trình, dự án, kế hoạch về dân số,

gia đình và trẻ em ở tỉnh.

Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em tỉnh chịu sự lãnh đạo toàn diện của Uỷ

ban nhân dân tỉnh và chịu sự lãnh đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của

Uỷ ban Quốc gia Dân số và Kế hoạch hoá gia đình và Uỷ ban Bảo vệ và chăm sóc

trẻ em Việt Nam.

Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em có con dấu và tài khoản tạI Kho bạc Nhà

nước.

2. Nhiệm vụ, quyền hạn

Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em tỉnh có nhiệm vụ và quyền hạn như sau

2.1.Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh kế hoạch 10 năm, 5 năm, hàng năm, chương

trình mục tiêu, các dự án về dân số, gia đình và trẻ em theo chương trình mục tiêu

quốc gia; tổ chức việc thực hiện kế hoạch, chương trình đó sau khi được phê

duyệt.

2.2. Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản qui phạm pháp luật để

cụ thể hoá một số chủ trương, chính sách, chiến lược về dân số, gia đình và trẻ em,

phù hợp vớI tình hình đặc điểm của tỉnh.

Ban hành các văn bản nghiệp vụ chuyên môn về công tác dân số, gia đình và

trẻ em ở tỉnh và tổ chức hướng dẫn thực hiện.

2.3. Kiểm tra thanh tra việc thực hiện các qui định của pháp luật, cơ chế

chính sách và chương trình hành động về lĩnh vực dân số, gia đình và trẻ em; giảI

quyết đơn thư khiếu nạI, tố cáo của công dân thuộc phạm vi và nhiệm vụ và thẩm

quyền.

2.4. Tổ chức thực hiện kế hoạch phốI hợp vớI các ngành, đoàn thể và các tổ

chức xã hộI ở tỉnh về công tác tuyên truyền, giáo dục, vận động mọI tầng lớp nhân

dân, các gia đình nhằm thực hiện chính sách dân số, gia đình và trẻ em; tổ chức

thực hiện “ Ngày Dân số”, “ Ngày Gia đình Việt Nam” và “ Tháng hành động về

trẻ em” hàng năm.

2.5. Ở những tỉnh có các HộI hoạt động về lĩnh vực dân số, gia đình và trẻ

em thì Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em có nhiệm vụ giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh

quản lý nhà nước đốI vớI các HộI này.

2.6. Thực hiện dịch vụ tư vấn về dân số, gia đình, trẻ em

2.7. Vận động các tổ chức và cá nhân trong nước, nước ngoài để bổ sung

nguồn lực cho quỹ Bảo trợ trẻ em, hướng dẫn và kiểm tra việc quản lý và sử dụng

Quỹ bảo trợ trẻ em.

2.8. Tổ chức thu thập, xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin về dân số, gia đình,

trẻ em phục vụ cho việc quản lý, điều phốI chương trình dân số, gia đình và trẻ em

tỉnh và cả nước.

Tổ chức phân tích, đánh giá tình hình thực hiện luật, công ước, chính sách

chương trình, kế hoạch hành động, về dân số gia đình và trẻ em; thực hiện kế

hoạch báo cáo định kỳ về Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban Quốc gia dân số và Kế

hoạch hoá gia đình và Uỷ ban Bảo vệ và Chăm sóc trẻ em Việt nam.

2.9. Tổ chức việc nghiên cứu, ứng dụng kết quả nghiên cứu, tiến bộ khoa học

kỹ thuật vào công tác dân số, gia đình và trẻ em ở tỉnh.

2.10. Hướng dẫn bồI dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ làm công tác

dân số, gia đình và trẻ em ở tỉnh.

3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của cơ quan

UBND Thành Phố

Tư pháp

HLHPN

Uỷ Ban Dân Số Gia Đình

& Trẻ Em Thành Phố

Tổ chức lđ

Giáo dục

4. Sơ đồ quản lý của cơ quan

UBDSGĐ & TE

THÀNH PHỐ

CHỦ NHIỆM

PHÓ CHỦ NHIỆM

( Chuên môn )

( Thường trực )

Truyền

thông

Thống

kê

Các

hoạt

Dịch

vụ 02

Văn

thư

Kế

toán

Tổng

hợp

động

xã hội

* Nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ cấu quản lý của cơ quan:

- Chủ nhiệm: Do phó chủ tịch UBND kiệm nhiệm có nhiệm vụ quản lý chung

cho cơ quan

- Phó chủ nhiệm Thường trực: Phụ trách tổng hợp về chỉ đạo và tham mưu

cho cơ quan

- Phó chủ nhiệm Chuyên môn: Phụ trách về mảng chuyên môn

- Dịch vụ 02: Theo dõi tư vấn tình hình thực hiện biện pháp tránh thai, phi

lâm sàng hiện đạI, tiến bộ thực hiện, vận động sử dụng biện pháp tránh thai có kế

hoạch, biện pháp đẩy mạnh chương trình ( truyền thông, tư vấn )

- Truyền thông: Có kế hoạch tổ chức hoạt động và tổng hợp kết quả triển

khai để đề xuất, kiến nghị phương hướng thờI gian tới.

- Thống kê: Tổng hợp, nắm bắt các số liệu biến động dân số, sinh tử tạI các

xã phường theo từng thờI gian cụ thể.

- Văn thư: Có nhiệm vụ thu phát và lưu trữ các tài liệu do Ban tổ chức – Cán

bộ Chính phủ Uỷ ban Quốc gia DS&KHHGĐ, Uỷ ban BV&CSTE Việt Nam đưa

đến.

- Kế toán: Phụ trách về mặt tài chính của cơ quan cụ thể

 Kinh phí thực hiện các mục tiêu chương trình

 Kinh phí từng hoạt động cụ thể để báo cáo

 Kinh phí vận động ủng hộ quỹ bảo trợ trẻ em thành phố

 Kinh phí UBDSGĐ & TE tỉnh, quỹ bảo trợ TE tỉnh hỗ trợ trẻ em có

hoàn cảnh đặc biệt khó khăn.

- Tổng hợp: Soạn thảo, tiếp nhận các thông tin tham mưu báo cáo cho các cấp

II. Đặc tả các vấn đề của bài toán

Trong một cơ quan hành chính sự nghiệp việc quản lý công chức - tiền lương

của mỗI nhân viên trong cơ quan trên máy vi tính không phảI là dễ.Khâu quản lý

công chức do phòng tổ chức trong cơ quan nắm giữ, còn khâu quản lý tiền lương

do phòng tài vụ nắm giữ. Để hiểu rõ việc quản lý thì mỗI phân tích viên cần phảI

khảo sát và nắm được những thông tin sau:

Quản lý công chức:

Để quản lý một công chức trong cơ quan trước hết phảI nắm được lý lịch của

mỗI ngườI, ngoài ra cần phảI hiểu thêm các thông tin khác để quản lý.

Những thông tin cần quản lý bao gồm:

Họ và tên công chức

GiớI tính

Dân tộc

Tôn giáo

Ngày sinh

Chính trị

Nơi sinh

Địa chỉ

Điện thoạI

Trình độ văn hoá

Chuyên môn

Ngoại ngữ

Số CMND

Cựu chiến binh

Chức vụ

Các quan hệ của bản thân

Khen thưởng

Kỷ luật

Ngày vào cơ quan

Ngày vào biến chế

Qúa trình công tác ở nước ngoài

Bảo hiểm

Lương cơ bản

Nghỉ phép

Trong lý lịch, quản lý các thông tin một cách cụ thể hơn:

- Điện thoạI: Quản lý tất cả các số điện thoạI của công chức

- Chính trị: Đoàn viên, Đảng viên, Đoàn viên chỉ quản lý có hay không. Nếu

là đảng viên thì quản lý: Ngày vảo đảng, ngày chính thức, nơi vào đảng

- Chuyên môn: Quản lý tất cả các chuyên môn mà công chức đã được đào tạo

bao gồm: Chuyên môn gì? Nơi đào tạo ( Trường nào )? Văn bằng hay chứng chỉ

được cấp, ThờI gian dào tạo.

- Ngoại ngữ: Quản lý trình độ tất cả các ngoạI ngữ mà công chức biết được.

- Qúa trình công tác ở nước ngoài: Để quản lý những chuyến đi nước ngoài

của công chức. Nếu công chức nào đi thì quản lý: Thời gian, lý do, nước đi

- Cựu chiến binh: Để quản lý những công chức nào đã đi bộ đội. Công chức

nào đã đi bộ độI thì quản lý: Ngày xuất ngũ, ngày nhập ngũ, binh chủng, cấp bậc

khi xuất ngũ.

- Quan hệ nhân thân: Bao gồm cha mẹ, vợ chồng, anh chị em ruột, con: Họ

tên, ngày sinh, nghề nghiệp, cơ quan, chức vụ tại cơ quan của từng người.

Nếu cha mẹ, vợ chồng, anh em,con của công chức không làm việc tạI cơ

quan nào, không có chức vụ gì thì phần cơ quan, chức vụ ghi: Không. Nếu cha mẹ

chết thì nghề nghiệp nghi chết.

- Khen thưởng, kỷ luật: Ngày, hình thức, cấp, lí do khen thưởng, kỷ luật.

Ngày xoá kỷ luật

- Nghỉ phép: ThờI gian và nơi nghỉ phép của tất cả các lần nghỉ phép của

công chức. Nơi nghỉ phép chỉ quản lý cấp tỉnh

Quản lý tiền lương:

Để quản lý tốt khâu tiền lương của mỗi công chức trong cơ quan thì bộ phận

tài vụ dựa vào bảng chấm công của công chức. Bảng chấm công gồm: Số ngày

làm việc, số ngày nghỉ không phép, số tiền thưởng, phụ cấp chức vụ. Ngoài ra còn

dựa vào quá trình lương của một công chức gồm: Ngạch, bậc, ngày lên lương để

đưa ra danh sách lương của công chức trong cơ quan

Công việc Tin học hoá hệ thống nhắm đáp ứng:

- Định kỳ tự động hoá đưa ra danh sách công chức được tăng lương

- Bất kỳ lúc nào cũng có thể trả lời các thông tin chính xác về tình hình công

tác, lý lịch của một công chức.

CHƯƠNG II

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN

A. Cơ sở lý thuyết

I. Các khái niệm cơ bản

+ Thực thể: Là một đốI tượng cụ thể nào đó

+ Thuộc tính thực thể: Tính chất xác định thực thể

+ Lớp thực thể: Các thực thể cùng thuộc tính

+ Lược đồ quan hệ:

 Thuộc tính: Tên thuộc tính, miền xác định của thuộc tính

 Lược đồ một quan hệ gồm các thuộc tính của thực thể ( Tên miền xác

định ) cùng vớI các mệnh đề rang buộc.

Lược đồ quan hệ: R=<x, w>=(A1:D1,A2:D2,…An:Dn,M)

Ai: Tên thuộc tính

Di: Miền xác định của thuộc tính

M: Mệnh đề ràng buộc

NộI dung của lược đồ quan hệ gọI là các bộ

+ Các phép toán tốI thiểu:

 Tìm kiếm dữ liệu theo tiêu chuẩn đã chọn, không làm thay đổI trạng thái

CSDL.

 Thay đổI cấu trúc CSDL.

 Thay đổI nộI dung CSDL.

 Xử lý, tính toán trên CSDL.

II. Khái niệm phụ thuộc dữ liệu và các dạng chuẩn

- Một thuộc tính gọI là phụ thuộc vào các thuộc tính khác khi giá trị của các

thuộctính này phụ thuộc vào giá tri của phụ thuộc kia. Sự phụ thuộc này có thể là

gIán tiếp hay trực tiếp.

- Một quan hệ bao giờ cũng có một nhóm thuộc tính mà giá trị của chúng qui

định giá trị các thuộc tính khác, nhóm thuộc tính đó gọI là khoá.

- VớI một quan hệ tuỳ vào các phụ thuộc của các thuộc tính vào khoá có

trong đó mà ta phân chia các quan hệ đó thành các dạng chuẩn khác nhau. Các

dạng chuẩn cơ bản.

 Dạng chuẩn 1

 Dạng chuẩn 2

 Dạng chuẩn 3

Các dữ liệu lưu trữ dướI dạng chuẩn 3 tránh được hiện tượng dư thừa dữ liệu,

tạo cho dữ liệu có tính độc lập cao. Các quan hệ nếu chưa ở dạng chuẩn 3 sẽ được

phân rã thành các quan hệ nhỏ hơn ở dạng chuẩn 3.

III. Khái niện chỉ dẫn và khoá chỉ dẫn

- Để có thể tìm kiếm thông tin nhanh theo một tiêu chuẩn nào đó chúng ta tạo

ra các thông tin chỉ dẫn theo tiêu chuẩn nào đó. Các thông tin chỉ dẫn là các thông

tin giúp ta tìm kiếm dữ liệu nhanh. Các thông tin này gọI là khoá chỉ dẫn. Khoá

chỉ dẫn có thể là một trường, hoặc nhiều trường trong trường hợp này phảI chỉ ra

thứ tự.

VớI cách tạo ra khoá chỉ dẫn theo tiêu chuẩn nào đó ta có thể tìm kiếm nhanh

dữ liệu theo tiêu chuẩn nào đó.

IV. Mục tiêu và tính ưu việt của mô hình quan hệ

- Cho một lược đồ dữ liệu dễ sử dụng, mô hình đơn giản, ngườI dùng không

cần biết cấu trúc vật lý của dữ liệu. Tiện lợI cho ngườI dùng không chuyên tin học

- Tăng cường tính độc lập của dữ liệu, đặc biệt là vật lý.

- Cho một khả năng có một ngôn ngữ thao tác bậc cao.

- TốI ưu việc tìm kiếm dữ liệu trong CSDL, hệ quản trị tự tìm cách truy nhập.

- CảI thiện nâng cao toàn vẹn dữ liệu và bảo mật dữ liệu.

- Có thể phục vụ cho nhiều chương trình ứng dụng.

- Có cơ sở toán học phong phú chắc chắn:

* Lý thuyết quan hệ

* Dạng chuẩn có độ bền vững và đầy đủ thông tin

B. Công cụ phát triển

I. Lựa chọn công cụ phát triển và các vấn đề kỹ thuật

1. Lựa chọn công cụ phát triển

Hiện nay các chương trình được ứng dụng phục vụ cho UBDS-GĐ&TE được

viết bằng ngôn ngữ FoxPro LAN 2.0, chạy trên mạng Novell Netware.

Ưu điểm:

. Rẻ tiền

. Tiện lợI cho các ứng dụng có tính chất cá nhân hoặc nhóm nhỏ. Dễ bảo trì,

bảo hành.

. Đồng bộ: Phát triển trên một thiết kế và định hướng thống nhất.

. Tức thờI: Dữ liệu được cập nhật tức thờI khi phát sinh, đảm bảo thông tin

kịp thời.

. Được kiểm toán xác nhận về chương trình, qui trình, tính hợp pháp của các

thông tin do máy tính đưa ra.

Nhược điểm:

. Không đáp ứng được mô hình các bài toán có tổ chức dữ liệu lớn. Tốc độ

đọc, ghi các bảng dữ liệu giảm rất nhanh khi kích thước các bảng dữ liệu tăng từ

vài trăm Kb tớI hàng ngàn Mb. Đồng thờI tốc độ xử lý cũng phụ thuộc vào số

lượng ngườI sử dụng.

. Không đáp ứng được các mô hình kiến trúc Client/Server ( Mô hình này

hiện đang được sử dụng hết sức rộng rãi và ngày càng khẳng định được tính ưu

việt của nó ).

ĐốI vớI việc phát triển hệ thống, việc lựa chọn công cụ cũng có ý nghĩa hết

sức quan trọng. NgườI phát triển hệ thống phảI căn cứ vào khẳ năng của cơ sở

mình cũng như các yếu tố đặc thù mà lựa chọn công cụ cho phù hợp.

Trong đề tài quản lý công chức - tiền lương có một số yếu tố được xem xét

khi lựa chọn công cụ như sau:

* Khả năng phát triển của hệ thống: Hệ thông tin xây dựng trong giai đoan

hiện tạI đã và đang là bước đi ban đầu trong quá trình tiến tớI một hệ thống hoàn

hảo, do đó khả năng phảI nâng cấp dần trong tương lai là điều không thể tránh

khỏi. Chính vì vậy, yếu tố hàng đầu cần quan tâm khi lựa chọn công cụ là khả

năng hỗ trợ của chúng trong việc bổ sung phát triển hệ thống. Công cụ được chọn

phảI giảm được chi phí bảo hành và nâng cấp chương trình.

* Hệ quản trị cơ sở dữ liệu được chọn phảI có tính cởI mở cao để hệ thống có

thể dễ dàng kết nốI vớI các hệ thống thông tin khác.

* Khả năng mà công cụ có thể giảm nhẹ gánh nặng công việc cho ngườI phát

triển.

* Trên cơ sở xem xét các yếu tố trên đây, công cụ được chọn là hệ quản trị cơ

sở dữ liệu MS ACCESS vớI ngôn ngữ để viết chương trình là Visual basic

2. Môi trường làm việc

+ Hệ thống máy tính chủ yếu được sử dụng hiện nay tạI các UBDS-GĐ&TE

là máy PC với môi trường làm việc là hệ điều hành Window 98.

+ Đa số ngườI sử dụng trên thực tế đã làm quen vớI tin học qua máy PC vớI

hệ điều hành Window.

+ Hệ thống chương trình quản lý công chức - tền lương sẽ rất tiện dụng khi

chạy trên môi trường mạng. Tuy nhiên nó vẫn có thể cài đặt trên máy lẻ, áp dụng

đốI vớI những cơ sở chưa ứng dụng mạng máy tính trong quản lý.

II. Tổng quan về hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS ACCESS

Access là gì?

Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu ( CSDL ). Cũng giống như các

hệ CSDL khác, Access lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu, biểu diễn thông tin và tự động

làm nhiều nhiệm vụ khác. Việc sử dụng Access, chúng ta có thể phát triển cho các

ứng dụng một cách nhanh chóng.

Access cũng là một ứng dụng mạnh trong môi trường Windows. Ngày từ đầu

Access cũng là một sản phẩm của CSDL trong Microsoft Windows. BởI vì cả

Window và Access đều xuất phát từ Microsoft nên cả hai sản phẩm này làm việc

rất tốt cùng nhau, Access chạy trên nền Windows cũng thể hiện được trong

Access. Bạn có thể cắt, dán dữ liệu từ bất cứ ứng dụng nào trong môi trường

Windows nào cho Access và ngược lại. Bạn có thể liên kết các đốI tượng nào đó

ví dụ như: OLE trong Excel, Paintbrush và Word for Windows vào môi trường

Access.

Dù sao Access là một hệ quản trị dữ liệu rất tốt trong cơ sở dữ liệu, đồng thờI

nó có thể giúp chúng ta truy nhập tới tất cả các dạng dữ liệu. Nó có thể làm việc

vớI nhiều hơn một mảng (Table) tạI cùng một thờI điểm để giảm bớt sự rắc rốI

của dữ liệu và làm cho công việc dễ dàng thực hiện hơn. Chúng có thể liên kết một

bảng trong Paradox và một bảng trong dbase, có thể lấy kết quả của việc liên kết

đó và kết nốI dữ liệu này vớI những bảng làm việc trong Excel một cách nhanh

chóng và dễ dàng.

Access cung cấp những công cụ gì?

Access cung cấp những thông tin quản lý CSDL quan hệ thực sự, hoàn thiện

vớI những định nghĩa khoá (Primary key) và khoá ngoạI (Foreign key), các loạI

luật quan hệ (một - một, một-nhiều), các mức kiểm tra mức toàn vẹn của dữ liệu

cũng như định dạng và những định nghĩa mặc định cho môi trường (Filed) trong

một bảng. Bằng việc thực hiện sự toàn vẹn dữ liệu ở mức database engine, Access

ngăn chặn được sự cập nhật và xoá thông tin không phù hợp.

Access cung cấp tất cả các kiểu dữ liệu cần thiết cho trường, bao gồm văn

bản (text), kiểu số (number), kiểu tiền tệ (currency), kiểu ngày/tháng (data/time),

kiểu meno, kiểu có/không (yes/no) và các đốI tượng OLE.Nó cũng hỗ trợ cho các

giá trị rỗng ( Null) khi các giá trị này bị bỏ qua.

Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng được những đòi hỏI vớI kiến trúc

mềm dẻo của nó. Nó có thể sử dụng như một hệ quản lý CSDL độc lập, hoặc theo

mô hình Client/ Server. Thông qua ODBC (Open Database Connectivity), chúng

ta có thể kết nốI vớI nhiều dạng dữ liệu bên ngoài, ví dụ như: Oracle, Sybase,

thậm chí vớI cả những CSDL trên máy tính lớn như DB/2.

VớI Access chúng ta cũng có thể phân quyền cho ngườI sử dụng và cho các

nhóm trong việc xem và thay đổI rất nhiều các kiểu đốI tượng dữ liệu.

Tóm lạI: Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu tương tác vớI

ngườI sử dụng chạy trên môi trường Windows, nó tăng thêm sức mạnh trong công

tác tổ chức, tìm kiếm và tổ chức thông tin. Các quy tắc kiểm tra dữ liệu, giá trị

mặc định, khuôn nhập dữ liệu … của Microsoft Access hoàn toàn đáp ứng yêu

cầu. Khả năng kết nốI và công cụ truy vấn mạnh của nó giúp ta tìm kiếm thông tin

một cách nhanh chóng. Nó cho phép ta thiết kế được các biểu mẫu và báo cáo

phức tạp đáp ứng các yêu cầu đề ra. ĐốI vớI những yêu cầu quản lý dữ liệu ở mức

độ chuyên môn cao.

III. GiớI thiệu tổng quát ngôn ngữ lập trình VISUAL BASIC

Visual Basic là một ngôn ngữ thảo chương hoàn thiện và hoạt động theo kiểu

điều khiển bởI sự kiện ( Event – Driven programming language ) nhưng lạI giống

ngôn ngữ thảo chương có cấu trúc ( Structured programming language )

Theo Bill Gates đã mô tả Visual Basic như một “ công cụ vừa dễ lạI vừa

mạnh để phát triển các ứng dụng Windows bằng Basic “.Điều này dường như chưa

đủ để minh chứng cho tất cả những phô chương trên, trừ khi bạn hiểu ra rằng hiện

đang có hàng chục triệu ngườI dùng Microsoft Windows.

Visual Basic đã từng nhanh hơn, mạnh hơn và thậm chí dễ dùng hơn Visual

Basic 1.0. Visual Basic 3 bổ sung các cách thức đơn giản để điều khiển các cơ sở

dữ liệu mạnh nhất sẵn có. Visual Basic 4 lạI bổ sung thêm phần hỗ trợ phát triển

32 bit và bắt đầu tiến trình chuyển Visual Basic thành một ngôn ngữ lập trình

hướng đốI tượng đầy đủ. Visual Basic 5 đã bổ sung khả năng tạo các tập tin thi

hành thực sự, thậm chí có khẳ năng sáng tạo các điều khiển riêng. Và bây giờ,

Visual Basic 6.0 bổ sung một số tính năng ngôn ngữ đã được mong đợI từ lâu,

tăng cường năng lực Internet, và cả các tính năng cơ sở dữ liệu mạnh hơn. Quả

thật, Visual Basic đã trở thành mạnh nhất và trôi chảy nhất chưa từng thấy.

Mặt khác, lợI điểm khi dùng Visual Basic chính là ở chỗ tiết kiệm thờI gian

và công chức so vớI ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng.

Visual Basic gắn liền vớI khái niệm lập trình trực quan ( Visual ), nghĩa là

khi thiết kế một chương trình, ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao

diện khi chương trình thực hiện. Đây là thuận lợI lớn so vớI các ngôn ngữ lập trình

khác, Visual Basic cho phép ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắc, kích

thước, hình dáng của các đốI tượng trong ứng dụng.

Một khả năng khác của Visual Basic chính là khả năng kết hợp các thư viện

liên kết động DLL ( Dynamic Link Library ). DLL chính là phầm mở rộng cho

Visual Basic tức là khi xây dựng một ứng dụng nào đó đã có một số yêu cầu mà

Visual Basic chưa đáp ứng đủ, ta viết thêm DLL phụ trợ.

Khi viết chương trình bằng Visual Basic, chúng ta phảI qua hai bước:

Thiết kế giao diện ( Visual Programming )

Viết lệnh ( Cade Programming )

Nó cùng hỗ trợ các cấu trúc:

- Cấu trúc IF… THEN …ELSE

- Các cấu trúc lặp (Loops).

- Cấu trúc rẽ nhánh ( Select Case )

- Hàm ( Function ) và chương trình con ( Subroutines )

Visual Basic đưa ra phương pháp lập trình mớI, nâng cao tốc độ lập trình.

Cũng như các ngôn ngữ khác, mỗI phiên bản mớI của Visual Basic đều chứa

đựng những tính năng mớI chẳng hạn Visual Basic 2.0 bổ sung cách đơn giản để

điều khiển các cơ sở dữ liệu mạnh nhất có sẵn, Visual Basic 4.0 bổ sung thêm

phần hỗ trợ phát triển 32 bit và chuyển sang ngôn ngữ lập trình hướng đốI tượng

đầy đủ, hiện nay ngôn ngữ mớI nhất là Visual Basic 6.0 hỗ trợ nhiều tính năng

mạnh hữu hạn OLE DB để lập trình dữ liệu. Các lập trình viên đã có thể dùng

Visua Basic 6.0 để tự mở rộng Visual Basic.

Visual Basic có sẵn các công cụ như: Các hộp văn bản, các nút lệnh, các nút

tuỳ chọn, các hộp kiểm tra, các hộp liệt kê, các thanh cuộn, các hộp thư mục và tập

tin… có thể dùng các khung kẻ ô để quản lý dữ liệu theo dạng bảng, liên lạc vớI

các ứng dụng Windows khác, truy nhập các cơ sở dữ liệu gọI chung là điều khiển

thông qua công nghệ OLE của Microsoft

Hệ trợ giúp trực tuyến đầy đủ giúp tham khảo nhanh chóng khi phát triển một

ứng dụng. Tuy nhiên việc này trên VB 6.0 đòi hỏI phảI có CD ROM.

Visual Basic còn hỗ trợ việc lập trình bằng cách hiện tất cả tính chất của đối

tượng mỗI khi ta định dùng đến nó. Đây là điểm mạnh của ngôn ngữ lập trình hiện

đạI

* Các bước thiết kế một ứng dụng Visual Basic:

- Xây dựng các cửa sở mà ngườI dùng sẽ thấy

- Quyết định những sự kiện mà các điều khiển trên cửa sổ sẽ nhận ra.

* Các nộI dung diễn ra khi ứng dụng đang chạy:

- Visual Basic giám sát các cửa sổ và các điều khiển trong từng cửa sổ cho tất

cả mọI sự kiện mà từng điều khiển có thể nhận ra ( các chuyển động chuột, các

thao tác nhắp chuột, di chuyển, gõ phím …)

- Khi Visual Basic phát hiện một sự kiện, nếu không có một đáp ứng tạo sẵn

cho sự kiện đó, Visual Basic sẽ xem xét ứng dụng để kiểm tra ngườI dùng đã viết

thủ tục cho sự kiện đó hay chưa.

- Nếu đã viết rồI, Visual Basic sẽ thi hành và hình thành nên thủ tục sự kiện

đó và quay trở lạI bước đầu tiên.

* Các bước này quay vòng cho đến khi ứng dụng kết thúc.

Sau khi đã tìm hiểu thế nào là hoạt động điều khiển bởI sự kiện và các hỗ trợ

của Visual Basic mà phiên bản mớI nhất là Visual Basic 6.0, chúng ta sẽ thấy đây

là một công cụ lập trình dễ chịu và có xu hướng trở thành môi trường lập trình

hoàn hảo cho những năm sắp tới.

Để hiểu rõ phần trên, sau đây tôi sẽ trình bày cụ thể hơn về ngôn ngữ lập

trình Visual Basic 6.0.

A. THIẾT KẾ GIAO DIỆN

Do Visual Basic là ngôn ngữ lập trình hướng đốI tợng nên việc thiết kế giao

diện rất đơn giản bằng cách đưa các đốI tượng vào Form và tiến hành thay đổI một

số thuộc tính của các đốI tượng đó.

1. FORM

Form là biểu mẫu của mỗI ứng dụng trong Visual Basic. Ta dùng Form (như

là một biểu mẫu ) nhằm định vị và sắp xếp các bộ phận trên nó khi thiết kế các

phần giao tiếp vớI ngườI dùng.

Ta có thể xem Form như là bộ phận mà nó có thể chứa các bộ phận khác.

Form chính của chúng tạo nên giao tiếp cho ứng dụng. Form chính là giao diện

chính của ứng dụng, các Form khác có thể chứa các hộp thoạI, hiện thị cho nhập

dữ liệu và hơn thế nữa.

Trong nhiều ứng dụng Visual Basic, kích cỡ và vị trí của biểu mẫu vào lúc

hoàn tất thiết kế ( thường mệnh danh là thờI gian thiết kế, hoặc lúc thiết kế ) là

kích cỡ và hình dáng mà ngườI ngườI dùng sẽ gặp vào thờI gian thực hiện, hoặc

lúc chạy. Điều này có nghĩa là Visual Basic cho phép ta thay đổI kích cỡ và di

chuyển vị trí của Form cho đến bất kỳ nơi nào trên màn hình khi chạy một đề án,

bằng cách thay đổI các thuộc tính của nó trong cửa sổ thuộc tính đốI tượng (

Properties Windows ). Thực tế, một trong những tính năng thiết yếu của Visual

Basic đó là khả năng tiến hành các thay đổI để đáp ứng các sự kiện của ngườI

dùng.

2. TOOLS BOX ( Hộp công cụ )

Bản thân hộp công cụ này chỉ chứa các biểu tượng biểu thị cho các điều

khiển mà ta có thể bổ sung vào biểu mẫu là bảng chứa các đốI tượng được định

nghĩa sẵn của Visual Basic. Các đốI tượng này được sử dụng trong Form để tạo

thành giao diện cho các chương trình ứng dụng của Visual Basic. Các đốI tượng

trong thanh công cụ sau đây là công dụng nhất:

a. Scroll Ba: (Thanh cuốn)

Các thanh cuốn được dùng để nhận nhập liệu hoặc hiện thị kết xuất khi ta

không quan tâm đến giá trị chính xác của đốI tượng nhưng lạI quan tâm sự thay

đổI đó nhỏ hay lớn. Nói cách khác, thanh cuốn là đốI tượng cho phép nhận từ

ngườI dùng một giá trị tuỳ theo vị trí con chạy (Thumb ) trên thanh cuốn thay cho

cách gõ giá trị số.

Thanh cuốn có các thuộc tính quan trọng nhất là:

- Thuộc tính Min: Xác định cận dướI của thanh cuốn

- Thuộc tính Max: Xác định cận trên của thanh cuốn

- Thuộc tính Value: Xác định giá trị tạm thờI của thanh cuốn

b. Option Button Control ( Nút chọn )

ĐốI tượng nút chọn cho phép ngườI dùng chọn một trong những lựa chọn

đưa ra. Như vậy, tạI một thờI điểm chỉ có một trong các nút chọn được chọn.

c. Check Box (Hộp kiểm tra )

ĐốI tượng hộp kiểm tra cho phép ngườI dùng kiểm tra một hay nhiều điều

kiện của chương trình ứng dụng. Như vậy, tạI một thờI điểm có thể có nhiều hộp

kiểm tra được đánh dấu

d. Label ( Nhãn )

ĐốI tượng nhãn cho phép ngườI dùng gán nhãn một bộ phận nào đó của giao

diện trong lúc thiết kế giao diện cho chương trình ứng dụng. Dùng các nhãn để

hiện thị thông tin không muốn ngườI dùng thay đổi. Các nhãn thường được dùng

để định danh một hộp văn bản hoặc một điều khiển khác bằng cách mô tả nộI

dung của nó. Một công cụ phổ biến nhất là hiện thị thông tin trợ giúp.

e. Image( Hình ảnh )

ĐốI tượng Image cho phép ngườI dùng đưa hình ảnh vào Form

f. Picture Box

ĐốI tượng Picture Box có tác dụng gần giống như đốI tượng Image.

g. Text Box

ĐốI tượng text box cho phép đưa các chuỗI ký tự vào Form. Thuộc tính quan

trọng nhất của text box là thuộc tính Text_ cho biết nộI dung hộp Text box.

h. Command Button ( Nút lệnh )

ĐốI tượng Command Button cho phép quyết định thực thi một công việc nào

đó

i. Directory List Box, Drive List Box, File List Box

Đây là các đốI tượng hỗ trợ cho việc tìm kiếm các tập tin trên một thư mục

của ổ đĩa nào đó

j. List Box ( Hộp danh sách)

ĐốI tượng List Box cho phép xuất các thông tin về chuỗi.

Trên đây là những đốI tượng được sử dụngthường xuyên nhất trong phần

thiết kế giao diện cho một chương trình ứng dụng của Visual Basic.

3. PROPERTIES WINDOWS (Cửa sổ thuộc tính)

Properties Windows là nơi chứa danh sách các thuộc tính của đốI tượng cụ

thể. Các thuộc tính này có thể thay đổI được để phù hợp vớI yêu cầu về giao diện

của các chương trình ứng dụng.

4. PROJECT EXPLORER

Do các ứng dụng của Visual Basic thường dùng chung mã hoặc Form đã tuỳ

biến trước đó, nên Visual Basic tổ chức các ứng dụng thành các Project. MỗI

Project có thể có nhiều Form sẽ được lưu trữ chung vớI Form đó trong các tập tin

riêng biệt. Mã lập trình chung mà tất cả các Form trong ứng dụng chia sẻ có thể

được phân thành các Module khác nhau và cũng được lưu trữ tách biệt, gọI là các

Module mã Project Explorer nếu tất cả các biểu mẫu tuỳ biến được và các Module

chung, tạo nên ứng dụng của ta.

B. VIẾT LỆNH CHO CÁC ĐỐI TƯỢNG

Điểm mẫu chốt cần phảI nhận thức rõ trongkhâu lập trình Visual Basic là:

Visual Basic xử lý mã chỉ để đáp ứng các sự kiện. Thực vậy, không như nhiều

ngôn ngữ lập trình khác, các dòng mã thi hành trong một chương trình Visual

Basic phảI nằm trong các thủ tục hoặc các hàm, các dòng mã bị cô lập sẽ không

làm việc

I.CỬA SỔ CODE

Của sổ Code luôn là nơi để viết mã. Cửa sổ Code có một thanh tách (Split

bar ) nằm bên dướI thanh tiêu đề, tạI đầu thanh cuộn dọc. Thanh cuộn này có tác

dụng tách cửa sổ Code thành hai cửa sổ Code con để có thể xem cả hai phần cửa

sổ Code cùng một lúc.

Hộp liệt kê Object

Hộp liệt kê bên trái cửa sổ Code là hộp Object, nó liệt kê mọI đốI tượng trên

Form, cùng vớI một đốI tượng trên General lưu trữ mã chung mà tất cả mọI thủ

tục dính kèm vớI Form có thể sử dụng.

Hộp liệt kê Procedure

Hộp liệt kê bên phảI cửa sổ Code là hộp liệt kê Procedure. Hộp liệt kê này

cung cấp mọI sự kiện mà đốI tượng đã lựa trong hộp liệt kê Object nhận ra.

Intellisense

Intellisense là một công nghệ bổ sung hoàn thành phức hợp của hãng

Microsoft, nó cho phép đỡ mất công gõ và tra cứu. Intellisense bật ra các hộp nhỏ

vớI các thôg tin hữu ích về đốI tượng mà ta đang làm việc. Nó có ba thành phần

như mô tả dướI đây:

- QuickInfo: Đây là nơi có thông tin về cú pháp của một toán tử Visual Basic.

MỗI khi nhập một khoá theo sau là một dấu cách hoặc dấu ngoặc đơn mở, một gợI

ý thủ thuật hiện ra cung cấp cú pháp của thành phần đó

- List Properties/ Methods: Tính năng Intellisense này đưa ra một danh sách

các tính chất và phương pháp của một đốI tượng ngay sau khi bạn gõ dấu chấm.

- Available Constants: Tính năng Intellisense tiện dụng này cung cấp một

danh sách các hằng sẵn có.

II. BIẾN

Trong Visual Basic, các biến [Variables] lưu giữ thông tin ( các giá trị ). Khi

dùng một biến, Visual Basic xác lập một vùng trong bộ nhớ máy tính để lưu giữ

thông tin. Trong Visual Basic, tên biến có độ dài tớI 225 ký tự và trừ ký tự đầu

tiên phảI là một mẫu tự, ta có thể gộp một tổ hợp mẫu tự, con số và gạch dướI bất

kỳ. Chữ hoa, chữ thường trong tên biến không quan trọng.

III. CÁC KIỂU DỮ LIỆU

Dữ liệu cũng có nhiều kiểu: kiểu dữ liệu số, chuỗI và Boolean. Thực tế,

Visual Basic điều khoản 14 kiểu dữ liệu chuẩn. Ta cũng có thể định nghĩa các kiểu

dữ liệu riêng. Các kiểu thường dùng để điều tác dữ liệu là:

1. Kiểu String

Các biến chuỗI [String] lưu giữ ký tự. Một chuỗI có thể có một hay nhiều ký

tự. Tất nhiên, biến lưu trữ một chuỗI được gọI là một biến chuỗi. Một phương

pháp để định danh các biến kiểu này đó là đặt một đầu đồng đô la ($) vào cuốI tên

biến: Astring Variables.

Trên lý thuyết, các biến chuỗI có thể lưu giữ khoảng 2 tỷ ký tự. Trong thực

tế, một máy cụ thể có thể lưu giữ ít hơn, do các hạn chế của bộ nhớ, các yêu cầu

phần việc chung của Windows, hoặc số lượng chuỗI dùng trong biểu mẫu.

2. Kiểu Integer

Các biến số nguyên Integer lưu trữ các trị số nguyên tương đốI nhỏ ( Giữa –

32768 và + 32767). Số học số nguyên tuy rất nhanh song bị hạn chế trong phạm vi

này. Dấu định danh được dùng dấu “ %”

3. Kiểu Long Integer

Các biến số nguyên dài Long Integer lưu trữ các số nguyên giữa

– 2,147,483,648 và +2,147,483,647. Dấu định danh được dùng là dấu “ &”

4. Kiểu Single Precision

Các biến kiểu này lưu giữ các con số ở các mức xấp xỉ. Chúng có thể là phân

bố nhưng chỉ có thể đảm bảo độ chính xác ở mức bảy chữ số. Dấu định danh được

dùng là dấu “!”

5. Kiểu Double Precsion

Kiểu dữ liệu chính đôi [double_precision] khi cần các con số có tớI 16 vị trí

độ chính xác và cho phép có hơn 300 chữ số. Các phép tính cũng là xấp xỉ cho

kiểu biến này, chỉ có thể căn cứ trên 16 chữ số đầu. Ngoài ra, vớI các con số chính

đôi, phép tính thực hiện tương đốI chậm, chủ yếu được dùng trong các phép tính

khoa học của Visual Basic. Dấu định danh dùng cho biến chính đôi là dấu pao

“# “. PhảI dùng số “ # “ tạI cuốI con số thực tế nhất là khi có tương đốI ít chữ số

bởI bằng không, Visual Basic sẽ mặc nhận ý ta muốn dùng độ chính xác của một

số chính đơn chính xác hơn nếu ta viết.

AduoblePrecision Variable # =12.45#.

6. Kiểu Currency

Các biến kiểu này được thiết kế để tránh một số vấn đề trong khi chuyển từ

các phân số nhị phân thành các phân số thập phân ( không thể tạo 1/10 từ số tổ

hợp 1/4,1/8,1,16 …). Kiểu Currency có thể có bốn chữ số về bên phảI của vị trí

thập phân và lên tớI 14 chữ số về bên trái của dấu chấm thập phân. Dấu định danh

được dùng là “@”

7. Kiểu Date

Kiểu dữ liệu ngày tháng là một phương cách tiện dụng để lưu trữ thông tin cả

ngày tháng lẫn giờ khắc cho bất kỳ thờI điểm nào giữa nửa đêm ngày 1 tháng

riêng năm 100 đến nửa đêm ngày 31 tháng 12 năm 9999. Ta phảI bao phép gán

cho các biến ngày tháng bằng dấu #.

Ví dụ: Ngày = # January,1,2000#.

Nếu không gộp một giờ khắc vào ngày, Visual Basic mặc nhận nó là nửa

đêm

8. Kiểu Byte

Kiểu Byte mớI trong Visual Basic 5 và có thể lưu trữ các số nguyên giữ 0 và

225.

9. Kiểu Boolean

Đồ án Quá trình phân tích, thiết kế cho hệ thống quản lý công chức - Tiền lương của UBDS-GĐ&TE