Đồ án Xây dựng hệ thống mô tả hoạt động của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ giao nhận hàng hoá Tiên Phong

ĐỀ TÀI:

Xây dựng hệ thống mô tả hoạt động của

công ty TNHH thương mại và dịch vụ

giao nhận hàng hoá Tiên Phong

I.Mô tả bài toán và giải pháp:

1.Giới thiệu khái quát công ty:

Tên công ty : Công ty TNHH Thuơng mại, dịch vụ giao nhận hàng hoá

Tiên Phong.

Địa chỉ : số 514 Lê Thánh Tông - Ngô Quyền - Hải Phòng .

Điện thoại: 031 769555

Công việc chính là vận tải hàng hoá theo yêu cầu của khách qua Cảng Hải

Phòng, chủ yếu là nhận hàng nhập khẩu chuyển qua Cảng và giao lại cho khách

hoặc nhận chuyển hàng cho khách đến Cảng.

Cơ sở vật chất gồm có: một văn phòng đặt tại số 514 Lê Thánh Tông -Ngô

Quyền -Hải Phòng, ngoài ra công ty còn sở hữu 2 xe kéo rơ moóc loại 20’ và

40’.

Nhân viên trong công ty gồm có 5 người .

Trong đó:

Giám đốc :

Kế toán :

bà Đặng Thị Huê

Nguyễn Thị Thu Hà

Nhân viên giao nhận: Trần Thành Trung

Ngô Hữu Đình

Nguyễn Khánh Nhân

2.Cơ cấu tổ chức và chức năng:

Công ty gồm 3 bộ phận: Giám đốc,bộ phận kế toán và bộ phận giao nhận

hàng

GIÁM ĐỐC

KẾ TOÁN

GIAO NHẬN HÀNG

Trong đó :

GIÁM ĐỐC: điều hành mọi hoạt động công việc của công ty.

KẾ TOÁN: có trách nhiệm tổng hợp hồ sơ, chứng từ và theo dõi việc thu chi

hàng ngày của công ty,từ đó lập các báo cáo thống kê doanh thu trình lên giám

đốc. Ngoài ra nhân viên kế toán còn kiêm luôn chức năng của một nhân viên văn

phòng.

BỘ PHẬN GIAO NHẬN HÀNG: trực tiếp làm các thủ tục cần thiết để lấy

hàng hoặc gửi hàng cho khách.

3.Quy trình hoạt động của công ty:

Khách hàng muốn công ty giao hoặc nhận hàng qua Cảng, trước tiên sẽ giao

dịch trực tiếp với giám đốc và gửi thông tin về hàng hoá đó(số lượng, chủng

loại,…).Giám đốc sẽ chuyển cho kế toán tính toán và gửi cước phí tính toán cho

khách hàng dựa trên bảng giá, nếu khách hàng đồng ý sẽ thông báo lại với công

ty kế toán lập hợp đồng gửi cho khách, khách sẽ ký hợp đồng, đồng thời gửi

thêm bộ hồ sơ hàng. Giám đốc sẽ giao cho kế toán để kế toán lưu thông tin vào

hồ sơ khách hàng, sau đó hồ sơ này chuyển cho nhân viên giao nhận hàng để

nhân viên này làm thủ tục tại Cảng. Sau khi nhận được hồ sơ nhân viên giao

nhận hàng sẽ đến nơi để hàng làm thủ tục nhận hàng (nếu nhận hàng từ Cảng

phải cần có phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho sau khi hồ sơ về hàng được

kiểm tra xác nhận, còn nếu nhận hàng từ khách tiến hành lập biên bản giao

nhận hàng ).Khi nhận hàng xong tiến hành chuyển hàng, lập phiếu yêu cầu vận

chuyển và đưa cho chủ xe ký nhận. Sau khi chuyển hàng đến nơi làm thủ tục

giao hàng (nếu giao hàng tới cho khách thì lập biên bản giao nhận hàng còn nếu

giao hàng tới Cảng thì sẽ nhận phiếu giao nhận kiêm phiếu nhập kho của Cảng

sau khi trình mọi hồ sơ về hàng). Kết thúc việc giao hàng kế toán lập, gửi phiếu

yêu cầu thanh toán đến khách hàng, sau khi khách thanh toán xong sẽ ghi hoá

đơn thanh toán đưa lại cho khách.

Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cũng được.

Cuối mỗi tháng kế toán sẽ tổng kết hoạt động và lập báo cáo tình hình giao

nhận hàng, doanh thu cho giám đốc.

4.Giải pháp cho hệ thống:

Qua việc phân tích hoạt động của công ty ta thấy: hồ sơ về mặt hàng vận

chuyển rất phức tạp cần lưu trữ để có thể đối chiếu, công việc tính toán cước phí

vận chuyển. Cần xây dựng hệ thống quản lý giao nhận hàng với dữ liệu vào là:

thông tin về hàng cần giao hoặc nhận, bộ hồ sơ thông tin liên quan mặt

hàng,….Hệ thống sẽ đưa ra :cước phí vận chuyển, phiếu yêu cầu vận chuyển,

biên bản giao nhận hàng, phiếu yêu cầu thanh toán, hoá đơn thanh toán…

5.Các hồ sơ liên quan:

5.1)Biên bản giao nhận:

5.2)Phiếu yêu cầu vận chuyển:

5.3)Phiếu giao nhận kiêm phiếu xuất kho:

5.4)Phiếu đề nghị thanh toán:

6.Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhận và hồ sơ:

Động từ

+

bổ ngữ

Danh từ

Khách hàng

Công ty

Cảng

Giám đốc

Kế toán

Nhận xét

( tác nhân )

=

tính toán

gửi

lập

làm

lập

làm

lập

viết

cước phí

hợp đồng

thủ tục nhận hàng

biên bản giao nhận

( tác nhân )

hồ sơ DL

Nhân viên giao nhận

phiếu yêu cầu vận chuyển Bảng giá

thủ tục giao hàng Hợp đồng

phiếu đề nghị thanh toán Biên bản giao nhận

hoá đơn thanh toán

báo cáo

Phiếu yêu cầu vận chuyển

lập

Phiếu đề nghị thanh toán

Hoá đơn thanh toán

Báo cáo

Hồ sơ khách hàng

II.Mô hình nghiệp vụ của hệ thống:

1.Thiết lập biểu đồ ngữ cảnh:

a) Sơ đồ:

gửi thông tin

tính cước phí

gửi hồ sơ hàng

xác nhận,gửi phiếu

lấy (gửi) hàng

0

gửi hợp đồng

CẢNG

HỆ THỐNG

QUẢN LÝ

GIAO NHẬN HÀNG

KHÁCH HÀNG

ký ,gửi hồ sơ

y/c báo cáo

báo cáo

vận chuyển hàng

GIÁM ĐỐC

gửi phiếu y/c thanh

thanh toán tiền

ghi hoá đơn thanh toán

Hình1: Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống quản lý giao nhận hàng

2.Biểu đồ phân rã chức năng:

Hệ thống quản lý giao nhận hàng

1.Nhận hàng

2.Giao hàng

3.Báo cáo

2.1.Làm thủ tục giao hàng

3.1.Lập báo cáo

1.1.Tính toán cước

2.2.Lập ,gửi phiếu y/c thanh

toán

1.2.Lập hợp đồng

2.3.Viết hoá đơn thanh toán

1.3.Ký , nhận hồ sơ hàng

1.4.Làm thủ tục nhận hàng

1.5.Lập phiếu y/c vận chuyển

Hình 2: Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống quản lý giao nhận hàng

3.Mô tả chi tiết chức năng lá:

(1.1)Tính toán cước: Khi khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng sẽ gửi

thông tin về mặt hàng cần vận chuyển đến công ty ,thông tin bao gồm: chủng

loại, số lượng, quãng đường vận chuyển,… Đồng thời cũng tính cước phí cho

khách để khách xem xét.

(1.2)Lập hợp đồng: Nếu khách hàng đồng ý với giá cước thì kế toán sẽ

thảo hợp đồng.

(1.3)Ký nhận hồ sơ hàng: Khách hàng sẽ ký vào hợp đồng và đồng thời

gửi cho công ty hồ sơ đầy đủ về mặt hàng đó.

(1.4)Làm thủ tục nhận hàng: Sau khi nhận được bộ hồ sơ đầy đủ về mặt

hàng, nhân viên giao nhận hàng của công ty sẽ đi tiến hành thủ tục để nhận

hàng.

Nếu nhận hàng tại Cảng thì phải cầm theo bộ hồ sơ về hàng (đã đầy đủ

mọi thủ tục, giấy tờ liên quan do khách hàng cung cấp), sau khi Cảng xác nhận

sẽ đưa cho lại cho phiếu giao nhận kiêm phiếu xuất kho để lấy hàng ra.

Nếu nhận hàng từ khách thì khi nhận hàng chỉ cần lập biên bản giao nhận

hàng.

(1.5)Lập phiếu yêu cầu vận chuyển: Phiếu này được tạo ra giữa nhân viên

giao nhận hàng với chủ xe, gồm yêu cầu chuyển hàng và thông tin về hàng, địa

điểm, thời gian đóng trả hàng và mức cước.

(2.1)Làm thủ tục giao hàng: Khi hàng được vận chuyển tới địa điểm yêu

cầu, nhân viên giao nhận hàng sẽ tiến hành làm thủ tục giao hàng .

Nếu giao hàng cho khách thì tiến hành lập biên bản giao nhận hàng và

yêu cầu khách ký nhận.

Nếu giao hàng vào Cảng thì cần có bộ hồ sơ về hàng, sau khi Cảng xác

nhận sẽ đưa lại cho phiếu giao nhận kiêm phiếu xuất kho và cho phép đưa hàng

vào kho của Cảng.

(2.2)Lập,gửi phiếu yêu cầu thanh toán: Sau khi hoàn tất công việc giao

hàng cho khách sẽ tiến hành lập phiếu yêu cầu thanh toán gửi cho khách hàng.

(2.3)Viết hoá đơn thanh toán: Khách hàng sau khi thanh toán đủ tiền cho

công ty ,kế toán sẽ lập hoá đơn thanh toán gửi lại cho khách để xác nhận.

(3.1)Lập báo cáo: Cuối mỗi tháng kết toán sẽ tiến hành thống kê và lập

báo cáo chi tiết gửi cho giám đốc.

4.Danh sách các hồ sơ dữ liệu có liên quan:

D1.Hồ sơ khách hàng

D2.Bảng giá

D3.Hợp đồng

D4.Biên bản giao nhận hàng

D5.Phiếu giao nhận kiêm xuất kho

D6.Phiếu giao nhận kiêm nhập kho

D7.Phiếu yêu cầu vận chuyển

D8.Phiếu đề nghị thanh toán

D9.Hoá đơn thanh toán

D10.Báo cáo

5.Ma trận thực thể chức năng:

Các thực thể

Hồ sơ khách hàng

Bảng giá

Hợp đồng

Biên bản giao nhận

Phiếu giao nhận kiêm xuất kho

Phiếu giao nhận kiêm nhập kho

Phiếu yêu cầu vận chuyển

Phiếu đề nghị thanh toán

Hoá đơn thanh toán

Báo cáo

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10

Các chức năng nghiệp vụ

1.Nhận hàng

U

R

C

R

C

R

C

R

2.Giao hàng

3.Báo cáo

R

C

R

C

Hình 3: Ma trận thực thể chức năng

III.Mô hình hoá quá trình xử lý:

1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0:

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10

1

2

3

U

R

C

R

C

R

C

R

C

R

C

Cảng

1.0

xác nhận, gửi

phiếu giao nhận

D2

gửi hồ sơ hàng

gửi thông tin

tính cước phí

D5

Khách hàng

gửi hợp đồng

ký ,gửi hồ sơ

Nhận hàng

D3

gửi biên bản giao nhận

xác nhận

D4

D1

D7

gửi biên bản giao nhận

xác nhận

D9

Khách hàng

gửi phiếu y/c thanh

thanh toán tiền

ghi hoá đơn thanh toán

2.0

D8

D7

Giao hàng

gửi hồ sơ hàng

Cảng

xác nhận, gửi phiếu giao nhận

D3

D4

D1

D6

Hình 4a: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ thống quản lý giao nhận hàng

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10

1

2

3

U

R

C

R

C

R

C

R

C

R

C

y/c báo cáo

báo cáo

3.0

Giám đốc

D9

Báo cáo

D3

D1

D10

Hình 4b: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ thống quản lý giao nhận hàng

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10

2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1:

1

2

3

U

R

C

R

C

R

C

R

C

R

C

1.1

gửi thông tin

Khách hàng

Tính toán cước

tính cước phí

đồng ý

D2

Giá cước phí

gửi hợp đồng

1.2

D1

Lập hợp đồng

D3

Hợp đồng

1.3

ký ,gửi hồ sơ

Ký , nhận

hồ sơ hàng

1.4

gửi biên bản giao nhận

xác nhận

D4

D5

Làm thủ tục

nhận hàng

gửi hồ sơ hàng

xác nhận, gửi phiếu giao nhận

biên bản giao nhận

1.5

Cảng

D7

Lập phiếu y/c

vận chuyển

Hình 5a: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 1.0 từ biểu đồ mức 0

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10

1

2

3

U

R

C

R

C

R

C

R

C

R

C

gửi biên bản giao nhận

xác nhận

2.1

Khách hàng

D7

D4

Làm thủ tục

giao hàng

gửi hồ sơ hàng

xác nhận, gửi phiếu giao nhận

Cảng

D6

biên bản giao nhận

( phiếu giao nhận )

2.2

D3

gửi phiếu y/c thanh toán

Lập phiếu

đề nghị

thanh toán

D8

D1

thanh toán tiền

ghi hoá đơn thanh toán

2.3

Viết hoá đơn

thanh toán

D9

Hình 5b:Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 2.0 từ biểu đồ mức 0

IV. Thiết kế cơ sở dữ liệu:

1.Mô hình E-R:

2.Mô hình quan hệ:

V. Thiết kế các giao diện:

TRUY NHẬP HỆ THỐNG

TÊN NGƯỜI SỬ DỤNG

MẬT KHẨU

ĐĂNG NHẬP

KẾT THÚC

Hình 8: Giao diện “TRUY NHẬP HỆ THỐNG”

CẬP NHẬT KHÁCH HÀNG

MÃ KHÁCH HÀNG

TÊN KHÁCH HÀNG

ĐỊA CHỈ

ĐIỆN THOẠI

NHẬP

SỬA

XÓA

GHI

KẾT THÚC

Hình 9: Giao diện “CẬP NHẬT KHÁCH HÀNG”