Đồ án Xây dựng phần mền quản lý hoạt động kinh doanh cho một cửa hàng

Trường Đại học sư phạm kỹ thuật Hưng Yên

Khoa công nghệ thông tin

BÀI TẬP LỚN

MÔN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay công nghệ thông tin ngày càng phát triển và được ứng dụng

rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực của cuộc sống. Đặc biệt là trong nghành kinh tế

nó góp phần đáng kể trong quá trình hội nhập .

Như chúng ta đã biết việc quản lý kinh doanh của hầu hết các cửa hàng

vẫn tiến hành một cách thủ công. Việc ghi chép thông tin qua sổ sách gặp rất

nhiều khó khăn trở ngại khi người quản lý muốn biết thông tin về tình trạng hoạt

động kinh doanh của cửa hàng ( thống kê lãi xuất ,doanh thu theo ngày tháng ,

quý…) cũng như tình trạng của hàng hoá ( hàng còn, hết, hàng bán chạy nhất

…) để từ đó đưa ra những quyết định có lợi cho việc kinh doanh của cửa hàng.

Mặt khác với sự phát triển của nền kinh tế thị trường hàng hoá ngày càng

trở nên phong phú và đa dạng hơn việc quản lý như trên không còn đáp ứng

được công việc và khó khăn khi muốn mở rộng hoạt động kinh doanh.

Vậy thì tại sao chúng ta không áp dụng những phát minh của khoa học kỹ

thuật vào công việc quản lý để thu được lợi nhuận cao nhất cho cửa hàng của

mình .

Với sự nghiên cứu và tìm hiểu chúng em đã tiến hành xây dựng phần mền

quản lý hoạt động kinh doanh cho một cửa hàng.

Phần mền cho phép người sử dụng thực hiện các công việc một cách

chính xác, nhanh gọn ( trong cập nhật thông tin, lưu trữ các mặt hàng, thực hiện

các yêu cầu tìm kiếm thống kê… )

Mong rằng với phần mền này của chúng em giúp ích được phần nào trong

việc quản lý hàng hoá của các nhà quản lý.

Với sự nỗ lực chúng em đã cùng nhau xây dựng và hoàn thành đề tài.

Xong do hiểu biết còn hạn chế nên khó tránh khỏi những thiếu sót rất mong

được sự đóng góp ý kiến của thày và các bạn để đề tài của chúng em được hoàn

thiện hơn.

Nhóm em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các bạn sinh viên lớp TK31

và đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của thày NGUYỄN MINH QUÝ đã giúp

chúng em hoàn thành đề tài này.

NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH

Ngày nay tin học ngày càng được ứng dựng nhiều trong thực tế cuộc

sống, từ các lĩnh vực khoa học xã hội, các ngành quản lý cho đến các hoạt động

xã hội hàng ngày.

Cùng với sự phát triển đó chúng em muốn giói thiệu một phần mền dể

quản lý hàng hoá trong một cửa hàng. Với hệ thống này người làm việc có thể

quản lý cửa hàng của mình hoàn toàn trên máy tính mà không phải thực hiện

những công việc phức tạp bằng phương pháp thủ công như trước nữa.

Như vậy ta có thể xây dựng hệ thống quản lý theo các bước sau:

Phần 1 : Khảo sát hệ thống.

Phần 2 : Phân tích và thiết kế hệ thống

Phần 3 : Thiết kế các file dữ liệu

Phần 4 : Thiết kế các module chương trình

Phần 1: Khảo sát hệ thống

1. Khảo sát thực tế

Dựa trên quá trình khảo sát các hệ thống bán hàng hiện tại và sự phản ánh

của khách hàng ta thấy hệ thống bán hàng cũ có những đặc điểm sau:

- Các quy tắc quản lý cửa hàng:

+ Quản lý hàng nhập về : Quản lý Mã SP, tên Sp, Nhà cung cấp, số lượng,

đơn giá, hạn dùng

+ Quản lý hàng bán ra: Gồm Mã SP, tên SP, số lượng, hạn dùng , đơn giá,

tổng tiền.

+ Quản lý tài chính: Quản lý tổng chi, tổng thu, lãi suất thu được hàng

tháng ( hàng năm ).

+ Các công thức và các quy định:

Lãi xuất = Tổng thu - tổng chi.

+ Các quy định về hàng hoá:

Mặt hàng bán chạy nhất là mặt hàng bán được với số lượng nhiều nhất.

Hàng bán chậm nhất là hàng bán được nhỏ hơn 1/5 số lượng nhập về.

Hầu hết các cửa hàng đều sử dụng phương pháp thủ công để quản lý cửa

hàng trong tất câ các khâu như : lưu trữ, thống kê, nhập xuất, tìm kiếm … nên

tốn rất nhiều thời gian và công sức mà hiệu quả đạt được lại không cao, đôi khi

dẫn đến những sai lầm không đáng có. Cụ thể:

- Khi khách hàng đến mua hàng thì người chủ cửa hàng phải kiểm tra xem

mặt hàng đó còn hay không và kiểm tra giá cả mặt hàng đó

- Trong quá trình thống kê, do lưu trữ các thông tin chủ yếu bằng sổ sách

nên khó khăn trong việc tổng hợp các thông tin

- Khi muốn nhập thêm hoặc thay đổi thông tin về hàng hoá thì việc cập

nhật lại và lưu trữ rất phức tạp đôi khi sổ sách còn bị thất lạc nên những thông

tin quan trọng có thể mất đi khó khăn cho việc kiểm tra và giám sát sau này.

Đó là những thực tế còn tồn tại trong việc quản lý cửa hàng thủ công hiện

nay.Với sự phát triển của công nghệ hiện nay tại sao ta lại không ứng dụng nó

vào trong thực tế này.

2. Yêu cầu đối với hệ thống mới.

a. Phân tích yêu cầu người dùng

Do sự phát triển của nền kinh tế hàng hoá nên phương pháp quản lý cửa

hàng kiểu này không còn phù hợp nữa.Vì vậy yêu cầu đặt ra cần có một phương

pháp quản lý mới để quản lý cửa hàng một cách tốt nhất đáp ứng được nhu cầu:

- Hệ thống cho phép cập nhập và lưu trữ tất cả các thông tin liên quan dến

cửa hàng một cách nhanh gọn, chính xác

- Cho phép tìm kiếm thông tin về hàng hoá một cách nhanh nhất đáp ứng

nhu cầu của người sử dụng

- Công việc thống kê chính xác và nhanh chóng

- Hệ thống giúp phân quyền cho người sử dụng nên mang tính bảo mật.

Tránh được sự xâm nhập phá hoại từ bên ngoài.

- Hệ thống sử dụng trong việc quản lý hàng hoá cho một cửa hàng vừa và

nhỏ

b. Phân tích yêu cầu của hệ thống

Danh sách đầu vào: là các thông tin về các thuộc tính của hàng hoá ( tên sản

phẩm, tên nhà cung cấp, giá cả, hạn dùng, số lượng, chủng loại …)

Danh sách đầu ra của hệ thống : là các thông tin tìm kiếm hay thống kê mặt

hàng ( hàng tồn, hàng hết hạn, hàng bán chạy, lãi xuất doanh thu …)

Phần 2: Phân tích và thiết kế hệ thống

1. Các chức năng của hệ thống

Với yêu cầu về đầu vào và đầu ra như trên thì hệ thống phải thoả mãn các

điều kiện sau:

 Cho phép đăng nhập vào hệ thống

 Cho phép câp nhập thông tin về hàng hoá

 Cho phép tìm kiếm một mặt hàng nào đó

 Hệ thống cho phép giám sát việc bán hàng

 Cho phép thống kê hàng hoá, lãi xuất ,doanh thu theo yêu cầu

Như vậy có thể tổng kết lại các yêu cầu của hệ thống gồm các chức năng

sau:

 Đăng nhập

 Cập nhập

 Tìm kiếm

 Quản lý bán

 Thống kê và in ấn

Yêu cầu về phần cứng và phần mền để triển khai dự án

Phần cứng: máy tính PC hoặc máy tính xách tay

Phần mền: hệ diều hành Win 2000 NT, Win XP có sử dụng phần mền ứng

dụng C#, SQL …

2. Vẽ biểu đồ phân cấp chức năng và biểu dồ luồng

Từ sự phân tích trên ta có biểu đồ phân cấp chức năng như sau:

Quản lý hàng hoá

Đăng

nhập

Quản lý

bán

Thống kê

&in ấn

Cập nhập

Tìm kiếm

Nhập

user

Nhập

mới

Tìm

theo

mã hh

Nhập

hàng

T/k

hàng

hoá

Nhập

pass

word

Sửa

Xoá

Tìm

theo

NCC

Lập

hoá

đơn

T/k lãi

suất

Tìm

theo

tên hh

Thanh

toán

T/k

doanh

thu

Nhìn vào biểu đồ phân cấp chức năng.Chúng ta thấy rằng mọi việc sẽ đơn

giản hơn rất nhiều nếu như ta coi hệ thống như một chương trình lớn và chia

chương trình lớn đó thành các chương trình nhỏ và các chương trình nhỏ này lại

phân chia tiếp thành các công việc nhỏ hơn mà ta đã biết cách giải quyết

Sau đây là các chức năng của hệ thống:

a. Chức năng đăng nhập

Chức năng này cho phép người sử dụng hệ thống có thể đăng nhập vào hệ

thống với USER và password thích hợp nếu người sử dụng đăng nhập sai thì

không được phép truy cập vào hệ thống

b. Chức năng cập nhập

Với chức năng này người sử dụng có thể nhập mới, sửa đổi, xoá, những

thông tin liên quan đến mặt hàng

c. Chức năng tìm kiếm

Nếu người sử dụng muốn tìm kiếm thông tin về mặt hàng nào đó thì chức

năng này cho phép bàn làm việc đó nếu như bạn có thông tin về một vài thuộc

tính của mặt hàng đó.

Có thể tìm kiếm theo:

- Mã sản phẩm

- Tên sản phẩm

- Nhà cung cấp

- Giá cả

- Hạn sử dụng

- Chủng loại

Ví dụ : Khi bạn biết mã của sản phẩm chức năng này sẽ cho bạn đầy đủ

thông tin về sản phẩm đó như tên sản phẩm, nhà cung cấp, giá cả, hạn sử dụng,

số lượng …

d. Chức năng quản lý bán

Ngoài ra hệ thống còn giúp người sử dụng quản lý bán hàng một cách hiệu

quả. Bạn chỉ cần mã sản phẩm hệ thống sẽ cho bạn biết thông tin về sản phẩm

đồng thời nó cũng lưu lại các hoá đơn chứng từ liên quan để thuận tiện cho việc

thống kê khi cần.

e. Chức năng thống kê in ấn

Chức năng này cho phép người dùng thống kê hàng nhập xuất, hàng tồn,

hàng hết hạn, hàng bán chạy nhất, lãi xuất, doanh thu … theo ngày, tháng .

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Thông tin mặt hàng

Thông tin đăng nhập

Quản lý

hàng hoá

D/s hh

Khách

hàng

Người Quản

lý

Y/c xem hoá đơn

Y/c thanh toán

TT cập nhập

Y/c tìm kiếm, t/kê

f. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.

TT trả lời

1. Đăng

TT đăng nhập

nhập

D/s người dùng

Người quản lý

2. Cập

nhập

TT cập nhật

D/s hàng hoá

Trả lời y/c

3. Tìm

kiếm

Y/c tìm kiếm

Y/c thanh toán

Trả lời y/c

D/S hoá đơn

4. Quản lý

Khách hàng

bán

Y/cầu xem tt hàng

Người quản lý

5. Thống

kê và in ấn

Yêu cầu t/k

D/s hàng hoá

Trả lời yêu cầu

g. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.

 Định nghĩa chức năng cập nhập

2.1. Nhập

mới

Thông tin nhập mới

Người quản lý

2.2. Sửa

D/S hàng hoá

Thông tin xóa

Thông tin sửa

2.3. Xoá

 Định nghĩa chức năng bán hàng

4.1. Nhập

hàng

Thông tin nhập

D/S hàng hoá

Người quản lý

4.2. Ghi

hoá đơn

D/S hoá đơn

Thông tin hàng bán

Yêu cầu ghi hoá đơn

Thông tin phản hồi

4.3. Thanh

toán

Khách hàng

Yêu cầu thanh toán

3. Vẽ biểu đồ thực thể quan hệ dữ liệu

BIỂU ĐỒ THỰC THỂ QUAN HỆ ( ERD)

Nha CC

MaNCC

TenNCC

Diachi

San pham

TenSP

MaSP

Nhan vien

TenNV

MaNV

Diachi

Sofax

NgaySX

HSD

Hoa don

Sophone

SCMT

Sophone

SCMT

Dongia

MaNCC

Loai

TenHD

MaHD

Website

TenKH

MaKH

Soluong

Chungloai

MaNCC

Ngayxuat

MaNV

Khach hang

MaKH

TenKH

Diachi

Sophone

Sofax

Dongia

Tongtien

Website

Ta thấy rằng :

-

NCC có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm và một sản phẩm chỉ do một

nhà cung cấp sản xuất ra ma thôi chính vì vậy quan hệ của nó là 1- n.

Khách hàng co thể thanh toan nhiều hoá đơn và một hoá đơn chỉ có

một khách hàng thanh toán nên mối quan hệ của nó là 1- nhiều

Một hóa đơn có thể có nhiều loại sản phẩm và một sản phẩm chỉ chứa

trong một hóa đơn như vậy quan hệ của nó là 1 – n

Một nhân viên có thể viết nhiều hoá đơn và một hoá đơn chỉ có một

nhân viên viết chính vì vậy mối quan hệ của nó là 1- nhiều

Phần 3:Thiết kế các file cơ sở dữ liệu

1

Các thực thể có liên quan:

-

Con người( Khách hang, NCC, Nhan vien)

Hoa don

San pham

2.

Các thuộc tính như sau :

-

NCC( MaNCC,TenNCC, Diachi, Sofax, Sophone, SCMT, Website)

Khach hang( TenKH, MaKH, Diachi, Sofax, Sophone, SCMT,

Website )

-

Nhanvien( TenNV,TenNV, Diachi, Sophone, SCMT).

Hoa don( MaHD, TenHD, Soluong, Dongia, TenKH, MaKH,

MaNV,Tongtien, Chungloai, Ngayxuat)

-

Hang hoa( MaSP, TenSP, Chungloai, Dongia, NgaySX, MaNCC,

HSD)

Ta có các bảng tương ứng như sau:

Bảng NCC:

Tên trường Kiểu dữ liệu

Tham chiếu

Ghi chú

MaNCC

TenNCC

Diachi

Text(10)

Text(40)

Number

Text(40)

Not null(khoá chính)

Not null

Sofax

Not null

Sophone

SCMT

Website

Bảng Khách hàng:

Tên trường Kiểu dữ liệu

Tham chiếu

Ghi chú

MaKH

TenKH

Diachi

Sofax

Text(10)

Text(40)

Number

Text(40)

Not null(khoá chính)

Not null

Sophone

SCMT

Website

Not null

Bảng Nhân viên:

Tên trường

TenNV

MaNV

Kiểu dữ liệu Tham chiếu

Text(40)

Ghi chú

Not null( khoá chính)

Not null

Text(10)

Diachi

Text(40)

Not null

Sophone

SCMT

Number

Not null

Number

Not null

Luong

Money

Not null

Bang Hàng hoá:

Tên trường

MaSP

Kiểu dữ liệu Tham chiếu Ghi chú

Text(10)

Text(40)

Money

Not null(khoá chính)

TenSP

Not null

Chungloai

Dongia

NgaySX

MaNCC

HSD

Not null

Datetime

Text(10)

Datetime

Not null

NCC

Not null( khoá ngoại)

Not null

Bảng Hoá đơn:

Tên trường

MaHD

Kiểu dữ liệu Tham chiếu Ghi chú

Text(10)

Text(40)

Text(10)

Text(40)

Text(10)

Money

Not null( khoa chính)

TenHD

MaKH

Not null

Khách hàng Not null(khoá ngoại)

Not null

TenKH

MaNV

Nhân viên

Not null( khoá ngoại)

Not null

Tongtien

Chungloai

Ngayxuat

Dongia

Text(40)

Datetime

Money

Not null

Soluong

MaSP

Number

Text(10)

Not null

Sản phẩm

Not null(khoá ngoại)

4. Mối quan hệ giữa các bảng :

Phần 4: Thiết kế các module chương trình.

 Các tiêu chuẩn thiết kế giao diện

Nó phải đảm bảo tuân theo các tiêu chuẩn về nội dung và hình thức để

đảm bảo tính nhất quán trong ứng dụng.

Các tiêu chuẩn đó là :

Tiêu chuẩn về màu sắc: Không quá nhiều màu trên một form (3 màu). Màu

sắc phải thống nhất trên các form. Các màu cơ bản trắng đen xanh đỏ.

Tiêu chuẩn về chữ là: Giao diện bằng tiếng việt. Font chữ : Time New

Roman. Các menu cỡ chữ 10. Các nút click cỡ chữ 14. Chữ màu tím. Kích cỡ

của các nhãn: vừa phải cỡ chữ giống nhau giữa các hộp hội thoại xuất hiện giữa

màn hình

Tóm lại các form nên có sự thống nhất trìhn bày cả về hình thức màu sắc

khuôn mẫu

Các loại font chữ màu sắc, các nhãn, các nút điều khiển, textbox nên

giống nhau tren tất cả các form .

1 . Form giao diện:

Là một trong những phần quan trọng của hệ thống giúp cho người sử

dụng có thể làm việc một cách dễ dàng hơn với hệ thống giao diện chính của

phần mền được xây dựng như sau:

Gồm các menu ngang tương ứng với các chức năng của hệ thống. Muốn

sử dụng hệ thống thì ta phải đăng nhập khi chưa đăng nhập vào hệ thống thì các

menu ngang đó đều bị ẩn và không cho phép truy cập được vào hệ thống. Điều

đó đảm bảo cho hệ thống có tính bảo mật. Khi đó chỉ có chức năng đăng nhập là

sáng và cho phép đăng nhập. Vậy chỉ có người quản lý mới có thể đăng nhập

được vào hệ thống. Nếu đăng nhập thành công thì người sử dụng có thể truy cập

tìm, kiếm thống kê, cập nhật thông tin… trong hệ thống. Và khi đó các menu sẽ

sáng toàn bộ cho phép người sử dụng.

3. Form đăng nhập

Khi người sử dụng nhấn trái chuột vào chức năng đăng nhập thì form

đăng nhập sẽ xuất hiện để cho người dùng đánh tên đăng nhập và mật khẩu vào

để có quyền truy cập vào hệ thống như sau:

Hình vẽ

Hai ô textbox cho phép gõ vào tên và password ( bao gồm cả ký tự số và

chữ )

 Khi kích vào OK thì sẽ hiển thị kết quả đăng nhập.

 Nhấn vào EXIT nếu bạn không muốn đăng nhập nữa

 Nhấn vào TRYAGAIN khi bạn muốn đăng nhập lại ( dùng khi bạn nhập

sai user và password và muốn đăng nhập vào hệ thống )

Hệ thống sẽ có rất nhiều form nhưng để đơn giản hơn cho người sử dụng

ở đây chỉ trình bày hai form quan trọng là CẬP NHẬP , TÌM KIẾM

4. Form cập nhập

Khi đã đăng nhập vào hệ thống bạn muốn CẬP NHẬT thì sẽ nhấn trái

chuột vào chức năng cập nhật sẽ thấy xuất hiện menu sổ xuống gồm có 3 chức

năng nhỏ đó là: nhập mới, sửa đổi, xoá. Khi bạn chọn một chức năng thì form

mới sẽ xuất hiện và giúp bạn làm điều đó.

Ví dụ: Bạn chọn chức năng nhập mới thì form hiển thị sẽ là:

FORM có ô Textbox cho phép bạn nhập các thông tin

Form

chức năng

Button add

Button next

Button back

cho phép nhập thông tin và lưu vào hệ thống

cho phép tiếp tục nhập thông tin

cho phép quay lại chức năng trước đó

Click vào close khi bạn không muốn nhập nữa . Tương tự với hai chức năng sửa

và xoá:

Đây là hình vẽ form sửa thông tin hàng hoá

Giải thích :

Bạn nhập thông tin vào các hộp textbox sau đó nhấn vào nút REPAIR để

sửa các thông tin cập nhập về hàng hoá.Sau đó nhấn vào nút SAVE để thông tin

vừa thay đổi được chấp nhận ( ghi vào cơ sở dữ liệu )

Click vào ADD khi muốn sửa tiếp

Click vào CLOSE khi muốn thoát khỏi form hiện hành

5. Form tìm kiếm

Cũng tương tự như chức năng cập nhập khi bạn nhấn vào tìm kiếm menu

dọc xuống bạn sẽ click chọn một chức năng .Ví dụ tìm theo mã , tìm theo tên

tìm theo nhà cung cấp, tìm theo giá, tìm theo tên

Giải thích

3 ô TEXTBOX cho phép bạn nhập vào các thông tin để phục vụ tìm kiếm

Button FIND : Khi nhấn chuọtt vào đây cho phép bạn tìm kiếm. Kết quả

tìm kiếm sẽ được hiển thị trong ô kết quả

Button CANCLE : Khi nhấn chuột vào đây cho bạn huỷ bỏ chức năng tìm

kiếm.

Nhấn vào CLOSE khi bạn muốn thoát khỏi form này

6. Form tìm kiếm theo nhà cung cấp:

Hai ô TEXTBOX cho phép bạn nhập vào các thông tin để tìm kiếm

Kết quả tìm kiếm sẽ được hiển thị trong hộp kết quả

Nhấn vào FIND khi bạn muốn tìm kiếm

Nhấn vào CANCLE khi bạn huỷ bỏ chức năng này

Nhấn vào CLOSE khi muốn thoát khỏi form này

Giải thích :

Hai ô textbox : Một cho phép bạn nhập vào thông tin về nhà cung cấp.

Một ô chứa kết quả tìm kiếm sau khi bạn đã kích vào FIND

Button CANCLE để huỷ bỏ chức năng tìm kiếm

Button CLOSE giúp bạn thoát khỏi form này khi không muốn.

Các form tìm kiếm khác thực hiện tương tự.

Nhận xét của giáo viên hướng dẫn

.................................................................................................................................

ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CỦA SINH VIÊN

1.MẠC THỊ BIÊN : MÔ HÌNH THỰC THỂ VÀ CÁC FILE DỮ LIỆU

2.NGUYỄN NGỌC HÀ: