Khóa luận Workflow và ứng dụng vào bài toán quản lý giao việc

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ

Phạm Thị Sắc

WORKFLOW VÀ ỨNG DỤNG VÀO BÀI TOÁN

QUẢN LÝ GIAO VIỆC

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY

Ngành: Công Nghệ Thông Tin

HÀ NỘI - 2010

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

Mục Lục

Mục Lục ......................................................................................................................3

Mở đầu .......................................................................................................................7

Chương 1. Tổng quan về Luồng công việc..............................................................8

1.1. Khái niệm về luồng công việc

8

1.1.1. Khái niệm.......................................................................................................................8

1.1.2. Các loại luồng công việc................................................................................................9

1.2. Các lĩnh vực ứng dụng của Luồng công việc và một số ứng dụng thực tiễn

10

1.2.1. Xử lý ảnh......................................................................................................................10

1.2.2. Quản lý tài liệu.............................................................................................................11

1.2.3. Thư điện tử và thư mục điện tử ...................................................................................11

1.2.4. Luồng công việc với các ứng dụng phần mềm nhóm .................................................11

1.2.5. Luồng công việc với các ứng dụng hướng giao dịch ..................................................12

1.2.6. Phần mềm hỗ trợ dự án................................................................................................12

1.2.7. BPR và các công cụ thiết kế hệ thống có cấu trúc ......................................................12

1.3. Giới thiệu một số ứng dụng của Luồng công việc

13

1.3.1. Nevifood với Giải pháp quản lý thông tin bằng Sharepoint 2007 ..............................13

1.3.2. Mô hình hệ thống quản trị Luồng công việc của METEO .........................................15

Chương 2. Công cụ Microsoft Office SharePoint Server 2007.............................18

2.1. Tổng quan về Microsoft Office Sharepoint Server 2007

18

2.1.1. Giới thiệu .....................................................................................................................18

2.1.2. Các tính năng của Microsoft Office Sharepoint Server 2007.....................................19

4

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

2.2. Microsoft Office Sharepoint Server 2007 trong quản lý doanh nghiệp

20

2.2.1. Quản lý nội dung và các tiến trình...............................................................................21

2.2.2. Nâng cao sự hiểu biết trong kinh doanh......................................................................22

2.2.3. Sử dụng nền độc lập với mạng Intranet, Internet và ứng dụng trong doanh nghiệp .24

2.3. Luồng công việc trong Sharepoint Server 2007

26

2.3.1. Luồng công việc phê duyệt (Approval Workflow).....................................................26

2.3.2. Luồng công việc thu thập phản hồi (Collect Feedback) .............................................27

2.3.3. Luồng công việc thu thập chữ ký (Collect Signature) ................................................28

2.3.4. Luồng công việc quyết định giữ lại (Disposition approval) .......................................28

2.3.5. Luồng công việc ba trạng thái (Three States) .............................................................28

2.4. Công cụ triển khai Luồng công việc - Microsoft Office Sharepoint Designer 2007

29

Chương 3. Ứng dụng Luồng công việc cho bài toán quản lý thi học kỳ...............31

3.1. Phát biểu bài toán

31

3.2. Xây dựng mô hình nghiệp vụ

3.2.1. Các vấn đề và giải pháp...............................................................................................31

3.2.2. Mục tiêu của hệ thống mới ..........................................................................................32

3.2.3. Mô tả hệ thống mới......................................................................................................32

b. Giúp công việc của cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng được .........................33

3.2.4. Lợi ích của hệ thống mới.............................................................................................34

3.2.4. Thời gian triển khai dự án............................................................................................34

3.2.5. Nhưng ràng buộc đối với sự phát triển hệ thống.........................................................34

3.3. Kế hoạch dự án

35

3.3.1. Hệ thống thiết bị chính ................................................................................................35

3.3.2. Hệ thống phần mềm.....................................................................................................35

3.4. Lập tài liệu và phát triển Luồng công việc cho bài toán

36

3.4.1. Phân tích hệ thống........................................................................................................36

3.4.2. Phân tích hệ thống với các quy trình Luồng công việc...............................................38

3.5. Thiết kế hệ thống với Luồng công việc

41

3.5.1. Tạo các thành phần cho hệ thống ................................................................................41

3.5.2. Tạo các Luồng công việc.............................................................................................43

3.6. Triển khai thử nghiệm hệ thống

43

3.6.1. Luồng công việc thông qua .........................................................................................43

3.6.2. Luồng công việc thu thập phản hồi .............................................................................55

3.6.3 Dùng Sharepoint Designer xây dựng Luồng công việc cụ thể ....................................61

3.7. Đánh giá hệ thống và hướng hoàn thiện

76

3.7.1. Nhận xét, đánh giá hệ thống ........................................................................................76

3.7.2. Những vấn đề cần hoàn thiện ......................................................................................77

Kết luận.....................................................................................................................78

5

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

Tài liệu tham khảo....................................................................................................79

6

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

Mở đầu

Ngày nay công nghệ thông tin ngày càng phát triển và được ứng dụng trong

nhiều lĩnh vực. Các hệ thống tổ chức và quản lý trong doanh nghiệp cũng từng bước

được tin học hóa giúp cho các quy trình nghiệp vụ hay giao dịch hàng ngày được thực

hiện một cách tự động. Quản lý Luồng công việc (workflow) là một công nghệ đang

phát triển nhanh và ngày càng trở thành một công nghệ cơ bản được sử dụng rộng rãi

trong việc quản lý các quy trình nghiệp vụ của tổ chức. Đặc điểm cơ bản của nó là tổ

chức việc tự động hoá các tiến trình nghiệp vụ, bao gồm việc kết hợp các hoạt động

của người và máy, đặc biệt là các tương tác liên quan tới các công cụ và ứng dụng

công nghệ thông tin. Luồng công việc có tính thực tiễn, đáp ứng yêu cầu xây dựng

toàn bộ hệ thống các quy trình quản lý trong doanh nghiệp. Một hệ thống quản lý điện

tử đòi hỏi có quy trình giao dịch, quản lý không chỉ đảm bảo sự chính xác về mặt

nghiệp vụ mà cần tự động hóa nhằm tăng tốc độ xử lý nghiệp vụ và có thể giám sát

quá trình hoạt động của các giao dịch nhằm tránh lãng phí thời gian chờ đợi vô ích.

Hệ thống luồng công việc được áp dụng trong các quy trình quản lý giấy tờ, tài liệu,

quy trình sản xuất tự động, quy trình kinh doanh, ngân hàng, hệ thống viễn thông mà

đòi hỏi độ khả tính cao.

Có nhiều công cụ hỗ trợ xây dựng và thực thi Luồng công việc, nhưng hiện nay

Sharepoint Server là một công cụ mạnh và có nhiều ưu điểm đáng lưu ý. Với sản

phẩm này các doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống intranet và internet phục vụ

cho việc trao đổi thông tin và thiết lập các quy trình làm việc một cách hiệu quả. Nó

cung cấp sự kiểm soát toàn bộ vòng đời của nội dung thư điện thử bao gồm tài liệu, và

các trang web; sử dụng các khuôn mẫu định dạng điện tử, đơn giản, thích hợp cho

người dùng có kinh nghiệm thông qua các ứng dụng máy trạm quen thuộc; lưu trữ,

quản lý, truy cập tài liệu trong doanh nghiệp; có chính sách quản lý và phân quyền rất

tốt.

Ngoài ra, nó tương thích với hầu hết các sản phẩm, ứng dụng của Office nên bạn

có thể làm việc với word, excel, powerpoint một cách dễ dàng, tương thích với hệ

thống window, và đã hỗ trợ sẵn những template, data type, site template, style,

layout,… mà dựa vào đó bạn có thể tạo một ứng dụng với thời gian ngắn hơn với cách

truyền thống.

Có thể nói, Sharepoint Server là một sự lựa chọn tuyệt vời cho việc xây dựng và

thực thi Luồng công việc.

7

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

Chương 1. Tổng quan về Luồng công việc

1.1. Khái niệm về luồng công việc

1.1.1. Khái niệm

Luồng công việc (Workflow) là một dãy các công việc có quan hệ với nhau theo

một trình tự xác định để thực hiện một nhiệm vụ nào đó. Mô hình hóa luồng công việc

có khả năng lặp lại được và có độ tin cậy cao. Nó hoạt động dựa trên các tài nguyên

được tổ chức một cách có hệ thống, được định nghĩa sẵn các vai trò, các khối lượng,

các nguồn năng lượng và các luồng thông tin vào trong một tiến trình công việc và

tiến trình luồng công việc này có thể được tổng hợp thành tài liệu cũng như có thể

được học hỏi bởi các tiến trình công việc khác. Các luồng công việc được thiết kế để

đạt được mục đích là xử lý các công việc theo đúng các trình tự, các luật... như là các

quá trình biến đổi của vật lý, các quá trình cung cấp dịch vụ và quá trình xử lý thông

tin.

Luồng công việc được tự động hóa một phần hoặc toàn bộ. Trong quá trình đó,

các tài liệu, thông tin hay các nhiệm vụ được truyền từ đối tượng tham gia này sang

đối tượng khác để hành động tuân theo một tập hợp quy tắc nhất định.

Luồng công việc bao gồm một số các bước logic được xem như các tác vụ hay

các hoạt động, những phụ thuộc giữa các tác vụ, các luật định tuyến và các thành viên

tham gia. Trong Luồng công việc, một tác vụ có thể thể hiện một hoạt động của con

người hay một hệ thống phần mềm. Nhu cầu nổi bật của Luồng công việc đối với một

số ứng dụng dịch vụ điện tử làm cho nó gắn liền với các dịch vụ web.

8

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

Bắt đầu

Bước 1

Quyết định

Yes

Bước 2

Bước 3

Bắt đầu vòng lặp

Bước 4

No

Kết thúc vòng lặp

Kết thúc

Hình 1: Ví dụ về Luồng công việc

Ngày nay chúng ta dùng luồng công việc vì nó cho phép mô hình hóa một cách

trực quan và rõ ràng các luồng điều khiển của một ứng dụng. Thay vì biểu diễn logic

ứng dụng của ta bằng một mớ mã phức tạp, thì khai báo logic đó bằng luồng công

việc rõ ràng là làm đơn giản hơn. Nhờ đó, ta có thể kiểm tra logic ứng dụng, làm trực

quan hóa nó, theo vết nó khi thực thi và thay đổi nó khi cần thiết.

Ngoài ra Luồng công việc cho phép phối hợp làm việc giữa con người và phần

mềm bằng các loại giao diện tương tác khác nhau: email, web-form, winform, instant

message.

1.1.2. Các loại luồng công việc

Ta có thể chia luồng công việc thành hai kiểu như sau:

− Luồng công việc tuần tự (Sequential workflow). Loại này mô tả một tiến trình có

điểm khởi đầu, sau đó thực thi một số loạt các hoạt động theo thứ tự được dịch

9

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

sẵn, cuối cùng đi đến điểm kết thúc. Điển hình như các mô hình trình tự (flow

chart) cổ điển. Một Luồng công việc tuần tự có thể chứa các nhánh, vòng lặp và

một số cấu trúc điều khiển. Vì tính chất làm từng việc, xong việc trước rồi mới

đến việc sau nên nó mới có tên gọi là Luồng công việc tuần tự.

− Luồng công việc máy trạng thái (State machine workflow): Loại này áp dụng

phương pháp chuyển đổi giữa các trạng thái của một đối tượng. Việc chuyển đổi

gây ra bởi các sự kiện. Ví dụ hoạt động được thực thi trong một thời gian xác

định sẽ được quyết định bởi việc phối hợp các trạng thái hiện tại và các sự kiện

mà nó nhận được.

Thông thường Luồng công việc tuần tự sẽ được áp dụng cho trường hợp hoạt

nghiệp vụ đơn giản, dễ thể hiện, dễ hình dung và quản lý. Nhưng Luồng công việc

máy trạng thái (State Machine) có thể giúp ta thể hiện được các Luồng công việc phức

tạp, tránh trường hợp phân nhánh quá rườm rà, đặc biệt là những trường hợp mà

không thể đoán trước được bởi vì con người tham gia vào Luồng công việc có thể

dừng nó vào bất cứ lúc nào. Do đó, việc định hướng bằng Luồng công việc tuần tự là

khả thi. Lúc này, mỗi bước của Luồng công việc chỉ thực hiện trên một nhánh: Đối

với dạng máy trạng thái thì mọi chuyện đơn giản bởi vì một yêu cầu hủy chính là một

sự kiên mà nó có thể được tiếp nhận và quản lý ngay thời điểm đó.

1.2. Các lĩnh vực ứng dụng của Luồng công việc và một số

ứng dụng thực tiễn

Trong những năm gần đây đã có nhiều loại sản phẩm trên thị trường IT hỗ trợ

các chức năng của Luồng công việc, song gần đây tầm quan trọng của nó mới được

nhìn nhận một cách đầy đủ. Sự tiến hóa của công nghệ Luồng công việc như một

công nghệ tiên tiến có thể thấy ở một số loại sản phẩm khác nhau.

1.2.1. Xử lý ảnh

Luồng công việc đã được kết hợp chặt chẽ với các hệ thống xử lý ảnh và nhiều

hệ thống xử lý ảnh đã có khả năng thực thi Luồng công việc, hoặc dưới dạng built-in

hoặc kết hợp với một sản phẩm Luồng công việc chuyên dụng. Nhiều thủ tục nghiệp

vụ đòi hỏi phải tương tác với thông tin giấy tờ và cần thu thập chúng dưới dạng dữ

liệu ảnh. Quá trình đó tạo thành một phần của cả tiến trình tự động hoá. Mỗi khi các

thông tin trên giấy được thu thập dưới dạng dữ liệu ảnh điện tử, chúng có thể được

trao đổi giữa một số người tham gia khác nhau cho các mục đích khác nhau trong tiến

10

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

trình và có thể cả với các ứng dụng IT khác. Do vậy tạo ra một nhu cầu phải có các

chức năng của Luồng công việc.

1.2.2. Quản lý tài liệu

Công nghệ quản lý tài liệu gắn với việc quản lý vòng đời của các tài liệu điện tử.

Công nghệ này bao gồm các tiện ích để quản lý các kho lưu trữ tài liệu phân tán bên

trong một tổ chức như một tài nguyên dùng chung và các tiện ích để phát tán tài liệu

(thậm chí những phần riêng rẽ của tài liệu) tới từng cá nhân tương ứng với vai trò của

họ trong quan hệ với từng tài liệu cụ thể, phục vụ cho việc truy cập hoặc cập nhật

thông tin. Các tài liệu tạo thành một phần của thủ tục nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu truy

cập tới tài liệu của từng nhân viên thực hiện các hoạt động riêng rẽ theo một trình tự

cụ thể được quy định trong các quy tắc hành chính. Đó chính là dạng Luồng công việc

hướng tài liệu.

1.2.3. Thư điện tử và thư mục điện tử

Thư điện tử cung cấp các phương tiện mạnh cho việc phân phối thông tin giữa

các cá nhân trong một tổ chức hoặc giữa các tổ chức. Việc sử dụng các cơ chế thư

mục không chỉ cung cấp một cách để xác định các cá nhân tham gia trong lĩnh vực

email mà còn có tiềm năng ghi nhận các thông tin về các thuộc tính người dùng như

vai trò trong tổ chức hoặc các thuộc tính khác liên quan tới các thủ tục nghiệp vụ. Do

vậy, hệ thống thư điệu tử tự thân đã hướng tới các chức năng Luồng công việc bằng

cách thêm vào các lệnh định tuyến để xác định một chuỗi các người nhận đối với các

kiểu thư điện tử cụ thể theo một số thủ tục nghiệp vụ được xác định trước.

1.2.4. Luồng công việc với các ứng dụng phần mềm nhóm

Nền công nghiệp phần mềm nhóm đã tạo nên một lĩnh vực rộng lớn các phần

mềm ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ và nâng cao tính tương tác giữa các thành viên

trong nhóm. Ban đầu, các ứng dụng này hỗ trợ cải thiện cách làm việc nhóm theo các

tiến trình không hình thức như truy cập vào các bản tin nhóm hay các ứng dụng lập

lịch biểu hàng ngày một cách tùy tiện. Khi phạm vi của các ứng dụng chuyển dịch về

phía các nghiệp vụ hình thức hơn tập trung vào các mối tương tác nhóm thì bắt đầu

nảy sinh các yêu cầu trang bị các khuôn dạng hình thức giám sát được để hỗ trợ cho

việc sử dụng các ứng dụng phần mềm nhóm. Công nghệ Luồng công việc cung cấp

một giải pháp cho nhu cầu này.

11

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

1.2.5. Luồng công việc với các ứng dụng hướng giao dịch

Trong nhiều năm qua, các ứng dụng hỗ trợ các thủ tục nghiệp vụ (“giao dịch”)

đã được phát triển với việc sử dụng các bộ giám sát giao dịch và/hoặc các phần mềm

quản lý cơ sở dữ liệu. Từ cách làm việc tập trung hóa đầu tiên, các phần mềm ứng

dụng như vậy đã cho phép phân tán các ứng dụng hướng giao dịch trên các nền máy

tính khác nhau. Các ứng dụng hướng giao dịch đã thể hiện những đặc trưng quan

trọng về tính bền vững và cũng hỗ trợ nhiều tính chất của giao dịch. Tuy nhiên, hầu

như chúng không đưa ra sự tách biệt giữa logic thủ tục nghiệp vụ và sự triệu gọi các

công cụ ứng dụng khác nhau để đáp ứng các yêu cầu hỗ trợ cho các hoạt động riêng lẻ

trong tiến trình nghiệp vụ. Theo thời gian, điều này dẫn đến yêu cầu hợp nhất các khả

năng của Luồng công việc để điều khiển các thủ tục nghiệp vụ với khả năng triệu gọi

các chương trình ứng dụng giao dịch truyền thống cho các phần thích hợp của tiến

trình nghiệp vụ, cũng như các loại chương trình ứng dụng khác (như word) cho các

phần còn lại của tiến trình nghiệp vụ.

1.2.6. Phần mềm hỗ trợ dự án

Phần mềm giám sát sự phát triển dự án ứng dụng IT phức tạp thường có một

dạng chức năng của Luồng công việc trong môi trường dự án để “trao đổi” các nhiệm

vụ giữa các cá nhân và định tuyến thông tin giữa họ để hỗ trợ các nhiệm vụ đó. Trong

một vài trường hợp, các loại phần mềm này được tổng quát hóa để cung cấp khung

nhìn hướng nghiệp vụ rộng hơn về tiến trình cũng như mở rộng miền công cụ ứng

dụng - tức là đưa ra khả năng Luồng công việc tổng quát hơn.

1.2.7. BPR và các công cụ thiết kế hệ thống có cấu trúc

Tái kỹ nghệ tiến trình nghiệp vụ (Business Process ReEngineering -BPR) là

công cụ IT cung cấp trợ giúp cho các hoạt động phân tích, mô hình hoá, và định nghĩa

lại các tiến trình nghiệp vụ cốt lõi của một tổ chức. Do các nguy cơ tiềm ẩn của sự

thay đổi trong các tiến trình nghiệp vụ hay vai trò và trách nhiệm của mỗi bộ phân của

tổ chức đã dẫn đến các quá trình này. Ở đây có thể bao gồm việc phân tích cấu trúc

tiến trình và các luồng thông tin hỗ trợ nó, các vai trò của các cá nhân hay đơn vị của

tổ chức trong tiến trình và các hành động cần thực hiện để đáp ứng với các tình huống

khác nhau... Sự mở rộng tự nhiên của các công cụ đó tạo ra sự thuận tiện cho việc

triển khai tiến trình với hạ tầng hỗ trợ của IT để điều khiển các luồng của công việc và

các hành động gắn kết bên trong các tiến trình nghiệp vụ.

12

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

1.3. Giới thiệu một số ứng dụng của Luồng công việc

1.3.1. Nevifood với Giải pháp quản lý thông tin bằng Sharepoint 2007

a. Giới thiệu về Nevifood

Nevifood là Doanh nghiệp chuyên kinh doanh các sản phẩm thủy sản và nông

nghiệp đặc biệt là các sản phẩm từ cá Tra, Basa (Pangasius) đến từ đồng bằng sông

Cửu Long, Việt Nam. Nevifood có văn phòng đặt tại châu Âu, với hướng đi mở rộng,

tiếp cận khách hàng cũng như cung cấp các sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao của Việt

Nam vào thị trường Châu Âu. Kéo theo đó là sự đòi hỏi về giao tiếp với nhiều ngôn

ngữ chính thống của châu Âu như: (Anh, Pháp, Đức, Tây Ban Nha, Hà Lan) tất cả các

thông tin về Kinh doanh, kênh PR, marketing đều phải thống nhất nội dung và có quy

trình quản lý xuyên suốt.

Nevifood quyết định triển khai giải pháp thiết kế Website công ty nhằm quản

lý thông tin doanh nghiệp tích hợp với công nghệ Microsoft Office System, phần

mềm cổng thông tin Microsoft SharePoint Server 2007 và nền tảng Microsoft .NET

Framework. Kết quả của việc sử dụng hệ thống này là việc tăng tính thống nhất nội

dung thông tin, tạo cầu nối thông tin giữa công ty với khách hàng, các nhân viên

nghiệp vụ văn phòng trong công ty đều có cơ hội dễ dàng tham gia quy trình chia sẻ

thông tin, tiết kiệm thời gian quản lý tài liệu, chi phí cho công ty cũng như đảm bảo

chất lượng thực hiện nghiệp vụ.

b. Tình huống /Yêu cầu doanh nghiệp

Với tiêu chí trở thành một trong những nhà kinh doanh sản phẩm thương mại

lớn của Việt Nam tại thị trường khó tính như châu Âu, một trong những ưu tiên của

Nevifood là luôn luôn đảm bảo chất lượng sản phẩm trong việc cung cấp sản phẩm

thương mại.Thêm vào đó, với tốc độ phát triển kinh doanh, nhu cầu mở rộng thị

trường kinh doanh, đem thông tin sản phẩm có uy tín của công ty tới các khách hàng

là điều cần thiết, giảm rất nhiều chi phí cho các kênh PR, quảng cáo sản phẩm tại các

thị trường châu Âu không chỉ là việc làm trước mắt mà còn có ý nghĩa lâu dài, vì bên

cạnh trang thông tin về công ty, giới thiệu sản phẩm, Website còn có tin bài, số liệu

diễn biến giá cả các mặt hàng có tính phân tích chuyên sâu của các chuyên gia

trong ngành Thủy sản, ghi dấu ấn “Tin tưởng” của khách hàng đối với Công ty.

Tình huống: Quản lý thông tin, chu trình biên tập thông tin và nội dung

website.

13

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

Một hệ thống website đi kèm các thao tác nhập tin thủ công từ một nhân viên

của công ty hoặc từ các phòng ban nghiệp vụ chuyển tới những người có trách nhiệm

xét duyệt. Việc sử dụng hệ thống thông tin như vậy có những hạn chế nhất định và

thường gây ra những sự chậm trễ công bố thông tin không cần thiết.

Yêu cầu: Trong chu trình hoạt động của Website Nevifood, nhu cầu quản lý quy

trình thông tin và tích hợp hầu hết các tính năng sẵn có, thói quen dễ sử dụng của MS

Office System là rất quan trọng, nhằm đảm bảo các quy trình xử lý thông tin phải tuân

thủ chặt chẽ các tiêu chí nhanh, hiệu quả, linh hoạt và dễ quản lý.

Giải pháp: Nevifood quyết định triển khai website quản lý thông tin trên nền

tảng Sharepint và .NET Framework đồng thời tích hợp với Hệ thống quản trị dữ liệu

BI của SQL Server. Nova Technologies là đối tác tư vấn và triển khai giải pháp cho

Nevifood đồng thời cũng là đối tác của Microsoft tại Việt Nam. Nova Technologies

chuyên cung cấp các dịch vụ và giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp.

Công nghệ: Sharepoint tích hợp rất sâu với hệ thống cổng thông tin doanh

nghiệp phổ biến nhất hiện nay là Microsoft Office Sharepoint Server 2007. Kết hợp

với các tính năng quản lý chu trình xử lý thông tin, quản lý hồ sơ tài liệu, xử lý các dữ

liệu kinh doanh, diễn biến và phân tích giá cả bằng Excel Service có tích hợp BDC

trên nền Microsoft Office Sharepoint Server 2007 là giải pháp cực kỳ hiện đại và tối

ưu về hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp cho Nevifood.

Giao diện: Hệ thống có giao diện dễ sử dụng, từng cá nhân có thể truy cập vào

tài khoản của mình bằng giao diện web để hoàn thành công việc, theo dõi tin bài, các

báo cáo và thông số thống kê dành riêng cho thành viên hoặc cá nhân.

Kiến trúc giải pháp: kiến trúc giải pháp bao gồm các phần chính sau:

Windows Server 2003: Máy chủ Hệ điều hành Windows, hỗ trợ nền tảng NET

3.0 cơ sở dữ liệu SQL Server 2005 và email client.

Microsoft Office Sharepoint Server 2007: Máy chủ Intranet và cổng thông tin

Internet. Tổ chức website được thiết kế riêng cho các phòng ban và cá nhân. Hệ thống

biên soạn tin bài được tích hợp bởi các công cụ soạn thảo chuyên nghiệp trên web

hoặc trực tiếp từ MS Office 2003/2007.

Lợi ích mang lại

− Tiết kiệm thời gian. Sử dụng hệ thống logic, dễ sử dụng, giảm tối đa thời gian

xử lý thông tin.

14

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

− Hệ thống biên tập thông tin sẽ được thông báo ngay lập tức khi có các tin bài

mới cần xét duyệt. Đồng thời, chu trình thông tin và luồng luân chuyển dữ liệu

được tự động cập nhật giúp quản lý tin bài thuận tiện. Ngoài các công cụ soạn

thảo thông thường, hệ thống còn tích hợp các loại công nghệ hiển thị thông tin

mới như Silverlight cho các hình ảnh Media, đọc sách, tạp chí, hình ảnh bằng

công nghệ “đọc trực tuyến”, dịch vụ trên các trình duyệt của người dùng mà

không cần phải tải về máy cá nhân. Các tài liệu được lưu trữ tự động trên cổng

thông tin Sharepoint Server 2007.

− Một tin bài có thể soạn và được xét duyệt đúng theo các tiêu chuẩn nghiệp vụ

quy trình của tờ báo điện tử.

− Tăng hiệu quả công việc. Hiệu quả và chất lượng công việc được nâng lên rõ rệt

nhờ có áp dụng chu trình quản lý thông tin đảm bảo chặt chẽ và khoa học.

1.3.2. Mô hình hệ thống quản trị Luồng công việc của METEO

Dự án METEO (Managing End-To-End Application) bắt đầu tại công ty

Bellcore năm 1995 và từ năm 1996 trở đi được phát triển tại Đại học Georgia. Mục

tiêu của METEO là tạo tiện ích và hỗ trợ sự tự động hóa cho các Luồng công việc ở

cấp độ xí nghiệp được thực thi trong môi trường phân tán, tự quản.

a. Mô hình hệ thống quản trị Luồng công việc của METEO.

Một Luồng công việc trong METEO được mô hình như một tập các tác vụ, tập

các phụ thuộc liên tác vụ, tập dữ liệu và các thông báo ngoại lệ.

Mô hình tác vụ của METEO.

Một tác vụ là một thao tác hay một dãy thao tác thực thi trong ngữ cảnh của một

Luồng công việc. Một tác vụ có thể được thực hiện một chương trình máy tính, một

giao tác cơ sở dữ liệu hoặc bởi các tác vụ khác kết nối trên mạng.

Hình sau thể hiện mô hình tác vụ tổng quát. Các nút trong đồ thị thể hiện trạng

thái bên ngoài của tác vụ trong khi các cung tương ứng với sự chuyển dịch trạng thái

nội tại và hợp lệ của tác vụ.

15

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

Ban đầu

Bắt đầu

Lỗi

Bắt đầu

Thực thi

Hủy bỏ

Chuyển giao

Đã hỏng

Hoàn thành

Đã hủy

Đã chuyển giao

Tác vụ không chuyển giao

Tác vụ chuyển giao

Chuyển giao không thể điều chỉnh

Chuyển giao có thể điều chỉnh

Hình 2: Mô hình tác vụ tổng quát trong METEO

b. Kiến trúc hệ thống quản trị Luồng công việc của METEO

Kiến trúc hệ thống quản trị Luồng công việc của METEO bao gồm một tập bốn

thành phần dịch vụ và công cụ, được cài đặt riêng biệt nhau:

Thiết kế Luồng

công việc

Bộ thiết kế

Bộ lưu trữ

Luồng công

vi

ệc

Bộ dịch/Bộ sinh

Luồng công việc

Bộ lưu trữ

Bộ quản trị

Luồng công việc

tổng quan

Bộ quản trị

trên web

Hình 3: Kiến trúc METEO

16

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

Thành phần thứ nhất là bộ xây dựng Luồng công việc: dùng để thiết kế Luồng

công việc, phát triển các ứng dụng Luồng công việc.

Thành phần thứ hai là bộ lưu trữ: là một cơ sở dữ liệu thông tin về các tiến trình

Luồng công việc, dữ liệu, các tổ chức thành viên tham gia Luồng công việc, các giao

thức truyền thông.

Thành phần thứ ba là bộ tạo quy luật, quy trình: cung cấp môi trường thực thi

cho việc xử lý và giám sát các thể hiện Luồng công việc.

Thành phần thứ tư là bộ quản trị Luồng công việc.

17

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

Chương 2. Công cụ Microsoft Office SharePoint

Server 2007

2.1. Tổng quan về Microsoft Office Sharepoint Server 2007

2.1.1. Giới thiệu

Microsoft Office SharePoint Server 2007 là một sản phẩm Server thuộc nhóm

Microsoft Office 2007. Với sản phẩm này có thể giúp doanh nghiệp mình xây dựng

một hệ thống intranet và internet phục vụ cho việc trao đổi thông tin và thiết lập các

quy trình làm việc.

Với SharePoint Server 2007, người dùng có thể tự mình tạo ra các site riêng cho

mình hoặc cho nhóm làm việc với những mục đích chia sẻ thông tin riêng, có thể

phân quyền để giới hạn những người truy cập thông tin, có thể dùng các công cụ tìm

kiếm để truy tìm đủ loại thông tin như nhân sự, tài liệu, tin tức nội bộ, tạo ra được các

biểu mẫu chuẩn của doanh nghiệp và cho chúng vận hành theo những quy trình định

sẵn với những cấp độ xem, duyệt khác nhau. SharePoint Server 2007 cũng còn được

xem là một công cụ giúp bạn truy tìm thông tin khổng lồ, tạo ra các báo cáo phục vụ

cho việc quản lý hoặc kinh doanh của doanh nghiệp.

18

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

2.1.2. Các tính năng của Microsoft Office Sharepoint Server 2007

Hình 4: Các tính năng của MOSS 2007

Microsoft Office SharePoint Server 2007 tạo sân chơi chung cho mọi thành viên

trong doanh nghiệp với giao diện thân thiện giúp cho công việc trở nên hiệu quả. Các

tính năng chính của SharePoint 2007 sẽ được nhóm lại như sau:

1- Khả năng Làm việc cộng tác (Collaboration) cho phép các thành viên làm việc

với nhau hiệu quả thông qua các tài liệu, tác vụ, quy trình và thông tin chia sẻ

với các chức năng như Wiki và blogs ..

2- Cho phép tạo Cổng thông tin (Portals) Bạn có thể tự tạo MySite riêng cho

mình hoặc cho nhóm và chia sẻ thông tin với những người khác. Thành phần

portal của MOSS bao hàm các đặc tính đặc biệt hữu ích cho việc thiết kế, triển

khai và quản lý portal nội bộ của doanh nghiệp, kết hợp các website hiện có trên

Internet và các portal riêng lẻ khác. Hơn nữa, nó hỗ trợ liên kết giữa nhiều người

trong cùng tổ chức có thể chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao năng suất làm

việc nhóm.

3- Cho phép Tìm kiếm thông tin trong doanh nghiệp (Enterprise Search) Dễ

dàng nhanh chóng tìm kiếm đủ loại thông tin trong hệ thống bao gồm cả con

19

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

người, kỹ năng, và nội dung trong các ứng dụng đã được tổ chức trong doanh

nghiệp xây dựng

4- Quản lý thông tin doanh nghiệp (Enterprise Content Management) Tạo và

quản lý tài liệu, dữ liệu và nội dung có thể phát hành dạng web.

5- Tạo các Biểu mẫu dùng chung và theo các quy trình định sẵn (Business

Process and Forms) Tạo ra các quy trình xử lý thông tin và các biểu mẫu điện tử

giúp tự động hóa các hoạt động trong công ty của bạn theo những quy trình định

sẵn.

6- Là công cụ khai thác tài nguyên thông minh (Business Intelligence)

Cho phép nhân viên văn phòng dễ dàng truy cập thông tin doanh nghiệp (có thể

từ nhiều nguồn dữ liệu hoặc flatform khác nhau) sau đó tiến hành phân tích và

tạo ra các loại báo cáo hỗ trợ ra quyết định hiệu quả.

7- Tích hợp với các sản phẩm khác trong hệ thống Microsoft Office 2007

SharePoint Server 2007 được thiết kế để làm việc với các chương trình ứng

dụng, server và công nghệ khác trong hệ thống MS Office 2007. Ví dụ: ta có thể

đưa thông tin từ Outlook, PowerPoint, Groove, Project Professional lên

SharePoint với mục đích lưu trữ, chia sẻ với các đồng nghiệp với khả năng phân

quyền chặt chẽ cho những nhóm người dùng khác nhau. SharePoint cũng sẽ

thông báo cho bạn biết khi tài liệu của mình có sự thay đổi hoặc cập nhật.

2.2. Microsoft Office Sharepoint Server 2007 trong quản lý

doanh nghiệp

Microsoft Office Sharepoint Server 2007 là sự lựa chọn phù hợp trong việc tích

hợp các khả năng của các máy chủ, cho phép nâng cao tính hiệu quả trong công việc

của các nhân tố/tổ chức thông qua việc cung cấp các công cụ quản lý nội dung dễ

hiểu, gia tăng chia sẻ thông tin trong doanh nghiệp, thuận tiện cho việc chia sẻ thông

tin ra bên ngoài tốt hơn.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 hỗ trợ cho mô hình mạng Intranet,

Extranet và các ứng dụng web cho các doanh nghiệp với nền tảng thống nhất thay vì

các hệ thống tách rời riêng biệt. Thêm vào đó, máy chủ quản lý nội dung cung cấp

cho các chuyên gia Công nghệ Thông tin và cộng đồng những người Phát triển với

một nền tảng và các công cụ quản lý mà họ cần tới để quản trị máy chủ, mở rộng ứng

dụng, và tương tác với các khản năng có thể khác.

20

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

2.2.1. Quản lý nội dung và các tiến trình

Nhận thấy các giá trị từ các tài sản và đơn giản các nhu cầu thông tin bằng cách

cung cấp sự kiểm soát toàn bộ vòng đời của nội dung điện tử bao gồm có các tài liệu,

các trang web, các tệp PDF, các thông điệp về thư điện tử. Làm hợp lý các tiến

trình kinh doanh thông qua các Luồng công việc, sử dụng các khuôn mẫu định dạng

điện tử, đơn giản, thích hợp cho những người dùng có kinh nghiệm thông qua các

ứng dụng máy trạm quen thuộc.

a. Trung tâm lưu trữ, quản lý, truy cập tài liệu trong doanh nghiệp

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh có thể lưu trữ, tổ chức sắp xếp tài liệu,

nội dung trong kinh doanh thống nhất tại một vị trí trung tâm, mà ở đó những người

sử dụng có một kỹ thuật phù hợp để tìm và xác định các thông tin liên quan. Mặc

định rằng nơi lưu trữ sự sửa đổi có thể được chỉnh sửa để thêm vào Luồng công việc,

xác định các quyền hạn truy cập, và có thể thêm mới được các kiểu nội dung hoặc

các biểu mẫu.

b. Giúp lưu trữ các tài liệu mật một cách chắc chắn thông qua các chính

sách quản lý

Đưa ra các chính sách quản lý tài liệu để điều khiển các quyền truy cập cho từng

cấp độ danh mục, xác định các quyền hạn và hết hạn cho từng hành động, che dấu nội

dung thông quan các thiết lập kiểm soát tài liệu. Kết hợp các chính sách với các ứng

dụng trên máy chạm để tạo ra sự hài lòng và dễ dàng đối với nhân viên. Kết hợp các

thông tin quản lý quyền hạn cho phép các chính sách bền bỉ để có thể được tự động

gắn với các tài liệu, giúp đảm bảo các thông tin cá nhân/mật được bảo vệ tốt hơn thậm

chí khi tài liệu là chưa được kết nối tới máy chủ.

c. Quản lý nội dung trang web một cách đơn giản

Bằng cách cung cấp các chức năng dễ sử dụng để tạo, phê duyệt, công bố nội

dung trang web.Trang gốc (Master pages) và trang khung (layout) cung cấp các biểu

mẫu có thể dùng lại được thích hợp cho việc đánh giá và cảm nhận. Chức năng mới

cho phép các doanh nghiệp có thể xuất bản nội dung từ nơi này sang nơi khác (từ một

site này sang một site khác), hoặc quản lý mang lại lợi nhuận do đưa ra nội dung với

nhiều ngôn ngữ trên các mô hình intranet, extranet hoặc internet.

d. Mở rộng quản lý các quy trình thông qua các tổ chức

21

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

Các giải pháp sử dụng Form Services có thể thực hiện được để tập hợp nâng cao

tính bảo mật thông tin một cách chính xác bên trong và bên ngoài các tổ chức mà

không cần mã hóa với bất kỳ một ứng dụng nào. Các thông tin bảo mật này sau đó

có thể dễ dàng được tích hợp vào bên trong các hệ thống kinh doanh, lưu trữ các thư

viện tài liệu, thường là để bắt đầu các quy trình trong dòng công việc, hoặc đưa ra các

web services để cố gắng làm tránh đi sự trùng lặp và làm giảm các lỗi thao tác với dữ

liệu.

e. Các quy trình kinh doanh hàng ngày

Các Luồng công việc cho phép khởi tạo, tham dự, theo dõi, và báo cáo cho các

hoạt động kinh doanh hàng ngày như là xem lại tài liệu và phê chuẩn, theo dõi vấn đề,

tập hợp ký kết. Tương tác với trình duyệt, thư tín, là thực sự quen thuộc và làm cho

đơn giản với người sử dụng có kinh nghiệm với các chương trình Microsoft Office.

Các tổ chức có thể dễ dàng định nghĩa sự cộng tác của riêng họ.

2.2.2. Nâng cao sự hiểu biết trong kinh doanh

Là bằng chứng để tạo ra các quyết định tốt hơn với tất cả các tổ chức bằng việc

tìm kiếm, thu thập hiệu quả và phân tích bình luận thông tin kinh doanh từ các nguồn

khác biệt như là các tài liệu, các máy chủ, các cơ sở dữ liệu, chia sẻ các tệp, người

dùng, và các trang SharePoint.

a. Cung cấp truy cập có tập trung để bình luận, trao đổi thông tin kinh

doanh

Tạo trực tiếp, tương tác với cổng Trí tuệ Kinh doanh (Business Intelligence –BI)

gắn kết và hiển thị thông tin kinh doanh từ các nguồn khác biệt, sử dụng khả năng

kết hợp BI như là các bảng đo, các webparts, các Chỉ số Năng lực – KPIs (Key

Performance Indica-tors), và các công nghệ liên kết nối dữ liệu kinh doanh. Trang

Trung tâm Báo cáo Tập trung (Centralized Report Center) cho từng người sử dụng

tìm kiếm các bảng tính, báo cáo, KPIs mới nhất.

b. Trực tiếp chia sẻ dữ liệu kinh doanh đồng thời giúp để bảo vệ các thông

tin nhạy cảm

Excel Services cho phép ta trực tiếp chia sẻ các bảng tính, cho ta cải thiện cách

quản lý, bảo mật, và khả năng sử dụng các biểu mẫu thông qua các mô hình, các dịch

vụ tính toán trên máy chủ, mà hoàn toàn tương tác với giao diện của trang web. Kết

hợp tương tác với các bảng tính vào trong các cổng BI, các phiếu ghi điểm. Giúp ta

22

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

bảo vệ các thông tin riêng/bí mật, duy trì cập nhật các phiên bản bằng cách bảo mật

truy cập tới máy chủ.

c. Lợi dụng các mạng kinh doanh không có cấu trúc để đưa ra các quyết

định tốt hơn

Nhân viên có thể sử dụng các công cụ quản lý tri thức để lấy thông tin từ các

mạng kinh doanh không có cấu trúc, hoặc là bên trong lẫn bên ngoài tổ chức của họ

bằng cách kết nối nhiều người nhanh chóng và hiệu quả. Bằng việc thăm dò các mối

quan hệ kinh doanh không có cơ sở và tìm kiếm các chủ đề, vấn đề chuyên môn, các

cá nhân có thể tạo ra các quyết định nhanh chóng hơn.

d. Kết hợp bên trong và bên ngoài một cách đơn giản

Tìm kiếm thông tin và kết nối với các vấn đề chuyên môn, không cần phải quan

tâm đến người cung cấp ở đâu. Chia sẻ kiến thức và cách thức làm việc.

e. Dễ dàng tìm kiếm thông tin và người sử dụng

Sharepoint Enterprise Search kết hợp chặt chẽ dữ liệu kinh doanh với người sử

dụng với các tài liệu và các trang web để cung cấp các kết quả toàn diện hơn. Search

Center cung cấp một trang riêng cho nhân viên để tìm kiếm các nguồn thông tin trong

tổ chức mà họ cần. Thông báo kết quản tìm kiếm cho người sử dụng khi một truy

vấn mới thích hợp được tìm thấy. Enterprise Search có ở tất cả các trang của

Microsoft Office SharePoint Server 2007, được gắn chặt và tương tác ở trong các

trang Sharepoint (Sharepoint Lists), người sử dụng, hồ sơ, và thậm chí cả trong dữ

liệu kinh doanh.

f. Tăng cường mối quan hệ giữa khách hàng và đối tác.

Với các chuẩn cơ sở, etc…, ta có thể thu thập thông tin kinh doanh từ khách

hàng và đối tác thông qua trình duyệt web. Với sự tích hợp của LDAP và hỗ trợ cho

việc chứng thực, người cung cấp có thể dễ dàng tạo ra các thông tin để làm việc với

các nguồn khác hơn là dịch vụ thư mục động (Active Directory -AD), do đó làm đơn

giản việc thiết lập và thuận tiện cho việc kết nối với khách hàng, đối tác, nhà cung

cấp,… Tương tác với việc quản lý thông tin phân quyền cho phép nội dung chia sẻ

với một sự tin cậy.

g. Đưa ra thông tin cá nhân/trang riêng cho người sử dụng

My Sites đem lại cho người sử dụng một trang/site để lưu trữ, thể hiện, xem, và

quản lý nội dung, thông tin, và các ứng dụng được kiểm soát theo ý người dùng. Với

23

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

My Sites, ta có thể trình diễn thông tin về người sử dụng bao gồm các thông tin về các

kỹ năng, đồng nghiệp hoặc những người quản lý, các nhóm và các danh sách sắp xếp,

hay là các tài liệu đang lưu trữ, hoạt động. Kiểm soát chặt chẽ các thông tin cá

nhân và tăng cường bảo mật máy tính cho phép mỗi người sử dụng có thể lựa chọn

bao nhiêu thông tin muốn thể hiện lên, và ai cần xem chúng.

h. Làm việc với bất cứ lúc nào và bất cứ ở đâu nếu ta muốn

Với cách truy cập ngoại tuyến từ Sharepoint Lists và các thư viện tài liệu, ta

có thể tùy ý kết nối vào mạng của doanh nghiệp. Thêm nữa là tích hợp với Microsoft

Office Groove 2007 làm cải thiện truy cập ngoại tuyến cho người sử dụng có kinh

nghiệm.

i. Sử dụng các công cụ quản lý tri thức mới

Trao quyền cho nhân viên để tạo và nắm lấy thuận lợi của mọi người bên trong

mạng và ngoài mạng của doanh nghiệp, tổ chức, do đó họ có thể kết nối và chia sẻ

kiến thức với những người khác có hiệu quả hơn.

2.2.3. Sử dụng nền độc lập với mạng Intranet, Internet và ứng dụng

trong doanh nghiệp

Microsoft Office SharePoint Server 2007 được xây dựng trên một kiến trúc tổng

thể, với việc hỗ trợ dịch vụ web và các khả năng tương tác theo tiêu chuẩn gồm có

XML và SOAP. Thực sự hữu ích, với việc mở các hàm APIs và các Event Handler

cho các danh sách và tài liệu. Điều đó cho phép có thể tích hợp với các hệ thống sẵn

có và cung cấp khả năng linh hoạt để kết hợp mới việc đầu tư cho công nghệ thông

tin. Tích hợp LDAP và hỗ trợ các cơ chế chứng thực cho người cung cấp để tạo ra

thông tin dễ hơn để làm việc với nguồn khác như là thư mục động. Thêm nữa, sử

dụng WSRP (Web Services for Remote Portlets) để tích hợp với các giải pháp về

WSPR khác.

a. Đưa ra thuận lợi trong việc tập trung tích hợp platform

Office SharePoint Server cung cấp kến trúc duy nhất nhằm hỗ trợ cho các cá

nhân, cho các đội, và các đơn vị kinh doanh trong mô hình mạng intranet, extranet,

internet. Kiến trúc duy nhất này cho phép các khách hàng mang lại lợi ích của việc

thống nhất webpart: tích hợp tìm kiếm, quản lý người truy cập, phân quyền sử dụng,

giống như là các kiểu lưu trữ và bảo mật thường dùng. Ngoài ra, với kiến trúc này

thì khách hàng có thể sử dụng lại các ứng dụng, mã hóa, nội dung các trang, và có sự

24

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

phát triển chung, nâng cao kinh nghiệm cho những người phát triển và các chuyên gia

công nghệ thông tin. Theo đó sẽ dễ dàng cho việc chia sẻ nội dung, chia sẻ kiến thức

giữa các nhân viên, các khách hàng, đối tác và chi phí về phần cứng sẽ thấp hơn thông

qua củng cố nâng cấp máy chủ. Điều đó cũng có nghĩa là sẽ gia tăng thời gian để phát

triển, chi phí huấn luyện sẽ thấp, và giảm tối thiểu nhu cầu triển khai và duy trì các

giải pháp cho các doanh nghiệp.

b. Thiết kế cho việc mở rộng

Với mỗi ngành công nghiệp hay tổ chức có một nhu cầu riêng biệt, và cần có

những nỗ lực lớn lao, để mở rộng để hỗ trợ cho những nhu cầu và sản xuất này. Với

Office SharePoint Server 2007, khả năng mở rộng là xây dựng quyền thông qua dịch

vụ web, Rss Feeds, và các đối tượng được xây dựng trên nền Microsoft. Net

Framework 2.0. Các đặc tính của nó giống như BDC để kích hoạt hệ thống ERP để

lập mối liên hệ, tạo dữ liệu kinh doanh nhiều hơn mức có thể. Sự gắn kết này cũng

cho phép hệ thống gắn với những nhu cầu khác thông qua các tổ chức, và thay đổi

nhu cầu phát triển của công ty.

c. Khả năng nâng cao, hoàn thiện

Office SharePoint Server 2007 thuận tiện và thích hợp hơn trước đây. Hiện tại

các tổ chức có khả năng linh hoạt, ví dụ, nhân đôi các thành phần, giống như là các

máy chủ web ngoại vi để làm tăng số lượng người dùng, hoặc thêm vào các máy chủ

và các dịch vụ như là Microsoft Office Excel 2007 được tối ưu để lập mối liên hệ với

nội dung được thay đổi. Một tệp log mới được tạo ra để giúp xác định chính xác nội

dung nào được thay đổi hay là không được thay đổi. Với việc thêm vào end-user

Recycle Bin, lưu trữ cơ sở dữ liệu được giảm đi rất nhiều. “Snapshot” hỗ trợ Office

SharePoint Server 2007 và Microsoft SQL Server 2005 nghĩa là hệ thống lưu trữ có

thể được hoàn tất trong khoảng thời gian vài phút.

d. Kích hoạt công nghệ thông tin tập trung cho nhiều tác vụ chiến lược

Office SharePoint Server 2007 sẽ cung cấp cho các chuyên gia công nghệ thông

tin với các công cụ và ứng dụng để đơn giản các tác vụ hàng ngày: quản lý webserver

farm, triển khai các nội dung nhỏ, hay là quản lý đồng bộ nội dung thông qua các

site. Các mẫu được bắt đầu với mỗi web site thông thường, phạm vi hay khung trang.

Tăng cường khả năng sao lưu và khôi phục cho IT để lập lịch sao lưu, sao lưu tất cả

các site, sau đó khôi phục từng phần một. Hơn thế nữa, người sử dụng có thể khởi tạo

các luồng công việc và các ứng dụng tự cung cấp, dữ liệu truy cập, xác định các

25

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

quyền hạn bảo mật thông tin ở từng cấp danh mục, khôi phục các danh mục bị xóa

mà không liên quan đến IT.

2.3. Luồng công việc trong Sharepoint Server 2007

Trong môi trường Sharepoint Document Library, Luồng công việc là một tiến

trình tự động, nó cho phép mọi người có thể xem xét, duyệt lại một tệp văn bản. Ví

dụ, ta có một tệp văn bản và muốn mọi người góp ý, thì ta chỉ cần start Luồng công

việc trên tệp đó. Sau đó chỉ cần ngồi yên một chỗ, tất cả mọi người trong công ty do

ta chỉ định sẽ nhận được một thông báo yêu cầu xem tệp. Nếu họ quên, Sharepoint sẽ

gửi email nhắc nhở. Và sau khi tất cả mọi người đóng góp ý kiến cho tệp đó xong, sẽ

có một báo cáo dầy đủ về tất cả những góp ý, những người đã xem tệp.

Vậy những người góp ý sẽ làm gì khi xem tệp đó. Nó phụ thuộc vào loại Luồng

công việc mà ta chọn. Khi ta cập nhật một tệp văn bản lên thư viện tài liệu (Document

Library), có bẩy loại Luồng công việc có sẵn mà ta có thể lựa chọn:

2.3.1. Luồng công việc phê duyệt (Approval Workflow)

Luồng công việc này sẽ yêu cầu tất cả mọi người chấp nhận tệp văn bản. Ví dụ:

ta có một tệp Powerpoint chuẩn bị trình diễn cho buổi hội thảo sắp tới, ta cần thông

qua ý kiến của các sếp về tệp này trước khi hội thảo diễn ra. Luồng công việc phê

duyệt là lựa chọn tối ưu nhất trong trường hợp này.

Trong các loại Luồng công việc thì Luồng công việc này là đơn giản nhất. Một

email sẽ được gửi tới cho người đầu tiên mà ta chỉ định trong mục Aprrover.

Sharepoint gọi email này là “task” bởi vì trong email này sẽ liệt kê những mục cần

phải làm trong Luồng công việc. “Task” này sẽ yêu cầu người đó thông qua tệp bằng

cách chọn nút “Approve”.

Sau khi người đầu tiên thong qua xong, người tiếp theo trong danh sách cần

được thông qua sẽ nhận được email, và họ cũng được yêu cầu phê duyệt tệp. Cứ như

vậy cho đến người cuối cùng trong danh sách. Khi người cuối cùng nhấn thông qua

thì Luồng công việc xem như hoàn tất.

Lưu ý: Điểm đặc biệt của Luồng công việc này là nó đi theo trình tự phê duyệt

tài liệu. Ví dụ như ta yêu cầu ba người: A, B, C thông qua một tệp văn bản. Đầu tiên

anh A sẽ nhận được một email yêu cầu thông qua, lúc này sẽ xảy ra hai trường hợp:

− Nếu anh A thông qua, thì một email khác sẽ được gửi tới anh B, cứ tiếp tục như

vậy cho đến người cuối cùng là anh C

26

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

− Nếu anh A quên không thông qua, thì chắc chắn anh B và anh C sẽ không nhận

được bất kỳ email thông báo yêu cầu nào. Cho nên, để đề phòng trường hợp đó,

Sharepoint đưa ra tính năng “due date” khi ta cấu hình Luồng công việc để lỡ

anh A có quên thì Sharepoint sẽ tự động gửi mail nhắc nhở.

Luồng công việc này thích hợp sử dụng cho các phòng ban. Dựa vào tính chất

này mà ta có thể biết một hợp đồng hay một lá đơn đang ở phòng ban nào? Như vậy

Luồng công việc thông qua còn giải quyết được cả vấn đề nhắc nhở.

2.3.2. Luồng công việc thu thập phản hồi (Collect Feedback)

Luồng công việc thu thập tất cả các thông tin phản hồi đưa ra một chính sách

mới cho công ty, và ta muốn lấy tất cả ý kiến của mọi người từ các phòng ban trong

công ty. Sau đó, ta tổng hợp lại tất cả các ý kiến và đưa ra phiên bản chính thức.

Lưu ý: Luồng công việc này cho phép người dùng có thể chỉnh sửa trực tiếp trên

tệp văn bản.

Ta có một chính sách mới dành cho công ty, muốn tất cả các nhân viên cùng

đóng góp ý kiến về nó trước khi có hiệu lực chính thức. Ta sẽ gửi mail cho các nhân

viên, đính kèm theo tệp chính sách. Sau đó, các nhân viên sẽ gửi lại phản hồi. Nhưng

làm thế nào để ta tổng hợp lại các phản hồi đó vì mỗi nhân viên sẽ gửi lại một email,

làm sao để ta có thể biết được các nhân viên không sao chep các phản hồi của nhau?

Luồng công việc thu thập phản hồi hoàn toàn có thể giúp ta làm được việc đó. Luồng

công việc này sẽ giúp ta gửi mail đến cho các nhân viên và cho phép các nhân viên có

thể chỉnh sửa và đóng góp ý kiến trực tiếp ngay trên tệp. Như vậy mọi thứ đều ở một

chỗ, rất tiện lợi.

Luồng công việc thu thập phản hồi thu tất cả các thông tin phản hồi của một tệp

văn bản cho ta. Khi ta khởi động Luồng công việc thu thập phản hồi thì trình tự sau sẽ

diển ra:

− Luồng công việc sẽ gửi mail đến những người mà ta chỉ định trong danh mục.

− Sau khi đọc xong mail, những người được chỉ định sẽ click vào đường link (có

trong mail). File văn bản sẽ được mở ra và họ có thể đóng góp cho tệp cũng như

thêm/xóa nội dung.

Sau khi Luồng công việc hoàn tất, ta chỉ việc mở tệp đó ra và có thể tổng hợp

các ý kiên của mọi người. Nhờ vào Luồng công việc này, ta dễ dàng biết được ai đã

27

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

cung cấp và ai không cung cấp phản hồi cho ta. Tránh được trạng thái sao chép lẫn

nhau.

Lưu ý: Cơ chế hoạt động của Luồng công việc thu thập phản hồi khác với

Luồng công việc thông qua,

2.3.3. Luồng công việc thu thập chữ ký (Collect Signature)

Luồng công việc thu thập chữ ký dùng trong trường hợp ta muốn mọi người ký

kết vào biên bản hoặc hợp đồng.

Trưởng phòng của một công ty ABC sắp tới cần tổ chức một hội nghị khách

hàng thường niên hằng năm và phải lên kế hoạch thu chi cho hội nghị. Sau khi bảng

thu chi đó ra phải đi đến từng phòng đưa cho các sếp ký. Thay vì phải đi đến gõ cửa

từng phòng để xin chữ ký, Luồng công việc này sẽ giúp ta thu thập toàn bộ chữ ký

điện tử của các nhân viên mà ta yêu cầu.

Để Luồng công việc thu thập chữ ký thu đươc toàn bộ các chữ ký điện tử của

các nhân viên mà ta yêu cầu cần sử dụng chữ ký điện tử. Chữ ký điện tử là loại chữ ký

mà mọi người có thể thêm vào một tệp. Nó giống như ta dùng cây bút ký tên lên một

tờ giấy, ta sẽ ký lên tệp điện tử bằng cách gõ vào. Đi kèm theo với chữ ký điện tử là

một xác nhận điện tử. Chữ ký điện tử phải khớp với xác nhận điện tử, nó dùng để

chứng minh chữ ký của người ký vào là thật. Nếu tên trên chữ ký khác với xác nhận

điện tử thì khi ta ký vào sẽ bị báo là không hợp lệ.

2.3.4. Luồng công việc quyết định giữ lại (Disposition approval)

Luồng công việc này cho phép xử lý những văn bản đã bị hết. Nó sẽ cho phép ta

chọn lựa: giữ các tệp văn bản này lại hoặc xóa đi.

2.3.5. Luồng công việc ba trạng thái (Three States)

Luồng công việc này được thiết kế để theo dõi trạng thái của một mục trong một

danh sách. Chúng ta thường sử dụng Luồng công việc này trong việc theo dõi một dự

án hoặc một bảng kiểm kê tài chính.

Ngoài ra còn có thêm hai loại Luồng công việc nữa là Luồng công việc quản lý

giao dịch (Translation Management Workflow), và Luồng công việc thông qua nhóm

(Group Approval Workflow hay còn gọi là East Asian Document Workflow), nhưng

hai loại Luồng công việc này rất ít được sử dụng.

28

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

2.4. Công cụ triển khai Luồng công việc - Microsoft Office

Sharepoint Designer 2007

Office SharePoint Designer 2007 cung cấp các công cụ mạnh mẽ mà ta cần để

đưa ra các trang SharePoint lôi cuốn và thuyết phục cũng như các công cụ báo cáo có

trong SharePoint platform, tất cả đều nằm trong một giao diện quản lý IT.

Hiệu quả hơn với công nghệ Microsoft Web thế hệ mới

Một tầm cao mới trong việc tạo và tùy biến các trang Web SharePoint Web và

công nghệ thế hệ mới. Microsoft Office SharePoint Designer 2007 hỗ trợ biên tập với

công nghệ bên trong Microsoft Windows SharePoint Services, như ASP.NET 2.0, các

trang theo tầng, và Microsoft Windows Luồng công việc Foundation.

Tùy biến các trang SharePoint chính xác theo ý của ta

Chọn định dạng và nội dung của trang SharePoint vời Office SharePoint

Designer 2007 - các công cụ tùy biến với toàn bộ bộ SharePoint. Ta có thể đáp ứng

các nhu cầu trang SharePoint của ta và thiết lập các yêu cầu với công nghệ ASP.NET

mới nhất, thiết lập các chuẩn Web như XHTML và xếp các trang theo tầng.

Dễ dàng tạo hay undo các thay đổi trên toàn bộ trang SharePoint

Tạo các thay đổi định dạng và lớp trên toàn bộ trang SharePoint một các đơn

giản với việc biên tập trang chủ và thiết kế các trang Sharepoint theo tầng. Undo các

thay đổi trên trang chủ với lệnh Revert to Site Template Page trong Office SharePoint

Designer 2007.

Duy trì toàn bộ làm thích nghi của trang Web

Người quản trị và các nhà quản lý có thể điều khiển chính xác Office SharePoint

Designer 2007 để chắc chắn rằng những người làm việc được quản lý và làm việc

theo ý họ. Thiết lập sự đóng góp cho mỗi cấp trong trang SharePoint, và quản lý truy

cập các hoạt động đặc trưng.

Tạo sự thống nhất trong việc tự động hóa quy trình làm việc

Tự động hóa các quy trình làm việc tương thích với danh sách SharePoint và thư

viện tài liệu trong thiết kê Luồng công việc, một công cụ mạnh mẽ và dễ sử dụng của

Office SharePoint Designer 2007. Thiết lập các điều kiện và hoạt động thống nhất,

liên kết chúng trong dữ liệu SharePoint của ta và triển khai chúng chỉ với một cái

nhấp chuột mà không cần cài đặt các server code.

29

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

Tạo các trang Web tương tác mà không cần viết code

Office SharePoint Designer 2007 có các công cụ thiết lập đầy đủ để giúp đỡ ta

tích hợp dữ liệu và trong trang SharePoint và đưa các dữ liệu đó lên với XSLT

(eXtensible Stylesheet Language Transformation) có trong trang SharePoint. Ta có

các công cụ truy cập bằng việc sử dụng XSLT Data Views, List View Web Parts,

Web Part connections, ASP.NET controls, và Luồng công việc.

Kết hợp dữ liệu

Xem và làm việc với dữ liệu từ các nguồn khác nhau với các công cụ được hỗ

trợ bởi Office SharePoint Designer 2007. Xây dựng các trang Web SharePoint để đưa

dữ liệu lên và biên tập chúng từ danh sách SharePoint và thư viện, tệp XML, cơ sở dữ

liệu Microsoft SQL Server, Web services, và enterprise systems.

Phát triển các trang Web tương thích với các trình duyệt và các chuẩn Web

khác nhau

Office SharePoint Designer 2007 hỗ trợ hoàn hảo cho việc tạo các trang Web

dựa trên các chuẩn Web như XHTML và các trang xếp theo tầng cũng như đáp ứng

các nhu cầu cho khả năng truy cập Web cho Web Content Accessibility Guidelines

WCAG và Section 508 (29 U.S.C. 794d), bao gồm cả việc kiểm tra tính tương thích

cho các chuẩn này.

Xây dựng các trang ASP.NET cao cấp

Office SharePoint Designer 2007 hỗ trợ việc tạo và biên tập các trang ASP.NET.

Chương trình cung cấp hỗ trợ như Microsoft Visual Studio 2005 cho ASP.NET

control hosting, biên tập các đặc tính, toolbox, và công nghệ Microsoft IntelliSense

trong Code View.

Quản lý và bảo vệ site của ta

Sử dụng các báo cáo trong Office SharePoint Designer 2007 để giúp ta quản lý

site của ta với việc kiểm tra các l kết bị hư hại, các trang không còn sử dụng, việc xếp

các trang, và làm chủ việc sử dụng các trang. Tính năng sao lưu và phục hồi giúp ta dễ

dàng lưu các trang của ta thành một tệp đơn và giúp đỡ ta bảo dữ liệu hay đưa sang

một server khác với công nghệ Windows SharePoint Services.

30

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

Chương 3. Ứng dụng Luồng công việc cho bài toán

quản lý thi học kỳ

3.1. Phát biểu bài toán

Một tổ chức đào tạo có các bộ phận chức năng như hình 5 dưới đây:

Hội đồng Khoa

học và Đào tạo

Ban Giám Hiệu

Hội đồng cố

vấn Quốc tế

Đơn vị đào tạo

Đơn vị nghiên

cứu triển khai

Phòng/Ban

chức năng

Hình 5: Sơ đồ các đơn vị chức năng của trường ĐHCN

Nội dung bài toán đặt ra là: Xây dựng quy trình quản lý việc tổ chức thi học

kỳ, áp dụng công nghệ Luồng công việc.

Các thông tin chính sẽ quản lý: kế hoạch triển khai thực hiện công tác tổ

chức thi học kỳ, thông tin phân công công việc cụ thể, văn bản, tài liệu liên quan, tiến

độ thực hiện thực tế và chi phí thực hiện.

Yêu cầu chính: Tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý văn bản, tài liệu trong

công tác Quản lý Thi học kỳ. Thực hiện các chức năng: xem, cập nhật, chia sẻ, tìm

kiếm, lưu trữ văn bản, tài liệu.

3.2. Xây dựng mô hình nghiệp vụ

3.2.1. Các vấn đề và giải pháp

Sau khi khảo sát hệ thống đào tạo hiện tại cho thấy: quy trình quản lý thi còn có

những tồn tại sau đây:

31

Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN

Các vấn đề của hệ thống hiện tại

Các giải pháp, đề xuất

Công việc tiến hành một cách riêng rẽ, Tổ chức hệ thống liên thông giữa nhiều

chỉ có một phần công việc được chia người quản lý và nhiều máy có thể chia

sẻ theo phương thức truyền tệp. Mỗi sẻ nhiều nguồn chung và giảm các thao

máy tính phải gánh một khối lượng tác lặp lại.

công việc lớn và mất nhiều thời gian

Dữ liệu lưu trữ trùng lặp ở các vị trí Tổ chức CSDL tập trung, đảm bảo dữ

riêng rẽ. Muốn chia sẻ dữ liệu với một liệu nhất quán và chia sẻ được với

máy khác trong hệ thống người dùng những quyền riêng cho từng nhóm

phải tự sao chép.

Không có giao diện tự động liên kết với Cung cấp giao diện tự động liên kết các

các hệ thống đang tồn tại khác. hệ thống khác nhau đang tồn tại

người dùng.

Nhiều vấn đề, công việc thống kê, báo Cung cấp một hệ thống thống kê, báo

cáo còn chậm, hoặc không thực hiện cáo tự động.

được

Chưa sử dụng tốt hệ thống mạng máy Sử dụng hết công suất của hệ thống

tính đang dùng

mạng máy tính hiện có, có thể tích hợp

với các hệ thống khảc.

Những giải pháp được đề xuất là những yêu cầu thông tin đối với hệ thống mới.

Hệ thống mới sẽ phục vụ trực tiếp các yêu cầu hai và ba, và sẽ phục vụ gián tiếp cho

yêu cầu đầu tiên như là một kết quả tất yếu của yêu cầu hai và ba.

3.2.2. Mục tiêu của hệ thống mới

Thực hiện các quy trình nghiệp vụ hay giao dịch hàng ngày một cách tự động.

Một sự thực thi nhất quán và đáng tin cậy cho quy trình quản lý thi học kỳ. Tự động

hóa các tiến trình thực thi toàn bộ hay từng phần nghiệp cụ bao gồm việc truyền các

tài liệu, thông tin hoặc các tác vụ từ thành viên này đến các thành viên khác theo các

quy tắc xác định bằng công nghệ Luồng công việc. Tự động hóa nhằm tăng tốc độ xử

lý hành chính và hơn nữa có thể giám sát quá trình hoạt động của giao dịch nhằm

tránh lãng phí thời gian chờ vô ích.

3.2.3. Mô tả hệ thống mới

a. Các thông tin cần lưu trữ

32